Organiser une conférence de design, étape par étape

Une conférence de design se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et l’intervenant, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. La technique et la restauration se règlent ensuite selon le nombre de participants réellement inscrits. Les oublis les plus fréquents concernent les formats de présentation, les adaptateurs vidéo, les besoins alimentaires et l’accueil le jour J. Ce plan vous aide à répartir les 47 tâches jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Contracter un intervenant
3
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Commander le catering
8
Réserver la technique
9
Recevoir les fichiers de présentation
10
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Imprimer la liste de présence
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer le service traiteur
3 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
20
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
21
Brancher le micro et les enceintes
2 personnes
22
Tester la présentation techniquement
2 personnes
23
Régler l’éclairage
24
Installer le point café et thé
2 personnes
25
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

26
Accueil et enregistrement
3 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Animer la conférence
2 personnes
29
Animer la séance de questions-réponses
30
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Animer le cocktail networking
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner le café et le thé
35
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
36
Servir le buffet du dîner
4 personnes
37
Clôture et mot de remerciement
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Rassembler la vaisselle
3 personnes
40
Éteindre l’équipement
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Retourner le matériel technique
2 personnes
45
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
46
Traiter les objets trouvés
47
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table d'inscription
Pupitre de conférencier
Table des intervenants

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Louchesqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappesqté 10
Cartes de menuqté 10
Panneaux d’orientationqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et l’intervenant avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un programme avec les horaires d’arrivée, de prise de parole, de pause et de fin.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la conférence. Vous aurez ainsi le nombre de chaises, de badges, de portions de catering et de besoins alimentaires à confirmer.
Demandez les présentations avant le jour J, idéalement 48 heures à l’avance. Testez chaque fichier sur l’ordinateur prévu et vérifiez les câbles HDMI, les adaptateurs, le projecteur, le micro et les enceintes.
Organisez l’accueil avant de disposer la salle : table d’inscription, badges nominatifs et liste de présence doivent être prêts avant l’ouverture. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Prévoyez une vraie marge pour l’installation technique et le café. Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début annoncé afin d’installer les chaises, l’espace des intervenants, la projection, le son et le service traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de design ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu et l’intervenant, préparer le programme, ouvrir les inscriptions et réserver la technique. Gardez les 7 derniers jours pour ajuster le catering, les badges et les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, les horaires, le lieu et une date limite d’inscription. Faites un rappel 5 à 7 jours avant la conférence pour limiter les absences et finaliser les quantités.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 48 heures avant l’événement. Vérifiez-les ensuite sur l’ordinateur de présentation, car une police, une vidéo ou un format non compatible peut bloquer la séance.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Réservez au moins 90 minutes pour installer et tester le projecteur, l’écran, le micro, les enceintes et les branchements. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des formats ou des ordinateurs différents.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.