Cómo organizar un espectáculo de danza sin perder el control

Empieza por fijar la fecha y reservar la sala, porque todo lo demás depende del espacio y de los horarios disponibles. Después confirma los grupos de baile, reúne sus necesidades y construye un programa con actuaciones, cambios y pausas realistas. La promoción y las inscripciones deben avanzar mientras cierras música, iluminación, vestuario y catering. El día del espectáculo, una lista definitiva de invitados y una reunión breve con los voluntarios evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
2
Reservar la sala de ensayo
3
Confirmar los grupos de baile
2 personas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
6
Diseñar invitaciones
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir inscripciones
9
Publicar la promoción en línea
10
Colgar pósters
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Imprimir el programa
15
Crear entradas y lista de invitados
16
Reunir archivos de música
2 personas
17
Comprobar los derechos de música
18
Hacer el plan de iluminación
2 personas
19
Comprobar la ropa y los accesorios
3 personas
20
Comprobar la decoración y el atrezo
2 personas
21
Pedir el catering
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la lista definitiva de invitados
24
Preparar la charla para voluntarios
25
Hacer la compra
3 personas
26
Llevar los materiales a la sala
4 personas
27
Comprobar el suelo del salón
2 personas
28
Preparar los vestuarios
3 personas
29
Limpiar el espacio del público
3 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Colocar las mesas de recepción
2 personas
32
Montar el guardarropa
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Preparar los accesorios
2 personas
35
Montar la iluminación
3 personas
36
Conectar el sonido
3 personas
37
Cargar la música
2 personas
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Probar los modos de iluminación
2 personas

Evento

40
Recibir a los bailarines
3 personas
41
Registrar la asistencia de los bailarines
42
Repartir los disfraces
3 personas
43
Acompañar a los vestuarios
2 personas
44
Realizar el ensayo general
5 personas
45
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
46
Recibir al público
4 personas
47
Comprobar las entradas
3 personas
48
Repartir programas
2 personas
49
Gestionar guardarropa
2 personas
50
Abrir las puertas
2 personas
51
Empezar la actuación
3 personas
52
Controlar la música y la iluminación
2 personas
53
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Anunciar el descanso
57
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
58
Coordinar el momento de aplausos
59
Recibir a los bailarines
3 personas
60
Entrega del guardarropa
2 personas
61
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

62
Reunir los trajes
3 personas
63
Reunir los accesorios
2 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Retirar sillas y mesas
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el espacio del público
3 personas
69
Limpiar los vestuarios
2 personas
70
Desmontar el sonido y la iluminación
3 personas
71
Cargar los materiales
4 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Guardar el stock sobrante
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Dejar la sala en orden
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 6
Mesas de vestuariocant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharillas de cafécant. 80
Cuencoscant. 12

Decoración

Telones de fondocant. 4
Guirnaldas de papelcant. 12
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Photowall
Atriles para programascant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Percheroscant. 6
Fundas para ropacant. 40
Espejos de vestuariocant. 4
Espejos de maquillajecant. 8
Cajas de atrezzocant. 6
Perchascant. 80

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Memorias USB de repuestocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 100

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuencos de serviciocant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Cestas para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la sala de ensayo y el salón, y confirma los grupos antes de publicar las invitaciones. Si cambia un grupo, tendrás que rehacer horarios, programa y promoción.
Elabora el programa con una duración concreta para cada actuación y deja margen entre números para cambios de vestuario, entradas y salidas. Registra también quién necesita música, micrófono o espacio adicional.
No esperes al día del evento para reunir la música: guarda todos los archivos en un portátil, lleva memorias USB de repuesto y comprueba con antelación los derechos de cada pista.
Haz una prueba técnica completa en la sala antes de abrir las puertas. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cables, regletas y canaletas; fija los cables sueltos con cinta gaffer.
Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Prepara una charla de 15 minutos para los voluntarios y asigna responsables para entradas, vestuario, escenario, orientación y atención al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La sala, los grupos y la reserva de ensayo deben quedar confirmados al principio; deja las dos últimas semanas para cerrar inscripciones, programa, música y necesidades técnicas.
¿Cómo se prepara el programa de un espectáculo de danza?: Pide a cada grupo el nombre de la actuación, su duración, el número de participantes y los requisitos de música o vestuario. Ordena las actuaciones dejando entre 5 y 10 minutos para cambios y registra todos los horarios en una única versión definitiva.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela el mismo día, al menos 2 horas antes de recibir al público. Prueba cada pista, micrófono, altavoz y conexión, y conserva una copia de seguridad en una memoria USB.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un espectáculo de danza?: Para un espectáculo pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 25-30 asistentes, además de una persona coordinadora. Asigna funciones concretas para entradas, vestuario, escenario, catering y carteles direccionales, y reúne al equipo 15 minutos antes de abrir.

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