Cómo organizar un mercado de delicatessen sin improvisar

Un mercado de delicatessen se organiza primero como un circuito de puestos y después como una degustación. Empieza fijando fecha, horario y ubicación; luego confirma permisos, expositores, necesidades eléctricas y requisitos de conservación. Cuando conozcas el número de participantes, asigna los puestos, calcula el material y define cómo se pagarán las degustaciones. La última semana debe quedar para la señalización, las compras, la refrigeración y las instrucciones concretas a cada expositor.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Contactar a proveedores y expositores
2 personas
5
Seleccionar a los expositores
2 personas
6
Recopilar los datos de los participantes
7
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Hacer reservas
12
Realizar el pedido de catering
13
Organizar el espacio de refrigeración y almacenamiento
14
Reservar materiales
15
Crear el mapa y las rutas de circulación
2 personas
16
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
17
Comunicación con los expositores
18
Diseñar la señalización
19
Crear listas de precios y menús
2 personas
20
Definir el método de pago para las degustaciones
2 personas
21
Asignar voluntarios
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Hacer la compra
3 personas
24
Recoger productos frescos
2 personas
25
Enfriar bebidas y productos
2 personas
26
Preparar raciones de prueba
3 personas
27
Crear etiquetas y tarjetas de alérgenos
2 personas
28
Probar las cajas registradoras y los terminales de pago
2 personas
29
Limpiar y vaciar el recinto
3 personas
30
Montar tiendas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Montar los puestos del mercado
8 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Montar buffet de degustación
3 personas
38
Preparar el buffet de bebidas
2 personas
39
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
40
Montar caja y puntos de cambio
2 personas

Evento

41
Recibir a los expositores
3 personas
42
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Servir las degustaciones
4 personas
45
Servir las bebidas
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer las bandejas de degustación
3 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
50
Lavar la vajilla
2 personas
51
Comprobar las refrigeradoras
52
Reponer existencias
2 personas
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Gestionar los últimos pedidos
2 personas
55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

56
Almacenar de forma segura el stock perecedero
3 personas
57
Registrar la salida de los expositores
2 personas
58
Desmontar carpas y mobiliario
5 personas
59
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
60
Limpiar la vajilla y el equipo
3 personas
61
Clasificar y retirar residuos
3 personas
62
Limpiar el recinto
4 personas
63
Comprobar el material prestado
2 personas
64
Devolver los materiales
2 personas
65
Procesar el stock sobrante
2 personas
66
Cerrar los dispositivos de pago y la caja registradora
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 24
Neveras portátilescant. 6
Estanterías de almacenamientocant. 12

Vajilla

Platoscant. 150
Platos de postrecant. 150
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 180
Tablas para servircant. 24
Bandejas de servircant. 30
Cucharonescant. 20
Cucharas de degustacióncant. 300
Tenedores de degustacióncant. 300
Cuchillos de servircant. 18
Cestas de pancant. 18
Jarrascant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de chef y de pancant. 12
Pinzas de cocinacant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 6
Básculas digitalescant. 4
Tablas de cortar sin alérgenoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Recipientes para alimentos con tapacant. 30
Pinzas de servircant. 24
Cucharas medidorascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Parrillas de contactocant. 2
Terminales de pagocant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Termómetros para refrigeracióncant. 6
Datáfonos móvilescant. 4
Cajas de cajacant. 4
Estaciones de cargacant. 4
Extintorescant. 4
Linternas de manocant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 24
Pizarrascant. 18
Portamenúscant. 30
Arreglos floralescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles con número de standcant. 12
Flechas de rutacant. 16
Carteles informativoscant. 4
Rotuladores de tizacant. 12
Portamenúscant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24
Lámparas de exteriorcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 12
Escobas de manocant. 6
Limpiacristalescant. 4
Fregaderoscant. 6
Tendederoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores con suficiente antelación para poder recopilar nombres, necesidades eléctricas, preferencias dietéticas y productos que requieren frío. Con esos datos podrás asignar puestos sin cambiar el plano a última hora.
Dibuja las rutas antes de colocar mesas, carpas y puestos. Deja pasillos claros entre las zonas de degustación y reserva una ubicación visible para los terminales de pago, la información y las listas de precios.
Comprueba la electricidad puesto por puesto y decide qué equipos se conectarán: máquinas de café, parrillas de contacto, neveras y otros aparatos. Haz esta revisión antes de alquilar materiales, no el día del montaje.
Calcula el almacenamiento y la refrigeración por separado de la zona de exposición. Las bebidas y los productos frescos deben recogerse, guardarse y enfriarse con tiempo; las neveras portátiles no sustituyen una planificación de reposición.
Envía a cada expositor un único documento con horario de llegada, espacio asignado, menú o precios, método de pago y normas de servicio. La señalización debe estar lista antes de abrir, incluidos los recorridos y las indicaciones para las degustaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de delicatessen?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si participan varios expositores o necesitas permisos. Deja cerrados los participantes, las reservas y la distribución al menos 3 semanas antes del evento.
¿Cómo se calcula la cantidad de bebidas para un mercado de degustación?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta según la duración y el tipo de degustación. Añade agua y reserva espacio para enfriar las bebidas antes de la apertura.
¿Cuándo hay que recoger y enfriar los productos frescos?: Recoge los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes, según su conservación. Enfría bebidas y alimentos con varias horas de margen y comprueba que haya capacidad suficiente antes de recibir los puestos.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir los puestos?: Entre 60 y 90 minutos antes revisa electricidad, frío, mesas, vajilla, señalización, listas de precios y terminales de pago. Confirma también que cada expositor esté en su espacio y que las rutas de circulación permanezcan despejadas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.