Cómo organizar una conferencia de diseño sin perder detalles
Organizar una conferencia de diseño exige coordinar contenido, asistentes y técnica en un orden preciso. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después confirma al ponente antes de publicar el programa. Las inscripciones deben recoger también las preferencias dietéticas para que el catering llegue ajustado. El día del evento, reserva tiempo para montar la recepción, probar la presentación y comprobar micrófono, proyector, pantalla e iluminación antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Contratar a un ponente
- 3
Definir el programa y los horarios
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Pedir el catering
- 8
Reservar técnica
- 9
Recibir los archivos de presentación
- 10
Comprobar los archivos de presentación
2 personas
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Imprimir la lista de asistencia
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar el catering
3 personas
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Montar la entrada y la recepción
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 19
Montar el espacio para ponentes
2 personas
- 20
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 21
Conectar el micrófono y los altavoces
2 personas
- 22
Probar la presentación técnica
2 personas
- 23
Configurar la iluminación
- 24
Montar el punto de café y té
2 personas
- 25
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 26
Recepción y registro
3 personas
- 27
Servir café y té
2 personas
- 28
Moderación de la charla
2 personas
- 29
Moderar la ronda de preguntas
- 30
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Guiar el cóctel de networking
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Reponer café y té
- 35
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 36
Servir el bufé de la cena
4 personas
- 37
Cierre y palabras de agradecimiento
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Recoger la vajilla
3 personas
- 40
Apagar el equipo
2 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Limpiar el lugar
3 personas
- 44
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 45
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 46
Gestionar los objetos perdidos
- 47
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesa de registro
- Atril para ponente
- Mesa del ponente
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Kit de adaptadores HDMI
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 6
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Mantelescant. 10
- Cartas del menúcant. 10
- Señales direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y el ponente; trabaja con un programa provisional y confirma los horarios antes de enviar las invitaciones.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción. Así podrás imprimir la lista de asistencia y preparar las tarjetas de nombre sin cambios de última hora.
- Pide los archivos de presentación varios días antes de la conferencia y pruébalos en el portátil que usarás allí. Lleva también un cable HDMI, adaptadores, regletas y alargadores: suelen faltar justo cuando empieza la sesión.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y revisa las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Prepara el punto de café y té, las bebidas frías y los aperitivos antes de abrir la recepción.
- Llega al lugar al menos 2 horas antes. Monta primero mesas y sillas, después la zona del ponente y la recepción, y reserva los últimos 30 minutos para probar sonido, proyección, iluminación y la presentación completa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de diseño?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para asegurar el lugar, el ponente y la técnica. Envía las invitaciones unas 3 semanas antes y cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una conferencia?
- Pide el catering cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Añade un pequeño margen para bebidas y aperitivos, pero utiliza las preferencias dietéticas registradas para no pedir a ciegas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba la presentación, el cable HDMI, los adaptadores, el micrófono, los altavoces y la iluminación en la misma sala y con la disposición definitiva.
- ¿Cuándo hay que preparar las tarjetas de nombre y la lista de asistencia?
- Prepáralas después de cerrar las inscripciones, entre 2 y 3 días antes. Imprime una copia adicional de la lista y deja algunas tarjetas en blanco para cambios o asistentes que se incorporen el mismo día.
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