Zo organiseer je een defensiecongres zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en het programma; die drie keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Bevestig vervolgens sprekers, dagvoorzitter, catering, techniek en beveiligingsafspraken voordat de uitnodigingen uitgaan. Open de registratie met duidelijke route- en parkeerinformatie en verwerk aanmeldingen dagelijks. In de laatste fase sluit je de deelnemerslijst, geef je aantallen door, maak je badges en test je presentaties, microfoons en projectie. Zo voorkom je dat praktische problemen pas bij de ontvangst of eerste lezing zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en tijdschema vaststellen
2 personen
3
Sprekers en dagvoorzitter bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Registraties dagelijks verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Sprekersinformatie verzamelen
9
Presentaties opvragen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Techniek reserveren
2 personen
12
Beveiligingsafspraken vastleggen
2 personen
13
Parkeerinformatie opstellen
14
Routebeschrijving versturen
15
Naamkaartjes ontwerpen
16
Programmafolders opmaken
17
Presentaties controleren
2 personen
18
Deelnemerslijst afsluiten
19
Definitieve aantallen doorgeven
20
Naamkaartjes printen
2 personen
21
Programmafolders printen
2 personen
22
Badgepakketten samenstellen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Presentaties op USB zetten
25
Techniek testen
2 personen
26
Catering controleren

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Leveringen ontvangen
3 personen
29
Zaalindeling uitzetten
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
32
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
33
Microfoons installeren
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Presentaties klaarzetten
36
Registratietafel inrichten
2 personen
37
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
38
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
39
Koffiepunten opbouwen
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
44
Deelnemers registreren
4 personen
45
Welkomstkoffie serveren
3 personen
46
Congres openen
47
Sprekers begeleiden
2 personen
48
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
49
Tijdschema tijdens sessies bewaken
50
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies en glazen aanvullen
2 personen
54
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
55
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
56
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
57
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
58
Afsluiting aankondigen
59
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

61
Catering opruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Techniek demonteren
3 personen
65
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten nalopen
2 personen
70
Locatiesleutels inleveren
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Sprekers bedanken
73
Deelnemers bedankmail sturen
74
Presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 180
Biertafelsaantal 12
Cateringtafelsaantal 8
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Podium
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Dinerbesteksetsaantal 180

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Richtingsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambordhoudersaantal 6
Vlaggenaantal 6

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Krukkenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Pedaalemmersaantal 6

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan per onderdeel een begin- en eindtijd en reserveer ook tijd voor ontvangst, wisselmomenten en vragen uit de zaal.
Vraag sprekers niet alleen om hun naam en functie, maar ook om hun presentatie uiterlijk vóór de technische eindcontrole. Zet alle definitieve bestanden bovendien op een USB-stick en op de presentatielaptop.
Verwerk registraties dagelijks en verzamel dieetwensen meteen. Geef de definitieve aantallen pas door nadat de deelnemerslijst is afgesloten, zodat catering en badgepakketten niet op verouderde cijfers worden gebaseerd.
Maak routebeschrijving, parkeerinformatie en beveiligingsafspraken onderdeel van dezelfde deelnemerscommunicatie. Bezoekers die een congreslocatie of toegang niet kennen, missen anders snel de registratie of komen zonder de juiste instructies aan.
Test techniek in de zaal, niet alleen op papier: beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, draadloze microfoons, luidsprekers en het mengpaneel. Controleer daarbij ook verlengkabels, stekkerdozen en een reserveoplossing voor de presentaties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een defensiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig sprekers, catering, techniek en beveiliging voordat de uitnodigingen uitgaan; houd in de laatste week ruimte voor de deelnemerslijst, badges en de technische test.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een defensiecongres versturen?: Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan. Open tegelijk het aanmeldformulier, zodat je registraties dagelijks kunt verwerken en dieetwensen tijdig verzamelt.
Wanneer sluit je de deelnemerslijst voor een defensiecongres?: Sluit de lijst vóór je definitieve aantallen aan catering doorgeeft en naamkaartjes print. Plan dat moment enkele werkdagen vóór het congres, zodat je badgepakketten en programmafolders nog kunt controleren.
Hoe test je de techniek voor een defensiecongres?: Plan minstens één volledige test in de congreszaal vóór de start. Controleer beamer, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en mengpaneel met de echte presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.