Comment organiser un concert de début sans rien laisser au dernier moment

Un concert de début se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les artistes, le programme et les besoins techniques. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner le catering, les boissons, les sièges et l’équipe d’accueil. La dernière semaine est consacrée aux confirmations, à l’accès au site et au matériel. Le jour J, gardez un déroulé imprimé et vérifiez la scène, les câbles, les clés et la zone de chargement avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Faire les réservations
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer les contrats des artistes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Définir le programme
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux visiteurs
12
Réserver le matériel technique et les instruments
13
Commander le catering
14
Répartir les bénévoles
15
Imprimer le déroulé
16
Recueillir les contacts d'urgence
17
Créer le plan
18
Envoyer les informations sur les artistes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Inspecter le lieu
2 personnes
23
Organiser les clés et l’accès
24
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
25
Installer les éléments de scène
4 personnes
26
Monter le backline
3 personnes
27
Installer le système de sonorisation
3 personnes
28
Brancher les microphones
2 personnes
29
Monter l’installation lumière
2 personnes
30
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
31
Installer les chaises et les tables
3 personnes
32
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
33
Monter le bar et le buffet
3 personnes
34
Suspendre la décoration
2 personnes
35
Installer des panneaux directionnels
36
Vérifier les toilettes
37
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
38
Préparer les boissons
2 personnes
39
Effectuer la balance technique
4 personnes
40
Tester le show lumière
2 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Enregistrer l’entrée
2 personnes
45
Tenir le vestiaire
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Encadrer la première prestation
3 personnes
50
Annoncer la pause
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
53
Animer les questions du public
54
Annoncer le programme du soir
55
Coordonner le spectacle du soir
4 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
57
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Encadrer la prestation finale
4 personnes
60
Prononcer le discours de remerciement
61
Lancer le générique de fin et la musique
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes
63
Gérer le vestiaire
2 personnes
64
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

65
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
66
Emballer les instruments
3 personnes
67
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
68
Démonter la scène
4 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
74
Remettre le lieu propre
3 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Faire le check-out des artistes
79
Faire don des restes ou les évacuer
2 personnes
80
Sécuriser les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 6
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 90
Sous-mains de barqté 2
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones sans filqté 3
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 7
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câbles de haut-parleurqté 6
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 8
Amplificateurs d'instrumentsqté 3
Kit de batterie
Support de clavier
Pieds de microqté 5
Ordinateur portable pour la musique
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Console lumière
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 6
Rallongesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Ciseauxqté 3

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 14
Panneaux indicateursqté 8
Crochets adhésifsqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer le lieu et la date, puis vérifiez les autorisations avant de confirmer les artistes. Une réservation technique ou un contrat signé trop tôt peut devenir inutilisable si le lieu impose d’autres horaires ou contraintes.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste dès la confirmation : microphones, retours, boîtiers DI, amplificateurs et instruments ne se remplacent pas facilement à la dernière minute. Regroupez ces informations dans un seul plan pour éviter les doublons de matériel.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi traiter les besoins alimentaires, commander le catering et prévoir le nombre de chaises, de tables et de bénévoles.
Envoyez les informations pratiques aux visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’horaire, l’accès et les consignes utiles. N’attendez pas le jour J pour recueillir les contacts d’urgence ou expliquer le rôle de l’équipe.
Prévoyez l’installation assez tôt pour tester la sonorisation et l’éclairage avant l’ouverture. Libérez la zone de chargement, organisez les clés et inspectez les câbles, multiprises, enrouleurs et goulottes avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de début ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les contrats des artistes, le matériel technique et les invitations.
Quand faut-il réserver le matériel de sonorisation ?: Réservez-le dès que les besoins techniques des artistes sont connus, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Confirmez ensuite les quantités et les horaires de livraison au plus tard 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un concert de début ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le concert et fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes et d’ajuster le catering.
Que faut-il vérifier le jour du concert ?: Faites une inspection du lieu au moins 3 heures avant l’ouverture : accès, clés, zone de déchargement, scène, alimentation électrique, câbles, sonorisation et éclairage. Gardez 30 minutes supplémentaires pour corriger un problème avant l’arrivée du public.

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