Cómo organizar una Noche de poetas sin perder el ritmo
Una Noche de poetas funciona cuando el programa, las actuaciones y la parte técnica están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza por confirmar la fecha y el espacio, y después fija la duración de cada lectura, las pausas y el número de participantes. Las inscripciones y las preferencias dietéticas determinan tanto el aforo como el catering. El día del evento, reserva tiempo para ventilar, montar la zona del escenario y probar micrófonos, cables e iluminación antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Fijar el programa y el horario
2 personas
- 3
Invitar a poetas
- 4
Recopilar actuaciones y textos
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Publicar el programa de poesía
- 9
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas
- 10
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 11
Confirmar las reservas
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Preparar aperitivos
3 personas
- 15
Volver a informar a los poetas
- 16
Recoger las llaves del recinto
- 17
Ventilar el espacio
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Preparar las sillas
3 personas
- 20
Montar la zona del escenario
2 personas
- 21
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 22
Probar los micrófonos
2 personas
- 23
Configurar la iluminación
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Montar la mesa de libros
- 26
Preparar café y té
2 personas
- 27
Montar aperitivos
2 personas
- 28
Preparar el mostrador de recepción
Evento
- 29
Recibir a los visitantes
3 personas
- 30
Presentar el programa
- 31
Anunciar a los poetas
- 32
Controlar el nivel de sonido
- 33
Servir bebidas del descanso
3 personas
- 34
Reponer aperitivos
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Reponer café y té
2 personas
- 37
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 38
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 39
Recoger comida y bebida
3 personas
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Limpiar el espacio
3 personas
- 43
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 44
Retirar la decoración
2 personas
- 45
Comprobar el equipo y los materiales
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 47
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa de libros
- Burra de camerino
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 70
- Platos para postrecant. 70
- Cucharillascant. 70
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Portátil
- Reproductor de música
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Mantelescant. 8
- Faroles sin velacant. 6
- Atriles para programascant. 4
- Ganchos adhesivoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
Catering
- Compras
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 3
- Acumuladores de fríocant. 12
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Etiquetas de preciocant. 20
- Jarrascant. 6
- Jarras de aguacant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Dispensadores de toallascant. 3
Consejos
- Cierra el programa al menos 7 días antes y pide a cada poeta sus textos o necesidades de lectura; así puedes publicar un orden definitivo y detectar actuaciones demasiado largas.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas, no según una estimación inicial. Recoge las preferencias dietéticas antes de comprar y deja preparados aperitivos, café y té con antelación.
- Reserva entre 90 y 120 minutos para el montaje: coloca sillas y mesas, prepara la mesa de oradores y la mesa de libros, y deja despejado el acceso al escenario.
- Prueba el sonido con todos los micrófonos al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también soportes, mesa de mezclas, cables alargadores y regletas, porque suelen faltar conexiones o quedar demasiado lejos.
- Envía un último mensaje a los poetas el día anterior con la hora de llegada, el orden de actuación y el tiempo disponible. Recoge las llaves del recinto con margen y no dejes la ventilación ni la iluminación para los últimos 10 minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de poetas?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el espacio, invitar a los poetas y gestionar las inscripciones. Deja cerrado el programa y el catering al menos 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una Noche de poetas?
- Calcula entre 90 y 120 minutos para montar sillas, mesas, escenario, sonido, iluminación y decoración. Haz la prueba de micrófonos y altavoces al menos 60 minutos antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo hay que pedir los textos y las necesidades técnicas a los poetas?
- Pídelos al enviar la invitación y fija una fecha límite de 7 días antes del evento. Así puedes ordenar las lecturas, preparar el programa y resolver con tiempo cualquier necesidad de micrófono o conexión.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos hacen falta para una Noche de poetas?
- Usa la lista de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10 % para imprevistos. Prepara las cantidades definitivas entre 2 y 3 días antes, después de comprobar las preferencias dietéticas y las reservas.
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