Organiser un marché des délicatesses, étape par étape

Un marché des délicatesses se prépare d’abord sur papier : date, horaires, lieu et circulation doivent être fixés avant de contacter les exposants. Ensuite, vous coordonnez les inscriptions, les besoins alimentaires, les réservations et le matériel de chaque stand. Les oublis arrivent souvent dans le stockage au frais, les paiements des dégustations et la signalétique. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au refroidissement des produits et à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Contacter les fournisseurs et les exposants
2 personnes
5
Sélectionner les exposants
2 personnes
6
Collecter les données des participants
7
Attribuer les emplacements
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Faire les réservations
12
Passer la commande traiteur
13
Organiser l’espace de refroidissement et de stockage
14
Réserver le matériel
15
Créer le plan du site et les itinéraires de circulation
2 personnes
16
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
17
Communication avec les exposants
18
Concevoir la signalétique
19
Créer les listes de prix et les menus
2 personnes
20
Définir le mode de paiement pour les dégustations
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les produits frais
2 personnes
25
Refroidir les boissons et les produits
2 personnes
26
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
27
Créer les étiquettes et les cartes d’allergènes
2 personnes
28
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
29
Nettoyer et vider le site
3 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Aménager les stands du marché
8 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer le buffet de dégustation
3 personnes
38
Préparer le buffet des boissons
2 personnes
39
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
40
Installer les points de caisse et de monnaie
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Servir les dégustations
4 personnes
45
Servir les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Ravitiller les plateaux de dégustation
3 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Vérifier les réfrigérateurs
52
Réanimer les stocks
2 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Traiter les dernières commandes
2 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Stock périssable à stocker en toute sécurité
3 personnes
57
Faire le check-out des exposants
2 personnes
58
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
59
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
60
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Traiter les stocks restants
2 personnes
66
Fermer les terminaux de paiement et la caisse
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 24
Glacièresqté 6
Étagères de stockageqté 12

Vaisselle

Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 180
Planches de serviceqté 24
Plateaux de serviceqté 30
Louchesqté 20
Cuillères de dégustationqté 300
Fourchettes de dégustationqté 300
Couteaux de serviceqté 18
Corbeilles à painqté 18
Carafesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteaux de chef et couteaux à painqté 12
Pinces de cuisineqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Balances numériquesqté 4
Planches à découper sans allergènesqté 4
Pains de glaceqté 30
Bacs alimentaires avec couvercleqté 30
Pinces de serviceqté 24
Cuillères doseusesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Grills de contactqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Thermomètres de réfrigérationqté 6
Terminaux de paiement mobilesqté 4
Caissesqté 4
Stations de rechargeqté 4
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 18
Porte-menusqté 30
Compositions floralesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux numérotés des standsqté 12
Flèches de directionqté 16
Panneaux d’informationqté 4
Marqueurs craieqté 12
Porte-menusqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 12
Balais à mainqté 6
Raclettes de solqté 4
Lavabosqté 6
Étagères de séchageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et le plan du terrain. Prévoyez les itinéraires entre les stands, les tables hautes, les tentes et les zones de stockage avant d’attribuer les emplacements.
Contactez les exposants assez tôt pour recueillir leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et leurs besoins techniques. Demandez une confirmation écrite de chaque emplacement et de chaque réservation au plus tard quelques jours avant le marché.
Traitez séparément les autorisations, les déclarations et les points d’alimentation. Vérifiez que chaque stand dispose d’une alimentation adaptée avant de réserver les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs ou terminaux de paiement.
Définissez le paiement des dégustations avant d’imprimer les menus et les listes de prix. Prévoyez une solution de secours si un terminal de paiement tombe en panne, et placez les tarifs à l’entrée comme sur les stands.
Organisez le froid dès la commande : réservez les glacières, réfrigérateurs et étagères de stockage, puis fixez l’heure de récupération des produits frais. Refroidissez les boissons et les produits avant l’ouverture, plutôt que de compter sur la dernière heure.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des délicatesses ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour coordonner les autorisations, les exposants, les réservations et le plan du site. Gardez les derniers 7 jours pour confirmer les inscriptions, la météo, les livraisons et les besoins électriques.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché des délicatesses ?: Contactez-les dès que la date, les horaires et le lieu sont fixés, idéalement 6 semaines avant l’ouverture. Demandez leurs besoins en emplacement, alimentation, froid, mobilier et paiement afin d’éviter les changements de dernière minute.
Comment prévoir le matériel de dégustation ?: Comptez séparément les assiettes, verres, couverts, planches de service et plateaux selon le nombre de visiteurs attendus et le rythme de lavage. Ajoutez une marge de 15 à 20 % pour les remplacements et les périodes de forte affluence.
Quand faut-il refroidir les boissons et les produits ?: Commencez le refroidissement plusieurs heures avant l’ouverture, dès que les produits frais sont récupérés. Les boissons, produits et préparations doivent être répartis dans les réfrigérateurs ou glacières avant l’arrivée du public, pas au moment de l’installation des stands.

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