Eine Tanzvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Saal und Probenraum zuerst fest und bestätige danach die Tanzgruppen. Reserviere für die Generalprobe einen eigenen Zeitblock, statt ihn zwischen reguläre Proben zu quetschen.
• Stelle das Programm spätestens drei bis vier Wochen vor dem Auftritt zusammen. Lege für jeden Beitrag Dauer, Umbauzeit und Auftrittszeit fest, damit Einlass und Moderation nicht ins Rutschen geraten.
• Sammle die Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Lege eine geprüfte Version auf dem Laptop und zusätzlich auf mindestens zwei Ersatz-USB-Sticks ab; kläre die Musikrechte vor der Veröffentlichung des Programms.
• Schließe die Gästeliste und Ernährungswünsche etwa sieben Tage vorher ab. Erst dann lassen sich Catering, Sitzplätze, Namenslisten und die benötigte Anzahl an Gläsern, Tassen und Serviertabletts verlässlich planen.
• Gib den Freiwilligen spätestens drei Tage vorher ein schriftliches Briefing mit Treffpunkt, Schichtzeiten und Zuständigkeiten. Weise zusätzlich eine Person für Garderobe und Umkleiden sowie eine Person für Ton und Musik ein.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, eine Tanzvorstellung zu organisieren?

Plane mindestens acht bis zwölf Wochen ein, wenn mehrere Tanzgruppen, Anmeldungen und Catering beteiligt sind. In den letzten vier Wochen sollten Programm, Werbung, Technik und Helfer verbindlich feststehen.

Wann sollte man die Einladungen für eine Tanzvorstellung verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor der Vorstellung. Öffne die Anmeldung gleichzeitig und setze einen klaren Anmeldeschluss, idealerweise sieben Tage vor dem Termin.

Wie viele Proben braucht eine Tanzvorstellung?

Neben den regulären Gruppentrainings solltest du mindestens eine gemeinsame Ablaufprobe und eine technische Probe einplanen. Für eine Vorstellung mit mehreren Gruppen sind zwei zusätzliche Termine meist realistischer, damit Auf- und Abgänge sitzen.

Wann muss die Technik für eine Tanzvorstellung geprüft werden?

Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Kabel und Musikdateien spätestens eine Woche vorher. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen vollständigen Soundcheck mit allen Auftrittsgruppen durch.

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