Organiser un concours de danse, étape par étape

Un concours de danse se prépare d’abord sur le papier, avant de réserver la salle ou de publier l’annonce. Commence par fixer le règlement, les catégories, les critères du jury et le déroulement de la compétition. Ensuite, ouvre les inscriptions, rassemble les fichiers musicaux et confirme chaque participant. La dernière semaine sert surtout à vérifier les réservations, préparer les dossards, installer la piste et tester le son, les micros et l’éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Définir le lieu de la compétition
2 personnes
3
Définir les membres du jury
2 personnes
4
Réserver un animateur
5
Fixer le coordinateur musical
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Établir l’ordre de départ
2 personnes
13
Préparer les formulaires du jury
14
Envoyer les informations aux participants
15
Vérifier les réservations
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
18
Commander les prix et médailles
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Imprimer la liste des participants
23
Préparer les dossards
2 personnes
24
Préparer les tables du jury
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier le sol et la salle
3 personnes
29
Balisage de la piste de danse
3 personnes
30
Installer l’équipement sonore
3 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Tester l’éclairage
2 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer les tables du jury
2 personnes
36
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
40
Aménager la table des prix
2 personnes
41
Briefing du jury
5 personnes
42
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Préparer l’ordre de passage musical
2 personnes
46
Accueillir le public
3 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Animer les manches du concours
4 personnes
49
Diffuser la musique à chaque manche
2 personnes
50
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
51
Saisir les scores
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
56
Maintenir la salle propre
2 personnes
57
Recueillir les votes du public
2 personnes
58
Animer la finale
4 personnes
59
Vérifier le classement final
3 personnes
60
Remettre les prix
3 personnes
61
Préparer le discours de clôture
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
64
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
65
Démonter l’éclairage
2 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Nettoyer la salle
4 personnes
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Envoyer les résultats aux participants
76
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 180
Tables du juryqté 3
Chaises de juryqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Filtres de lumièreqté 6

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 24
Tapis antidérapants en caoutchoucqté 12
Tapis chauffantsqté 10
Miroirsqté 4
Caisses d’eauqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Cafetièreqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bouilloiresqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Mur photo
Ruban décoratifqté 6
Panneau d’accueil
Tableau rondqté 6
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Décorations de tableqté 12
Accessoires photoqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4
Épongesqté 12
Éponges à récurerqté 6
Raclettes en caoutchoucqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Diffuseurs d’airqté 4
Seaux de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Inscription

Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 300
Braceletsqté 220
Étiquettes nominativesqté 220
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 12

Matériel de compétition

Fiches de juryqté 200
Feuilles de scoreqté 30
Listes de participantsqté 20
Brochures du programmeqté 220
Certificatsqté 120
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12
Enveloppesqté 30
Pots à stylosqté 4
Ruban de papierqté 6
Marqueursqté 12
Calculatricesqté 4
Minuterieqté 2
Housses à vêtementsqté 40
Film miroirqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Autocollants antidérapantsqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Conseils

Établis le règlement avant de créer le formulaire d’inscription : précise les catégories, la durée des passages, les critères de notation et les conditions de participation. Cela évite de devoir corriger les inscriptions plus tard.
Réserve le lieu, l’animateur et les membres du jury dès que la date est fixée. Prévois au moins 4 semaines pour confirmer les disponibilités et communiquer des informations fiables aux participants.
Demande les fichiers musicaux dans un format unique et fixe une date limite 7 jours avant le concours. Vérifie chaque morceau sur l’ordinateur et la table de mixage prévus, puis garde une copie sur au moins deux clés USB.
Prépare l’ordre de départ et les dossards après la clôture des inscriptions, puis envoie les horaires aux participants au moins 5 jours avant. Ajoute l’heure d’arrivée, les consignes alimentaires et les informations d’accès.
Fais l’installation la veille si possible : panneaux de piste, tapis antidérapants, tables du jury, chaises, balisage et éclairage. Le jour J, teste chaque microphone, rallonge, multiprise et projecteur avant l’arrivée du premier danseur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de danse ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer le règlement, le lieu, le jury et l’équipe technique ; les dernières sont consacrées aux inscriptions, à la musique et à l’installation.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de danse ?: Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant la compétition. Il vous restera ainsi le temps de traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires, établir l’ordre de départ et imprimer la liste des participants.
Quand demander les musiques aux participants ?: Demandez les fichiers musicaux dès la confirmation de l’inscription, avec une date limite située 7 jours avant le concours. Vérifiez ensuite chaque fichier et préparez une copie de secours sur une deuxième clé USB.
Que faut-il vérifier la veille d’un concours de danse ?: Contrôlez la réservation de la salle, la piste, les tapis, les tables du jury, les chaises, les dossards et le matériel audio. Réalisez un test complet du son, des microphones et de l’éclairage au moins 2 heures avant l’ouverture au public.

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