Zo organiseer je een debuutconcert

Begin met de datum en locatie, en werk daarna in vaste volgorde naar techniek, programma en bezoekerscommunicatie. Bij een debuutconcert gaat het vaak mis doordat technische wensen te laat worden verzameld of artiesten geen duidelijke aanlevertijd krijgen. Leg daarom vroeg vast wie speelt, wat elke act nodig heeft en wie op de dag zelf beslist. Een praktisch draaiboek brengt vervolgens opbouw, soundcheck, ontvangst, optreden en afbouw samen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Vergunningen controleren
4
Artiestencontracten bevestigen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Programma vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersinformatie versturen
12
Techniek en instrumenten reserveren
13
Catering bestellen
14
Vrijwilligers indelen
15
Draaiboek afdrukken
16
Noodcontacten verzamelen
17
Plattegrond maken
18
Artiesteninformatie versturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Sleutels en toegang regelen
24
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
25
Podiumdelen plaatsen
4 personen
26
Backline opbouwen
3 personen
27
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
28
Microfoons aansluiten
2 personen
29
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
30
Kabels veilig afplakken
2 personen
31
Stoelen en tafels plaatsen
3 personen
32
Entree en garderobe inrichten
2 personen
33
Bar en buffet opbouwen
3 personen
34
Versiering ophangen
2 personen
35
Wegwijzers plaatsen
36
Toiletten controleren
37
Hapjes uitstallen
2 personen
38
Dranken klaarzetten
2 personen
39
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
40
Lichtshow testen
2 personen

Event

41
Artiesten ontvangen
2 personen
42
Deuren openen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Entree registreren
2 personen
45
Garderobe bemannen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Eerste optreden begeleiden
3 personen
50
Pauze aankondigen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Tweede optreden begeleiden
3 personen
53
Publieksvragen begeleiden
54
Avondprogramma aankondigen
55
Avondoptreden begeleiden
4 personen
56
Buffet aanvullen
2 personen
57
Glazen en servies ophalen
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Finaleoptreden begeleiden
4 personen
60
Bedankwoord uitspreken
61
Aftiteling en muziek draaien
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
63
Garderobe afhandelen
2 personen
64
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

65
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
66
Instrumenten inpakken
3 personen
67
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
68
Podium afbreken
4 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
74
Locatie schoon opleveren
3 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Artiesten uitchecken
79
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
80
Foto's en bestanden veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 6
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Barbladenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummonitorenaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Bedrade microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 7
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Speakerkabelsaantal 6
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 10
Kabelgotenaantal 8
Instrumentversterkersaantal 3
Drumstel
Keyboardstandaard
Muziekstandaardsaantal 5
Laptop voor muziek
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtconsole
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Karaffenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Scharenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Wegwijzersaantal 8
Kleefhakenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische inventarisatie vóór je apparatuur reserveert. Vraag per artiest naar instrumenten, aansluitingen, microfoons, monitorbehoefte en de benodigde soundchecktijd; zo voorkom je op de dag zelf ontbrekende DI-boxen, kabels of versterkers.
Zet het programma niet alleen met optreedtijden op papier. Noteer ook laad- en lostijden, opbouw, soundcheck, deuren open en wissels tussen acts, en geef artiesten minstens één duidelijke aanlevertijd.
Controleer de locatie minstens één keer vóór de opbouw. Meet waar podiumdelen, podiumtrap, statafels en stoelen komen, controleer stroompunten en maak vooraf ruimte voor kabelgoten en een vrije laad- en loszone.
Stuur bezoekersinformatie enkele dagen vóór het concert. Vermeld aanvang, route, toegang, programma en praktische informatie over garderobe, zodat je op de avond zelf minder vragen bij de entree krijgt.
Maak een apart teamrooster voor ontvangst, techniek, catering en afbouw. Print het draaiboek en leg noodcontacten, sleutels en toegangsinformatie op één vaste plek; die details worden anders snel mondeling doorgegeven en vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een debuutconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, reserveringen en artiestencontracten. Plan de technische inventarisatie en het programma uiterlijk 4 weken vóór het concert, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
Wanneer moet ik de techniek voor een debuutconcert regelen?: Verzamel technische wensen zodra de artiesten zijn bevestigd, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer PA-speakers, mengtafel, microfoons, monitoren, kabels en instrumentversterkers daarna meteen; wacht niet tot de laatste week.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een debuutconcert?: Reken voor podiumdelen, verlichting, PA, instrumenten en bekabeling op minimaal 3 uur opbouw, exclusief soundcheck. Voeg extra tijd toe wanneer meerdere acts wisselen of wanneer de laad- en loszone niet direct bij de zaal ligt.
Wanneer stuur ik bezoekersinformatie voor een debuutconcert?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen vóór het concert en verwerk aanmeldingen en dieetwensen eerder. Vermeld minstens de aanvangstijd, route, toegang, programma en een contactpersoon voor vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.