Zo organiseer je een dichtersavond zonder stress

Begin met de datum, locatie en lengte van de avond. Leg daarna het programma vast, nodig dichters uit en verzamel hun optredens en teksten voordat je het programma publiceert. Regel techniek en catering niet pas op de dag zelf: microfoons, speakers, koffie en hapjes bepalen mede of de avond soepel verloopt. Met een aparte opbouwvolgorde en een korte eindcontrole voorkom je de meest voorkomende problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
3
Dichters uitnodigen
4
Optredens en teksten verzamelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Dichtersprogramma publiceren
9
Techniek en microfoons testen
2 personen
10
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Dichters opnieuw informeren
16
Locatiesleutels ophalen
17
Ruimte ventileren
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen klaarzetten
3 personen
20
Podiumhoek inrichten
2 personen
21
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
22
Microfoons testen
2 personen
23
Verlichting instellen
2 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Boekentafel inrichten
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Hapjes uitstallen
2 personen
28
Ontvangstbalie klaarzetten

Event

29
Bezoekers ontvangen
3 personen
30
Programma toelichten
31
Dichters aankondigen
32
Geluidsniveau bedienen
33
Pauzedrankjes serveren
3 personen
34
Hapjes bijvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee bijvullen
2 personen
37
Bezoekers naar buiten begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
39
Eten en drinken opruimen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Meubilair terugplaatsen
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Boekentafel
Kleedkamerrek

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Gebaksbordenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Muziekspeler
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtslingersaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 8
Kaarsloze windlichtenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Kleefhaakjesaantal 20
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3

Catering

Boodschappen
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Koelelementenaantal 12
Kassadoos
Pinapparaat
Prijskaartjesaantal 20
Kruikenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Tips

Plan per dichter een vast tijdsblok en tel naast de voordracht ook wisseltijd mee. Reserveer bijvoorbeeld 5 minuten tussen optredens voor applaus, een korte aankondiging en het wisselen bij de microfoon.
Vraag teksten en technische wensen uiterlijk één week vooraf op. Zo weet je of je een spreektafel, extra microfoon of andere opstelling nodig hebt en kun je het dichtersprogramma op tijd publiceren.
Test de geluidsinstallatie minstens 60 minuten voor binnenkomst van het publiek. Controleer beide microfoons, het mengpaneel, audiokabels, actieve speakers, stekkerdozen en verlengsnoeren; een losse kabel is sneller gevonden vóór de zaal volloopt.
Maak de catering op basis van het verwachte aantal gasten en houd rekening met dieetwensen. Zet koffiezetapparaten en waterkokers ruim vóór aanvang klaar, gebruik thermoskannen en leg kopjes, glazen, gebaksborden en serveertangen bij elkaar.
Bouw de ruimte in een vaste volgorde op: eerst ventileren en tafels en stoelen plaatsen, daarna de podiumhoek, geluidsinstallatie, verlichting en decoratie. Houd de boekentafel en een kleedkamerrek apart van de publieksroute, zodat jassen en boeken geen doorgang blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een dichtersavond?: Reken voor een avond met 6 tot 8 dichters op ongeveer 2 tot 2,5 uur programma, inclusief een korte pauze. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor opbouw en 30 minuten voor opruimen.
Wanneer nodig je dichters uit voor een dichtersavond?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag optredens, teksten en technische wensen uiterlijk 1 week voor de avond op, zodat het programma nog aangepast kan worden.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een dichtersavond?: Voor een eenvoudige opstelling zijn 2 microfoons praktisch: één voor de dichter en één voor de presentator. Test ze minstens 60 minuten vóór de start samen met het mengpaneel en de speakers.
Wanneer doe je de laatste controle voor een dichtersavond?: Doe de eindcontrole 30 tot 45 minuten voordat bezoekers binnenkomen. Controleer dan de stoelen, verlichting, podiumhoek, boekentafel, waterglazen, koffie en het gepubliceerde programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.