Zo organiseer je een designlezing zonder last-minute problemen

Begin met de inhoud en werk daarna naar de uitvoering toe. Bevestig eerst datum, locatie en spreker, leg vervolgens het programma vast en open de aanmeldingen. Gebruik het aantal deelnemers om catering, stoelen, naamkaartjes en ontvangst voor te bereiden. Regel techniek niet pas op de dag zelf: presentatiebestanden, projector, microfoon en aansluitingen moeten vooraf getest zijn. Op de eventdag draait alles om een rustige opbouw, een duidelijk ontvangst en één technische controle vóór de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Spreker contracteren
3
Programma en tijden vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering bestellen
8
Techniek reserveren
9
Presentatiebestanden ontvangen
10
Presentatiebestanden controleren
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Aanwezigheidslijst printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Catering voorbereiden
3 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Sprekersplek inrichten
2 personen
20
Projector en scherm plaatsen
2 personen
21
Microfoon en speakers aansluiten
2 personen
22
Presentatie technisch testen
2 personen
23
Verlichting instellen
24
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

26
Ontvangst en registratie
3 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Lezing begeleiden
2 personen
29
Vragenronde begeleiden
30
Pauzedranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Koffie en thee bijvullen
35
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
36
Dinerbuffet bedienen
4 personen
37
Afsluiting en bedankwoord
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Servies verzamelen
3 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Techniek retourneren
2 personen
45
Overgebleven catering opruimen
2 personen
46
Gevonden voorwerpen verwerken
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Registratietafel
Sprekersstoel
Sprekerstafel

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Tafelkledenaantal 10
Menukaartenaantal 10
Richtingbordjesaantal 8

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle uiterlijk één werkdag vóór de lezing. Open de presentatiebestanden op de laptop waarop je ze gebruikt en test projector, scherm, HDMI-adapter, microfoon en luidsprekers samen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal aan de catering door zodra de inschrijving sluit. Houd de aanwezigheidslijst en naamkaartjes klaar bij de registratietafel, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Werk met een tijdschema voor de eventdag: reserveer minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, de ontvangst en het testen van de presentatie.
Zet koffie, thee, water en hapjes op een aparte plek van de entree. Koel dranken vóór de gasten arriveren en controleer of kopjes, glazen, borden, bestek en serveerbladen op dezelfde plek liggen.
Ontvang presentatiebestanden niet pas bij aanvang. Vraag ze vooraf op, controleer lettertypes, video’s en beeldverhouding en bewaar daarnaast een kopie op een tweede opslagmedium.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een designlezing organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en spreker. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de lezing catering en materialen kunt vastleggen.
Wanneer moet je de presentatie van de spreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer het bestand direct. Test op de eventdag zelf nog één keer de laptop, projector, HDMI-aansluiting en het geluid.
Hoeveel tijd heb je nodig om een designlezing op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de locatie-inrichting en techniek. Bij een uitgebreide opstelling met projector, scherm, microfoon, catering en ontvangst is 2 uur veiliger.
Wanneer bestel je catering voor een designlezing?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bevestig het aantal deelnemers uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf aan de catering. Controleer de definitieve aantallen nog één keer zodra de inschrijving sluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.