Zo organiseer je een danswedstrijd zonder verrassingen

Begin met het wedstrijdformat: bepaal categorieën, rondes, tijdslimieten en de manier waarop de jury beoordeelt. Reserveer daarna een locatie die plaats biedt aan dansvloer, jurytafels, kleedkamers, publiek en techniek. Regel vroeg de jury, muziek en inschrijvingen; juist daar ontstaan de meeste vertragingen. Werk in de laatste week met een definitief wedstrijdschema, een deelnemersbrief en een technische test. Op de wedstrijddag draait alles om een gecontroleerde vloer, duidelijke startnummers en een back-up van alle muziek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Juryleden benaderen
2 personen
4
Muziekrechten controleren
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sponsoren benaderen
2 personen
8
Prijzen bestellen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startgelden registreren
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
2 personen
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Jurycriteria afdrukken
15
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
16
Muziekvolgorde testen
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Catering bestellen
19
Programma publiceren
20
Deelnemersbrief versturen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Muziek back-up maken

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Vloer controleren
2 personen
26
Wedstrijdvloer opbouwen
5 personen
27
Jurytafel opstellen
2 personen
28
Publieksstoelen opstellen
4 personen
29
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
30
Geluidsset aansluiten
2 personen
31
Microfoon testen
2 personen
32
Muziek afspelen testen
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Jurybriefing geven
2 personen
37
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
38
Deelnemers aanmelden
3 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Publiek ontvangen
3 personen
41
Programma omroepen
42
Openingsdans aankondigen
43
Rondes begeleiden
4 personen
44
Muziek per ronde afspelen
2 personen
45
Juryformulieren uitdelen
2 personen
46
Juryformulieren ophalen
2 personen
47
Scores invoeren
2 personen
48
Deelnemers begeleiden
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Buffet schoonhouden
2 personen
53
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
54
Finalisten bekendmaken
55
Finale begeleiden
4 personen
56
Prijzen klaarleggen
2 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
58
Groepsfoto maken
2 personen
59
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Geluidsset uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
63
Wedstrijdvloer afbreken
5 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Scores archiveren
68
Uitslagen publiceren
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opruimen
2 personen
71
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 150
Jurytafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Dansvloerpanelen
Startnummerbandenaantal 120
Pionnenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Reserve laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
USB-sticksaantal 3
Telefoonladersaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Podiumachtergronddoek
Rode loper

Decoratietextiel

Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Kantoor

Juryformulierenaantal 180
Programma'saantal 180
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 180
A4-mappenaantal 8
Printpapieraantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Papierversnipperaar
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Kassa
Geldkist
Betaalterminal
Rekenmachinesaantal 3
Notitieblokkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Prijzen

Bekersaantal 12
Medaillesaantal 36
Certificatenaantal 120
Cadeaubonnenaantal 12
Prijszakjesaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Markeringstapeaantal 6
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4

Tips

Leg het format uiterlijk 6 weken vooraf vast. Noteer per categorie het aantal deelnemers, de duur van een optreden, het aantal rondes en de criteria waarop juryleden punten geven.
Plan de inschrijving met een sluitingsdatum van minimaal 10 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om startgelden te registreren, dieetwensen te verzamelen en deelnemers definitief te bevestigen.
Test muziek en techniek niet pas op de dag zelf. Speel alle bestanden in de juiste volgorde af op de laptop, controleer het mengpaneel en de speakers en zet een volledige back-up op minstens 2 USB-sticks.
Maak het wedstrijdschema zodra de aanmeldingen gesloten zijn en publiceer het programma uiterlijk 5 dagen vooraf. Stuur deelnemers ook een brief met aankomsttijd, kleedkamerinformatie, startnummer en contactpersoon.
Reserveer op de opbouwdag minstens 2 uur voor vloer, jury en techniek. Controleer elk dansvloerpanel, leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg en wijs vrijwilligers aan voor ontvangst, garderobe, muziek en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een danswedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met format, locatie en juryleden. Reserveer de laatste 2 weken voor inschrijvingen, schema, muziekcontrole en deelnemerscommunicatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een danswedstrijd op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en technische controle. Bij losse dansvloerpanelen, meerdere kleedkamers of uitgebreide catering is 3 uur veiliger.
Wanneer moet je de inschrijving voor een danswedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddatum. Zo kun je deelnemers bevestigen, startgelden controleren en een realistisch wedstrijdschema maken.
Hoe controleer je de muziek voor een danswedstrijd?: Verzamel alle muziek uiterlijk 7 dagen vooraf en test de volledige afspeelvolgorde tijdens een technische repetitie. Bewaar daarna minstens 2 back-ups op aparte USB-sticks en neem een reserve laptop mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.