Organiser un congrès de la défense, étape par étape

Un congrès de la défense se prépare d’abord par le cadrage : date, lieu, programme et règles de sécurité doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les intervenants, le modérateur, le traiteur et la technique, puis suivez les inscriptions chaque jour. Les dernières semaines servent à contrôler les présentations, les accès, les badges et les chiffres définitifs. Ce déroulé évite les oublis qui perturbent l’accueil ou le programme le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le planning
2 personnes
3
Confirmer les intervenants et le modérateur
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions quotidiennement
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Rassembler les informations sur les intervenants
9
Demander les présentations
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Réserver la technique
2 personnes
12
Consigner les accords de sécurité
2 personnes
13
Préparer les informations de parking
14
Envoyer les indications d'accès
15
Concevoir les badges nominatifs
16
Mettre en page les brochures du programme
17
Vérifier les présentations
2 personnes
18
Clôturer la liste des participants
19
Communiquer les chiffres définitifs
20
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les programmes
2 personnes
22
Préparer les packs de badges
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Mettre les présentations sur une clé USB
25
Tester la technique
2 personnes
26
Vérifier le catering

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Réception des livraisons
3 personnes
29
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
32
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
33
Installer les micros
2 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Préparer les présentations
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
38
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
39
Monter les points café
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Servir le café de bienvenue
3 personnes
46
Ouvrir le congrès
47
Accompagner les intervenants
2 personnes
48
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
49
Veiller au respect du planning pendant les sessions
50
Préparer la pause café
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
54
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
56
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
57
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
58
Annoncer la clôture
59
Guider les participants vers la sortie
2 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Démonter l'équipement technique
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Vérifier les toilettes
2 personnes
70
Restituer les clés du lieu
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Remercier les intervenants
73
Envoyer un e-mail de remerciement aux participants
74
Archiver les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 180
Tables de bièreqté 12
Tables de cateringqté 8
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 180
Sets de couverts pour le dînerqté 180

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 6
Drapeauxqté 6

Catering

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Distributeurs d'eauqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Tabouretsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Poubelles à pédaleqté 6

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme avant d’envoyer la moindre invitation. Gardez une version horaire précise avec les temps de prise de parole, les pauses et les transitions techniques.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les informations essentielles sont validées et traitez les réponses chaque jour. Demandez immédiatement les besoins alimentaires et clôturez la liste des participants à une échéance annoncée.
Ne laissez pas les intervenants arriver avec leur présentation au dernier moment. Rassemblez leurs informations, demandez les fichiers à l’avance et prévoyez une copie sur clé USB avant le congrès.
Testez la chaîne technique sur place avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, microphones, haut-parleurs, câbles et multiprises. Un test complet permet aussi de vérifier les prises de parole et les changements de présentation.
Préparez l’accueil avant de communiquer les chiffres définitifs : badges nominatifs, programmes imprimés, packs de badges, panneaux directionnels et informations de parking. Envoyez les indications d’accès plusieurs jours avant afin de limiter les demandes le matin même.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un congrès de la défense ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant le congrès. Prévoyez une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement pour imprimer les badges et communiquer les chiffres définitifs.
Quand confirmer les intervenants et le modérateur ?: Confirmez-les avant l’envoi des invitations, puis demandez leurs informations et leurs présentations au plus tard 7 jours avant le congrès. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les fichiers et corriger les changements de programme.
Quand tester la technique d’un congrès ?: Effectuez un test sur le lieu au moins 24 heures avant l’ouverture, ou la veille si le site le permet. Testez chaque microphone, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, l’ordinateur de présentation et les câbles avec les fichiers réellement utilisés.
Quand envoyer les indications d’accès et de parking ?: Envoyez-les au moins 5 jours avant le congrès, avec les informations de parking et les éventuelles consignes de sécurité. Renvoyez un rappel la veille aux participants inscrits pour réduire les retards à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.