So organisierst du einen Dichterabend
Ein Dichterabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst bestätigst du Datum und Ort, dann sammelst du Texte und Auftritte, bevor die Einladungen rausgehen. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Programm frühzeitig, damit Technik und Catering nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen. Am Tag selbst brauchst du vor allem Zeit für Raum, Bühne, Mikrofone und Beleuchtung. Der folgende Ablauf hilft dir, die häufigsten Engpässe zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
- 3
Dichter einladen
- 4
Auftritte und Texte sammeln
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Dichterprogramm veröffentlichen
- 9
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
- 10
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 11
Reservierungen bestätigen
- 12
Einkaufsliste prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Dichter erneut informieren
- 16
Standortschlüssel abholen
- 17
Raum lüften
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 21
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 22
Mikrofone testen
2 Personen
- 23
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Büchertisch einrichten
- 26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 27
Snacks auslegen
2 Personen
- 28
Empfangstresen aufstellen
Event
- 29
Besucher empfangen
3 Personen
- 30
Programm vorstellen
- 31
Dichter ankündigen
- 32
Lautstärke regeln
- 33
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 34
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 37
Besucher nach draußen begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 39
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Raum reinigen
3 Personen
- 43
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Geräte und Materialien prüfen
2 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 47
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- Büchertisch
- Umkleideraum-Garderobe
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 70
- KuchenplattenAnz. 70
- TeelöffelAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Musikplayer
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- TischdeckenAnz. 8
- Windlichter ohne KerzenAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 4
- KlebehakenAnz. 20
- KlebebandAnz. 3
- ScherenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
- Kassenschachtel
- Kartenterminal
- PreisschilderAnz. 20
- KrügeAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 3
- HandtuchspenderAnz. 3
Tipps
- Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest. Hole die Zusagen der Dichter ein und sammle ihre Texte, bevor du das veröffentlichte Programm und die Einladungen verschickst.
- Setze für Anmeldungen einen festen Termin, etwa 7 Tage vor dem Abend. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und bestätige Reservierungen, damit du die Cateringmengen nicht schätzen musst.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Audiokabel nicht erst beim Einlass. Plane den Techniktest spätestens am Vortag und halte Verlängerungskabel sowie Mikrofonständer bereit.
- Richte den Raum am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher ein: lüften, Tische und Stühle aufstellen, Bühnenbereich vorbereiten und Beleuchtung anschließen. So bleibt Zeit, wenn ein Kabel fehlt oder die Raumaufteilung nicht passt.
- Vergiss die Bereiche neben der Bühne nicht. Eine Garderobe für die Dichter, ein Rednertisch und ein Büchertisch sollten vor dem Einlass stehen; Wasser, Tassen und Serviergeschirr gehören ebenfalls rechtzeitig an ihren Platz.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Dichterabend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und den Einladungen an die Dichter. Für das endgültige Programm, Anmeldungen und Catering solltest du mindestens 7 Tage Vorlauf einplanen.
- Wann sollte man die Dichter zu einem Leseabend einladen?
- Lade die Dichter ein, sobald Datum und Ort bestätigt sind, am besten 6 Wochen vor dem Termin. Bitte spätestens 2 Wochen vorher um Auftrittsdauer und Texte, damit das Programm rechtzeitig veröffentlicht werden kann.
- Wie lange vorher muss man die Technik bei einem Dichterabend testen?
- Teste Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Plane zusätzliche Zeit ein, wenn mehrere Mikrofone oder Audiokabel verwendet werden.
- Wann sollte man das Catering für einen Dichterabend festlegen?
- Lege die Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist fest, meist 7 Tage vor der Veranstaltung. Kaufe haltbare Getränke und Serviermaterial früher ein; Snacks und Kaffee kannst du am Veranstaltungstag vorbereiten.
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