Defensivkongress organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert
Bei einem Defensivkongress entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern das Zusammenspiel aus Programm, Referenten, Anmeldung, Technik und Sicherheitsabsprachen. Lege zuerst Datum, Ort und Zeitplan fest und bestätige danach Sprecher, Moderator und Dienstleister. Öffne die Anmeldung frühzeitig, bearbeite sie täglich und erfasse Ernährungswünsche direkt. In den letzten Tagen geht es um Teilnehmerzahlen, Namensschilder, Programmhefte, Präsentationen und einen vollständigen Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
- 3
Referenten und Moderator bestätigen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen täglich bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Sprecherinformationen sammeln
- 9
Präsentationen anfordern
- 10
Catering reservieren
2 Personen
- 11
Technik reservieren
2 Personen
- 12
Sicherheitsabsprachen festlegen
2 Personen
- 13
Parkinformationen erstellen
- 14
Wegbeschreibung versenden
- 15
Namensschilder entwerfen
- 16
Programmhefte gestalten
- 17
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 18
Teilnehmerliste abschließen
- 19
Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben
- 20
Namensschilder drucken
2 Personen
- 21
Programmhefte drucken
2 Personen
- 22
Badge-Pakete zusammenstellen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Präsentationen auf USB speichern
- 25
Technik testen
2 Personen
- 26
Catering prüfen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 29
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 32
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 33
Mikrofone installieren
2 Personen
- 34
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 35
Präsentationen vorbereiten
- 36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 37
Namensschilder auslegen
2 Personen
- 38
Empfangsbereich einrichten
2 Personen
- 39
Kaffeepunkte aufbauen
3 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 42
Referenten empfangen
2 Personen
- 43
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 44
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 45
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
- 46
Kongress eröffnen
- 47
Redner betreuen
2 Personen
- 48
Technik während der Sessions bedienen
2 Personen
- 49
Zeitplan während der Sessions einhalten
- 50
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 51
Snacks servieren
4 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
- 54
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
- 55
Abendbuffet auffüllen
4 Personen
- 56
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 57
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 58
Abschluss ankündigen
- 59
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 60
Fundsachen sammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Catering aufräumen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Technik abbauen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 70
Locationschlüssel abgeben
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Sprecher danken
- 73
Dankesmail an Teilnehmer senden
- 74
Präsentationen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 180
- BiertischeAnz. 12
- Catering-TischeAnz. 8
- RegistrierungstischAnz. 2
- Rednertisch
- Bühne
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 180
- WassergläserAnz. 220
- WeingläserAnz. 180
- KaffeelöffelAnz. 180
- Abendbesteck-SetsAnz. 180
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- PräsentationslaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Dekoration
- KongressbannerAnz. 3
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 6
- FahnenAnz. 6
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserspenderAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- HockerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
- TretmülleimerAnz. 6
Tipps
- Beginne mit Datum, Ort und Programm und bestätige Referenten sowie Moderator, bevor du Einladungen verschickst. Plane für jede Präsentation feste Übergänge und halte den endgültigen Zeitplan spätestens einige Wochen vor dem Kongress fest.
- Öffne die Anmeldung früh und prüfe sie täglich. Frage Ernährungswünsche direkt ab und gib die endgültige Teilnehmerzahl erst nach dem Anmeldeschluss an das Catering weiter; dafür solltest du mindestens 3 bis 5 Werktage einplanen.
- Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie auf Format, Bildqualität und benötigte Anschlüsse. Speichere alle freigegebenen Dateien zusätzlich auf USB-Sticks, statt dich nur auf den Präsentationslaptop zu verlassen.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam vor Ort. Ein Techniktest am Vortag spart mehr Zeit als die Fehlersuche während des ersten Vortrags.
- Bereite die Registrierung mit Teilnehmerliste, Namensschildhaltern, Wegweisern und Badge-Paketen vor. Drucke Namensschilder und Programmhefte erst nach dem Anmeldeschluss und lege Ersatzexemplare für kurzfristige Änderungen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Defensivkongress organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Referenten. Catering, Technik und Sicherheitsabsprachen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Defensivkongress öffnen?
- Öffne das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Bearbeite die Anmeldungen täglich und schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Werktage vor dem Termin.
- Wann müssen Präsentationen für den Kongress vorliegen?
- Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien anschließend und speichere die endgültige Version zusätzlich auf USB-Sticks.
- Wann sollte man die Technik für einen Defensivkongress testen?
- Führe den vollständigen Techniktest am Vortag durch, einschließlich Beamer, Mikrofonen, Lautsprechern, Mischpult und Präsentationslaptop. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und die Präsentationsdateien.
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