Einen Tanzwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Tanzwettbewerb müssen Anmeldung, Bewertung, Musik und Bühnenablauf exakt zusammenpassen. Lege zuerst das Wettkampfformat und den Zeitrahmen fest, bevor du Location, Jury und Technik buchst. Danach folgen Ausschreibung, Anmeldeformular und Teilnehmerverwaltung. In den letzten Tagen entscheidest du über Startreihenfolge, Musik-Backups, Helferaufteilung und Catering. So vermeidest du Wartezeiten, fehlende Dateien und Chaos beim Einlass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
- 4
Musikrechte prüfen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Sponsoren ansprechen
2 Personen
- 8
Preise bestellen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Startgelder erfassen
2 Personen
- 12
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 13
Spielplan erstellen
2 Personen
- 14
Jurykriterien drucken
- 15
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 16
Musikreihenfolge testen
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Catering bestellen
- 19
Programm veröffentlichen
- 20
Teilnehmerbrief versenden
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Musik-Backup erstellen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Boden überprüfen
2 Personen
- 26
Wettkampfboden aufbauen
5 Personen
- 27
Jurytisch aufstellen
2 Personen
- 28
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 29
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 30
Soundsystem anschließen
2 Personen
- 31
Mikrofon testen
2 Personen
- 32
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Catering bereitstellen
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Jury-Briefing geben
2 Personen
- 37
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
- 38
Teilnehmer anmelden
3 Personen
- 39
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 40
Publikum empfangen
3 Personen
- 41
Programm durchsagen
- 42
Eröffnungstanz ankündigen
- 43
Runden betreuen
4 Personen
- 44
Musik pro Runde abspielen
2 Personen
- 45
Juryformulare austeilen
2 Personen
- 46
Juryformulare abholen
2 Personen
- 47
Punkte eingeben
2 Personen
- 48
Teilnehmende betreuen
2 Personen
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Buffet sauber halten
2 Personen
- 53
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 54
Finalisten bekanntgeben
- 55
Finale betreuen
4 Personen
- 56
Preise bereitlegen
2 Personen
- 57
Preisverleihung betreuen
3 Personen
- 58
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 59
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Soundsystem ausschalten
2 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
- 63
Wettkampfboden abbauen
5 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Ergebnisse archivieren
- 68
Ergebnisse veröffentlichen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 71
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 150
- JurytischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- UmkleidebänkeAnz. 8
Sportmaterial
- Tanzbodenplatten
- StartnummernbänderAnz. 120
- KegelAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Laptop
- Ersatzlaptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 5
- USB-SticksAnz. 3
- TelefonladegeräteAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- GirlandenAnz. 12
- Bühnenhintergrund
- Roter Teppich
Dekorationsstoff
- TischdeckenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Büro
- JuryformulareAnz. 180
- ProgrammeAnz. 180
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 180
- A4-OrdnerAnz. 8
- DruckpapierAnz. 2
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- Aktenvernichter
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- Kasse
- Geldkassette
- Kartenterminal
- TaschenrechnerAnz. 3
- NotizblöckeAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Preise
- BecherAnz. 12
- MedaillenAnz. 36
- ZertifikateAnz. 120
- GeschenkgutscheineAnz. 12
- PreistütenAnz. 12
Sicherheit
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 20
- MarkierungsbandAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MülleimerAnz. 8
- AbfallcontainerAnz. 4
Tipps
- Lege das Wettkampfformat spätestens 10 bis 12 Wochen vor dem Termin fest. Definiere Kategorien, Altersgruppen, Bewertungskriterien, maximale Auftrittsdauer und die Zahl der Finalrunden, bevor du Anmeldungen öffnest.
- Reserviere die Location erst, wenn Tanzfläche, Umkleiden, Jurytische und Zuschauerplätze zusammenpassen. Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau, Soundcheck und die Kontrolle des Tanzbodens ein.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Setze eine Frist von 10 bis 14 Tagen vorher. Erfasse dabei Startgeld, Ernährungswünsche und Kontaktdaten und bestätige jede Teilnahme schriftlich.
- Sammle die Musikdateien spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb und teste die Reihenfolge einmal komplett. Speichere die Titel zusätzlich auf zwei USB-Sticks und einem Ersatzlaptop, nicht nur auf dem Hauptgerät.
- Teile Helfer festen Zeitfenstern zu: mindestens zwei Personen für Einlass und Startnummern, eine Person für die Musik und zwei für Catering und Wasser. Verschicke Teilnehmerbrief und Programm 3 bis 5 Tage vorher mit Ankunftszeit, Umkleidehinweisen und Ablauf.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tanzwettbewerb organisieren?
- Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Die Anmeldung sollte 10 bis 14 Tage vor dem Termin schließen, damit Spielplan und Teilnehmerbestätigungen rechtzeitig fertig werden.
- Wie erstellt man den Zeitplan für einen Tanzwettbewerb?
- Rechne pro Auftritt die Musikdauer plus etwa 3 Minuten für Aufruf, Wechsel und Bewertung ein. Plane außerdem mindestens 30 Minuten für Einlass und 15 Minuten Puffer pro Wettbewerbsblock ein.
- Wie sammelt man Musik für einen Tanzwettbewerb?
- Fordere die Dateien spätestens 7 Tage vor dem Termin in einem einheitlichen Format an und benenne sie mit Startnummer und Gruppe. Teste jede Datei in der richtigen Reihenfolge und erstelle mindestens zwei Backups.
- Was braucht die Jury bei einem Tanzwettbewerb?
- Bereite Jurykriterien, Bewertungsbögen, Stifte und einen festen Jurytisch spätestens am Vortag vor. Plane pro Jurymitglied einen eigenen Sitzplatz und drucke mindestens 10 Prozent mehr Bögen als erwartet.
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