Organiser une journée de démonstration sans imprévu

Commencez par fixer la date, le programme et le public visé avant de réserver le matériel ou le traiteur. La préparation se déroule ensuite en trois blocs : attirer et inscrire les visiteurs, construire des démonstrations fiables, puis organiser les espaces et l’accueil. Pour chaque démonstration, prévoyez un scénario, un test complet et des pièces de rechange. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, vérifier les courses et régler les détails techniques souvent oubliés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les espaces de démonstration
2 personnes
3
Définir le public cible
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des visiteurs
10
Envoyer la confirmation aux visiteurs
11
Développer le contenu des démonstrations
3 personnes
12
Rédiger les scénarios de démonstration
3 personnes
13
Inventorier le matériel de démonstration
2 personnes
14
Tester le matériel de démonstration
3 personnes
15
Préparer les pièces de rechange
2 personnes
16
Vérifier les présentations
2 personnes
17
Imprimer les notices
18
Imprimer les informations produit
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Créer des panneaux de direction
21
Commander le catering
2 personnes
22
Définir la disposition des tables
2 personnes
23
Confirmer les réservations
24
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
25
Vérifier les courses
2 personnes
26
Vider la salle
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Installer les tables de démo
4 personnes
30
Brancher le matériel de démonstration
4 personnes
31
Préparer les présentations
2 personnes
32
Sécuriser les câbles
2 personnes
33
Régler l’éclairage
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Refroidir les boissons fraîches
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Mettre en place les supports produits
3 personnes
40
Tester le son et l’image
3 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
42
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

43
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
46
Accompagner les visiteurs vers les démonstrations
2 personnes
47
Faire des démonstrations de produits
5 personnes
48
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
49
Assurer les présentations
2 personnes
50
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
55
Vider les poubelles
56
Compléter les installations de démonstration
2 personnes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Emballer les restes
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter le matériel de démonstration
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Ranger le matériel promotionnel
2 personnes
65
Nettoyer les espaces
4 personnes
66
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables hautesqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 100
Tabouretsqté 24
Jupes de tableqté 14
Présentoirs à dépliantsqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Moniteursqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 16
Adaptateursqté 8
Batteries externesqté 6
Pointeurs laserqté 3
Valises de démonstrationqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de bureauqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 6
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 14
Présentoirs pour cartes nominativesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Sangles de fixationqté 2
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord les espaces de démonstration et le déroulé horaire. Prévoyez assez de place autour de chaque table pour les visiteurs, les présentateurs et les câbles, puis ajoutez des panneaux de direction visibles depuis l’accueil.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les invitations partent. Demandez les besoins alimentaires à ce moment-là et envoyez une confirmation aux visiteurs au plus tard quelques jours avant la journée.
Testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, moniteur, microphone et haut-parleur avec le branchement réellement prévu. Comptez au moins 30 minutes de test par espace et gardez les adaptateurs, multiprises, rallonges et batteries externes ensemble.
Préparez une valise de démonstration par séquence ou par poste. Ajoutez les pièces de rechange avant le jour J : attendre une panne pour les chercher peut bloquer tout le programme.
Imprimez les notices, informations produit et badges nominatifs avant l’installation. Vérifiez les quantités sur place, installez la signalétique et contrôlez les courses la veille, pas le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de démonstration ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le programme, inviter le public, traiter les inscriptions et réserver le traiteur. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques finaux.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de démonstration ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec un formulaire d’inscription immédiatement accessible. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 7 jours avant l’événement.
Comment éviter une panne pendant une démonstration ?: Rédigez un scénario pour chaque démonstration et testez-le entièrement au moins 48 heures avant l’ouverture. Préparez ensuite les pièces de rechange, les câbles, les adaptateurs et une solution de présentation de secours.
Quand confirmer le nombre de visiteurs et le catering ?: Mettez à jour la liste des visiteurs chaque semaine, puis faites un comptage final 3 à 5 jours avant la journée. Confirmez à ce moment-là le catering, les besoins alimentaires, les badges et la disposition des tables.

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