Zo organiseer je een delicatessenmarkt

Begin een delicatessenmarkt niet met de boodschappen, maar met de indeling en de deelnemers. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast en controleer daarna vergunningen, stroom en koeling. Wijs standplaatsen toe voordat je uitnodigingen en praktische informatie verstuurt. Op de marktdag draait veel om gekoelde voorraad, duidelijke looproutes en een betaalwijze voor proeverijen. Met een planning per week voorkom je dat verse producten, prijslijsten of materiaal pas op het laatste moment geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers en standhouders benaderen
2 personen
5
Standhouders selecteren
2 personen
6
Deelnemersgegevens verzamelen
7
Standplaatsen toewijzen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen maken
12
Cateringbestelling plaatsen
13
Koel- en opslagruimte regelen
14
Materiaal reserveren
15
Plattegrond en looproutes maken
2 personen
16
Stroompunten controleren
2 personen
17
Communicatie met standhouders
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Prijslijsten en menukaarten maken
2 personen
20
Betaalwijze voor proeverijen bepalen
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Verse producten ophalen
2 personen
25
Dranken en producten koelen
2 personen
26
Proefporties voorbereiden
3 personen
27
Etiketten en allergenenkaarten maken
2 personen
28
Kassa's en betaalapparaten testen
2 personen
29
Terrein schoon en leegmaken
3 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Marktstands inrichten
8 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Proefbuffet opbouwen
3 personen
38
Drankenbuffet klaarmaken
2 personen
39
Allergeneninformatie controleren
2 personen
40
Kassa- en wisselgeldpunten klaarzetten
2 personen

Event

41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Proeverijen serveren
4 personen
45
Dranken serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Proefschalen aanvullen
3 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Koelingen controleren
52
Voorraad aanvullen
2 personen
53
Standhouders ondersteunen
2 personen
54
Laatste bestellingen verwerken
2 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Bederfelijke voorraad veilig opslaan
3 personen
57
Standhouders uitchecken
2 personen
58
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
59
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
60
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Terrein schoonmaken
4 personen
63
Geleende materialen controleren
2 personen
64
Materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad verwerken
2 personen
66
Betaalapparaten en kassa afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktstandsaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Hoge tafelsaantal 6
Krukkenaantal 24
Koelboxenaantal 6
Voorraadrekkenaantal 12

Servies

Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 180
Serveerplankenaantal 24
Serveerschalenaantal 30
Opscheplepelsaantal 20
Tastinglepelsaantal 300
Tastingvorkjesaantal 300
Serveermessenaantal 18
Broodmandenaantal 18
Karaffenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koks- en broodmessenaantal 12
Keukentangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Digitale weegschalenaantal 4
Snijplanken allergenenvrijaantal 4
Koelelementenaantal 30
Voedselbakken met dekselaantal 30
Serveertangenaantal 24
Maatlepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Contactgrillsaantal 2
Betaalterminalsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelthermometersaantal 6
Mobiele pinapparatenaantal 4
Kassaboxenaantal 4
Oplaadstationsaantal 4
Brandblussersaantal 4
Handlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Krijtbordenaantal 18
Menukaarthoudersaantal 30
Bloemstukkenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Standnummerbordenaantal 12
Routepijlenaantal 16
Infobordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12
Menukaarthoudersaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24
Buitenlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 12
Handvegersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Wasbakkenaantal 6
Droogrekkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standplaatsen minstens 3 weken vooraf vast. Noteer per deelnemer hoeveel ruimte, stroom en koel- of opslagcapaciteit nodig is, zodat de plattegrond niet op de opbouwdag opnieuw moet worden gemaakt.
Controleer 48 uur voor opening de weersverwachting en beslis dan definitief over partytenten, extra tafels en bescherming van voorraad. Zet tenten en marktstands zo dat bezoekers brede, herkenbare looproutes houden.
Regel koeling niet alleen voor dranken, maar ook voor verse producten en proefporties. Verdeel gekoelde voorraad over koelkasten en koelboxen en spreek met standhouders af wie wat meeneemt en wanneer het wordt opgehaald.
Maak prijslijsten en menukaarten uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld allergenen en verzamel dieetwensen vóór je cateringbestelling plaatst; dat voorkomt zoeken naar informatie tijdens de proeverijen.
Plan de opbouw in blokken van 30 minuten en test alle stroompunten vóór de eerste standhouder arriveert. Controleer daarbij koffiezetapparaten, waterkokers, betaalterminals en andere apparatuur afzonderlijk, zodat één overbelast punt niet de hele markt stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een delicatessenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van standhouders. Reserveer materiaal en leg standplaatsen ongeveer 3 weken voor de markt vast.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een delicatessenmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gewenste variatie, maar bepaal eerst hoeveel marktstands en stroompunten passen. Houd per stand een vaste plek op de plattegrond aan en laat minstens 1 meter vrije loopruimte tussen rijen.
Wanneer regel je verse producten en drank voor een delicatessenmarkt?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 1 week vooraf en haal verse producten zo kort mogelijk voor opening op. Koel dranken en bederfelijke producten direct na ontvangst; controleer de voorraad nogmaals 2 uur voor opening.
Hoe organiseer je proeverijen op een delicatessenmarkt?: Bepaal vóór het versturen van uitnodigingen of bezoekers per proeverij betalen of dat proeven inbegrepen is. Zet prijslijsten, servies, serveerplanken en betaalterminals per stand klaar en plan minimaal 30 minuten voor een technische controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.