Een demonstratiedag organiseren: zo pak je het aan

Een demonstratiedag staat of valt met een strak programma en betrouwbare demonstraties. Begin met de doelgroep, het bezoekersdoel en de demonstratieruimtes; leg daarna de route en planning vast. Werk elke demonstratie uit in een scenario en test alle apparatuur ruim voor de dag zelf. Verwerk aanmeldingen doorlopend, verzamel dieetwensen en stuur bezoekers tijdig een bevestiging. Op de dag zelf moeten ontvangst, techniek, productinformatie en catering elkaar zonder zoeken opvolgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Demonstratieruimtes bepalen
2 personen
3
Bezoekersdoelgroep bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekerslijst bijwerken
10
Bevestiging naar bezoekers sturen
11
Demonstraties inhoudelijk uitwerken
3 personen
12
Demonstratiescenario's schrijven
3 personen
13
Demoapparatuur inventariseren
2 personen
14
Demoapparatuur testen
3 personen
15
Reserveonderdelen klaarleggen
2 personen
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Handleidingen afdrukken
18
Productinformatie afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Routebordjes maken
21
Catering bestellen
2 personen
22
Tafelschikking bepalen
2 personen
23
Reserveringen bevestigen
24
Benodigdheden inkopen
2 personen
25
Boodschappen controleren
2 personen
26
Ruimte leegmaken
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Demotafels inrichten
4 personen
30
Demoapparatuur aansluiten
4 personen
31
Presentaties klaarzetten
2 personen
32
Kabels veilig afwerken
2 personen
33
Verlichting instellen
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Koude dranken koelen
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
39
Productmaterialen uitstallen
3 personen
40
Geluid en beeld testen
3 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Teambriefing houden
8 personen

Event

43
Registratiebalie bemannen
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
2 personen
45
Naambadges uitdelen
46
Bezoekers naar demo's begeleiden
2 personen
47
Productdemonstraties geven
5 personen
48
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
49
Presentaties verzorgen
2 personen
50
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
55
Afvalbakken legen
56
Demo-opstellingen aanvullen
2 personen
57
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Restanten verpakken
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Demoapparatuur demonteren
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Promotiemateriaal opbergen
2 personen
65
Ruimtes schoonmaken
4 personen
66
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 100
Krukkenaantal 24
Tafelrokkenaantal 14
Folderrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Monitorenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 16
Adaptersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laserpointersaantal 3
Demokoffersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 6
Balonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 14
Naamkaartstandaardsaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Bindstripsaantal 2
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per demonstratieruimte een eigen tijdschema en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Zo voorkom je dat een presentatie start terwijl de vorige groep nog binnenkomt.
Test laptops, projectoren, schermen, monitoren, luidsprekers en draadloze microfoons minstens 7 dagen vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Controleer ook adapters, stekkerdozen en verlengkabels; een ontbrekende aansluiting legt een hele demo stil.
Leg reserveonderdelen en demokoffers per demonstratie klaar, niet gezamenlijk achter de receptiebalie. Noteer per scenario wat direct vervangen moet kunnen worden en wie dat uitvoert.
Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor de demonstratiedag met aanvangstijd, route en eventuele groepsindeling. Werk de bezoekerslijst tot de avond ervoor bij, zodat ontvangst en naambadges overeenkomen.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de receptiebalie met routebordjes en houd handleidingen en productinformatie per demonstratie bij de juiste tafel. Zet catering en servies minstens 60 minuten voor ontvangst klaar en controleer daarna de voorraad.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een demonstratiedag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, doelgroep en ruimtes. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldmogelijkheid klaar zijn; plan de technische test uiterlijk 7 dagen voor de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om demoapparatuur te testen?: Reserveer per demonstratieruimte 30 tot 45 minuten voor een volledige test. Controleer niet alleen de apparatuur, maar ook stroom, kabels, adapters, geluid en het demonstratiescenario; test alles nog 60 minuten voor ontvangst opnieuw.
Wanneer stuur je een bevestiging naar bezoekers van een demonstratiedag?: Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin het programma, de starttijd, de route naar de demonstratieruimtes en eventuele informatie die bezoekers bij het aanmelden hebben doorgegeven.
Hoeveel catering bestel je voor een demonstratiedag?: Bestel voor elke aangemelde bezoeker plus ongeveer 10 procent reserve, zodat late aanmeldingen en extra verbruik zijn opgevangen. Controleer dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en stem koffie, water en servies af op de geplande ontvangst- en pauzemomenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.