Zo organiseer je een dansvoorstelling zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en het voorstellingsprogramma; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna dansers en crew, leg repetities vast en verzamel technische wensen voordat je apparatuur reserveert. Werk vervolgens aan kaartverkoop of aanmeldingen, publieksinformatie, kostuums en rekwisieten. Plan de laatste week vooral voor controles: muziekbestanden testen, kostuums passen, catering berekenen en de publieksindeling afronden. Op de dag zelf controleer je eerst vloer, speelvlak, licht en geluid voordat dansers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
3
Dansers en crew bevestigen
2 personen
4
Repetitierooster opstellen
2 personen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Reserveringen maken
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma online publiceren
12
Kaarten en polsbandjes bestellen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Techniek en apparatuur reserveren
2 personen
15
Decoratie en bewegwijzering maken
3 personen
16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
17
Muziekbestanden controleren
2 personen
18
Kostuums passen
4 personen
19
Laatste repetitie uitvoeren
12 personen
20
Publieksindeling controleren
2 personen
21
Crewinstructies versturen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Kostuums en rekwisieten verzamelen
4 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Vloer en speelvlak inspecteren
2 personen
26
Podiumvloer leggen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
30
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Lichtstanden testen
2 personen
33
Muziek en cues testen
3 personen
34
Decor en rekwisieten plaatsen
4 personen
35
Kleedkamers inrichten
3 personen
36
Kostuums klaarleggen
3 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
40
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Kaartcontrole inrichten
2 personen
42
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

43
Dansers laten inchecken
2 personen
44
Kleedkamers toewijzen
45
Technische doorloop uitvoeren
6 personen
46
Kostuums en make-up verzorgen
4 personen
47
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
48
Publieksfoyer openen
3 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Kaarten controleren
3 personen
51
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Voorstelling aankondigen
55
Licht en geluid bedienen
3 personen
56
Pauzedranken serveren
4 personen
57
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
58
Artiesten begeleiden naar finale
2 personen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
60
Nazit en bedankmoment verzorgen
2 personen

Nazorg

61
Kostuums en rekwisieten inpakken
4 personen
62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Foyer schoonmaken
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
74
Decoratie afvoeren
2 personen
75
Foto- en videomateriaal ordenen
76
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafels voor ontvangstaantal 3

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Dansvloerpanelenaantal 12
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop voor muziek
Reserve-audiokabels
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Theaterspotsaantal 4
Lichtstatiefaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Reserve-ledlampenaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 3
dienbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Opbergkrattenaantal 20
Koelelementenaantal 30
Flessenopenersaantal 4
Thermosflessenaantal 10

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Programmabordenaantal 4
Kledinghoezenaantal 30
Spiegelsaantal 4
Kostuumrekkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Programmaboekjesaantal 180
Toegangsbandjesaantal 180
Pennenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Kassa-geldkist
Polsbandjes voor crewaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapiervoorraadaantal 24

Catering

Boodschappen
Waterdispensersaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Koelplatenaantal 6
Afsluitbare voorraadbakkenaantal 12
Etiketten voor allergenenaantal 80
Servettenhoudersaantal 12
Thermosbekers voor crewaantal 30

Tips

Plan de technische doorloop uiterlijk 1 tot 2 weken voor de voorstelling. Test dan de laptop met muziek, speakers, mengpaneel, microfoons en reserve-audiokabels; ontdek je pas op de dag zelf een ontbrekende aansluiting, dan is er weinig tijd om te herstellen.
Stuur het repetitierooster en de crewinstructies minstens 7 dagen vooraf. Vermeld per repetitie wie aanwezig moet zijn, wanneer kostuums en rekwisieten nodig zijn en wie verantwoordelijk is voor licht, geluid en ontvangst.
Controleer de publieksstroom vóór je de zaalindeling definitief maakt. Zet ontvangsttafels, stoelen en bewegwijzering zo neer dat bezoekers niet door het speelvlak of langs kledingrekken en backstage-materiaal hoeven te lopen.
Bereken catering per onderdeel in plaats van alleen een totaal te bestellen. Neem voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon op en tel servies, serveerschalen en serveertangen mee; die worden vaak pas tijdens het klaarzetten gemist.
Open de locatie minimaal 3 uur voor aanvang. Inspecteer de dansvloerpanelen en het speelvlak, test LED-spots en theaterspots, leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig vast met gaffer tape en houd reserve-ledlampen achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig dansers en crew uiterlijk 10 weken vooraf, zodat repetities, techniek, kostuums en uitnodigingen op elkaar aansluiten.
Wanneer moet je de techniek voor een dansvoorstelling regelen?: Verzamel technische wensen 8 tot 10 weken vooraf en reserveer podiumdelen, dansvloerpanelen, speakers en verlichting daarna zo snel mogelijk. Plan een volledige technische test uiterlijk 1 tot 2 weken voor de voorstelling.
Hoeveel drankjes reken je per persoon bij een dansvoorstelling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur bij, en bestel servies en serveermateriaal minimaal 3 dagen vooraf.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een dansvoorstelling?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en publiceer het programma zodra datum, locatie en onderdelen definitief zijn. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.