Cómo organizar un concierto de debut paso a paso

Un concierto de debut necesita más que contratar artistas y abrir las puertas. Empieza por cerrar la sala y la fecha, confirma permisos y contratos, y después organiza las necesidades técnicas, el programa y la llegada del público. La parte que más se retrasa suele ser el sonido: altavoces, monitores, micrófonos, instrumentos y cableado deben encajar con el espacio. Este plan te ayuda a ordenar las decisiones y llegar al día del concierto con accesos, voluntarios, catering y montaje controlados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Hacer reservas
3
Comprobar permisos
4
Confirmar los contratos de los artistas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Fijar el programa
2 personas
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar información a los visitantes
12
Reservar técnica e instrumentos
13
Pedir el catering
14
Asignar voluntarios
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Recopilar contactos de emergencia
17
Hacer el plano
18
Enviar la información de los artistas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Inspeccionar el lugar
2 personas
23
Gestionar llaves y acceso
24
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
25
Colocar las piezas del escenario
4 personas
26
Montar el backline
3 personas
27
Montar el sistema de sonido
3 personas
28
Conectar los micrófonos
2 personas
29
Montar la instalación de iluminación
2 personas
30
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
31
Colocar sillas y mesas
3 personas
32
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
33
Montar la barra y el bufé
3 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Colocar señalizadores
36
Comprobar los baños
37
Montar aperitivos
2 personas
38
Preparar las bebidas
2 personas
39
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
40
Probar el espectáculo de luces
2 personas

Evento

41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Abrir las puertas
2 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Registrar la entrada
2 personas
45
Atender el guardarropa
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Dar el discurso de apertura
49
Acompañar la primera actuación
3 personas
50
Anunciar el descanso
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Acompañar la segunda actuación
3 personas
53
Gestionar las preguntas del público
54
Anunciar el programa de la noche
55
Coordinar la actuación de la noche
4 personas
56
Reponer el bufé
2 personas
57
Recoger vasos y vajilla
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Coordinar la actuación final
4 personas
60
Dar el discurso de agradecimiento
61
Poner los créditos y la música
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
63
Gestionar el guardarropa
2 personas
64
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

65
Apagar el sistema de sonido
2 personas
66
Empacar instrumentos
3 personas
67
Desmontar la instalación de luces
2 personas
68
Desmontar el escenario
4 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Lavar la vajilla
2 personas
71
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Recoger mesas y sillas
3 personas
74
Dejar el recinto limpio
3 personas
75
Inventariar materiales
2 personas
76
Devolver los objetos prestados
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Hacer el check-out de los artistas
79
Donar o desechar los restos
2 personas
80
Asegurar las fotos y los archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Mesas altascant. 6
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 90
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Micrófonos con cablecant. 4
Soportes de micrófonocant. 7
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables de altavozcant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 8
Amplificadores de instrumentoscant. 3
Batería
Soporte para teclado
Atrilescant. 5
Portátil para música
Memoria USBcant. 2

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Mesa de luces
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas de bateríacant. 6
Cables alargadorescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharones de servircant. 8
Cuencoscant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Tijerascant. 3

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 14
Señalizadorescant. 8
Ganchos adhesivoscant. 24

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la sala, la fecha y los permisos; después confirma los contratos de los artistas. Sin esos tres puntos, las invitaciones y las reservas técnicas pueden obligarte a rehacer todo.
Pide las necesidades técnicas por escrito y compáralas con el equipo disponible: PA, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, micrófonos, cajas DI, amplificadores y cables. Haz esta comprobación al menos 14 días antes.
Fija el programa antes de enviar las invitaciones e indica cuándo deben llegar artistas y visitantes. Reserva una franja específica para carga, descarga, colocación del escenario y prueba de sonido.
Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y encarga el catering con una cifra cerrada. Compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible, y prepara los aperitivos antes de que empiece el montaje.
Asigna voluntarios a tareas concretas y entrega un plano y un plan de trabajo impreso. Incluye contactos de emergencia, llaves, acceso y una zona de carga despejada; son detalles que suelen fallar cuando todos llegan a la vez.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de debut?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Intenta tener sala, fecha, permisos y contratos confirmados durante las primeras 2 semanas, y deja al menos 14 días para cerrar la técnica y el catering.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido?: Confirma altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, micrófonos, instrumentos y cableado entre 3 y 4 semanas antes. Revisa el inventario definitivo y las necesidades de cada artista como mínimo 14 días antes del concierto.
¿Cuándo se envían las invitaciones para un concierto?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa estén cerrados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes para ajustar el catering.
¿Qué hay que revisar el día del concierto?: Haz una inspección del lugar entre 3 y 4 horas antes de la apertura. Comprueba llaves y accesos, despeja la carga y descarga, coloca el escenario, revisa el cableado y confirma que cada voluntario conoce su puesto.

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