Zo organiseer je een dansvoorstelling zonder stress

Begin met de datum, zaal en repetitieruimte; daarna leg je de dansgroepen, optredens en tijden vast. Werk vervolgens naar buiten toe: uitnodigingen, aanmeldingen, promotie en de gastenlijst. Ondertussen regel je muziek, rechten, licht, kleding, decor, catering en vrijwilligers. De laatste week draait vooral om controleren en briefen. Met een vaste volgorde voorkom je dat technische bestanden, dieetwensen of praktische zaken in de kleedkamers pas op de voorstellingsdag boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
2
Repetitieruimte reserveren
3
Dansgroepen bevestigen
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Promotie online plaatsen
10
Posters ophangen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Tickets en gastenlijst maken
16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
17
Muziekrechten controleren
18
Lichtplan maken
2 personen
19
Kleding en accessoires controleren
3 personen
20
Decor en rekwisieten controleren
2 personen
21
Catering bestellen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Definitieve gastenlijst maken
24
Briefing voor vrijwilligers maken
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Materialen naar de zaal brengen
4 personen
27
Zaalvloer controleren
2 personen
28
Kleedkamers inrichten
3 personen
29
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
35
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
36
Geluid aansluiten
3 personen
37
Muziek inladen
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Lichtstanden testen
2 personen

Event

40
Dansers ontvangen
3 personen
41
Aanwezigheid dansers registreren
42
Kostuums uitdelen
3 personen
43
Kleedkamers begeleiden
2 personen
44
Generale doorloop uitvoeren
5 personen
45
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
46
Publiek ontvangen
4 personen
47
Tickets controleren
3 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Garderobe aannemen
2 personen
50
Deuren openen
2 personen
51
Voorstelling starten
3 personen
52
Muziek en licht bedienen
2 personen
53
Podiumwissels begeleiden
3 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauze aankondigen
57
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
58
Applausmoment begeleiden
59
Dansers opvangen
3 personen
60
Garderobe uitgeven
2 personen
61
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

62
Kostuums verzamelen
3 personen
63
Rekwisieten verzamelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
69
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
70
Geluid en licht afbouwen
3 personen
71
Materialen inladen
4 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Zaal netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Koffielepelsaantal 80
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 4
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Kledinghoezenaantal 40
Kostuumspiegelsaantal 4
Make-upspiegelsaantal 8
Rekwisietenkistenaantal 6
Kledinghangersaantal 80

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Reserve-USB-sticksaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Waskorvenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma niet alleen inhoudelijk vast, maar zet per optreden ook de opkomsttijd, wisseltijd en muziekversie erbij. Plan tussen twee optredens minstens 5 minuten voor een kostuum- of decorwissel.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk 2 weken vooraf op één laptop en 2 reserve-USB-sticks. Controleer daarna of elk bestand opent en of de muziekrechten voor de voorstelling geregeld zijn.
Maak de definitieve gastenlijst 3 tot 5 dagen voor de voorstelling. Houd tickets, genodigden en eventuele dieetwensen bij elkaar, zodat de entree en catering niet op losse berichten hoeven te zoeken.
Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, kabels en licht minstens 1 dag vooraf in de zaal. Leg verlengkabels vast met gaffer tape en gebruik kabelgoten waar publiek of dansers langs lopen.
Geef vrijwilligers uiterlijk 48 uur vooraf een korte briefing met hun post, starttijd en contactpersoon. Wijs afzonderlijk iemand aan voor entree, garderobe, kleedkamers, techniek en catering; anders blijven kleine problemen bij één organisator hangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansvoorstelling organiseren?: Leg datum, zaal en repetitieruimte bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin uiterlijk 8 weken voor de voorstelling met groepen, programma, uitnodigingen en aanmeldingen.
Wanneer moet het programma van een dansvoorstelling klaar zijn?: Maak een eerste programma ongeveer 6 weken vooraf en bevries de volgorde uiterlijk 2 weken voor de voorstelling. Daarna kun je programmabladen, gasteninformatie en techniek op dezelfde versie afstemmen.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien bij een dansvoorstelling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, plus water voor dansers en vrijwilligers. Bestel catering en drank uiterlijk 7 dagen vooraf en pas de aantallen aan zodra de gastenlijst definitief is.
Wanneer test je de techniek voor een dansvoorstelling?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de belangrijkste controle op de dag zelf vóór de zaal opengaat. Controleer per optreden de muziek, microfoons, speakers, stroom en zichtlijnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.