Cómo organizar un Día de demostración sin improvisar

Un Día de demostración funciona cuando el visitante sabe adónde ir, qué va a ver y cuánto tiempo necesita. Empieza fijando la fecha, el programa y las zonas de demostración; después organiza las inscripciones y desarrolla cada escenario. La semana previa se dedica a probar equipos, cerrar el catering, preparar acreditaciones y revisar materiales. El día anterior, comprueba conexiones, repuestos, carteles y la disposición de mesas para no resolver problemas mientras llegan los invitados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Determinar las zonas de demostración
2 personas
3
Definir el público objetivo de visitantes
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Actualizar la lista de visitantes
10
Enviar la confirmación a los visitantes
11
Desarrollar el contenido de las demostraciones
3 personas
12
Redactar los escenarios de demostración
3 personas
13
Inventariar el equipo de demostración
2 personas
14
Probar el equipo de demostración
3 personas
15
Tener listas las piezas de repuesto
2 personas
16
Revisar las presentaciones
2 personas
17
Imprimir los manuales
18
Imprimir la información del producto
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Hacer carteles de ruta
21
Pedir el catering
2 personas
22
Definir la disposición de las mesas
2 personas
23
Confirmar las reservas
24
Comprar los materiales necesarios
2 personas
25
Comprobar las compras
2 personas
26
Despejar el espacio
3 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar el mostrador de registro
2 personas
29
Montar las mesas de demostración
4 personas
30
Conectar el equipo de demostración
4 personas
31
Preparar las presentaciones
2 personas
32
Asegurar correctamente los cables
2 personas
33
Configurar la iluminación
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Enfriar bebidas frías
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
39
Exponer los materiales del producto
3 personas
40
Probar sonido e imagen
3 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas
42
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

43
Atender la mesa de registro
2 personas
44
Recibir a los visitantes
2 personas
45
Repartir acreditaciones
46
Guiar a los visitantes a las demos
2 personas
47
Realizar demostraciones de producto
5 personas
48
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
49
Realizar presentaciones
2 personas
50
Repartir material informativo
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Recoger la vajilla usada
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
56
Reponer montajes de demostración
2 personas
57
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

58
Apagar el equipo
2 personas
59
Empacar lo sobrante
2 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Desmontar el equipo de demostración
4 personas
63
Inventariar materiales
2 personas
64
Guardar el material promocional
2 personas
65
Limpiar espacios
4 personas
66
Retirar los residuos por separado
2 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesas altascant. 12
Mesascant. 14
Sillascant. 100
Taburetescant. 24
Faldones para mesascant. 14
Expositores para folletoscant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 6
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Monitorescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 16
Adaptadorescant. 8
Baterías externascant. 6
Punteros lásercant. 3
Kits de demostracióncant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de escritoriocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Banners de empresacant. 6
Bengalascant. 100
Decoración de mesacant. 14
Soportes para tarjetas de nombrecant. 8
Carteles de flechascant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 2
Portapapelescant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Divide el programa en bloques de 20 a 30 minutos y asigna cada demostración a una zona concreta. Así puedes calcular los cambios de público y evitar que dos grupos necesiten el mismo equipo al mismo tiempo.
Abre el formulario de inscripción al menos 2 semanas antes y pregunta por preferencias dietéticas desde el principio. Cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes para confirmar asistentes y catering.
Prueba portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos y altavoces 48 horas antes. Conecta también regletas, alargadores, adaptadores y canaletas en la configuración real, porque una prueba aislada no revela problemas de distancia o sonido.
Prepara un kit de repuestos para cada demostración, no uno general para todo el evento. Incluye las piezas que pueden fallar y deja las baterías externas cargadas antes de montar las zonas.
Imprime manuales, información de producto, acreditaciones y carteles de ruta como mínimo 2 días antes. Reserva una copia adicional por cada 10 visitantes y coloca la recepción, las mesas y las sillas según el recorrido previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de demostración?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa, público e invitaciones. Dedica la última semana a confirmar reservas, compras, equipos, materiales y catering.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una demostración?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y abre el formulario de inscripción en el mismo momento. Envía la confirmación definitiva entre 3 y 5 días antes, cuando ya hayas actualizado la lista de visitantes.
¿Cuándo se debe probar el equipo de demostración?: Haz una prueba completa 48 horas antes y repite una comprobación rápida el mismo día, al menos 2 horas antes de recibir al público. Comprueba imagen, sonido, cables, adaptadores, baterías y piezas de repuesto.
¿Cuánto catering necesito para un Día de demostración?: Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para cambios de última hora. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y confirma el pedido entre 3 y 5 días antes.

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