Eine Tanzvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Tanzvorstellung hängt der Ablauf nicht nur von den Tänzerinnen und Tänzern ab. Programm, Probenplan, Musik, Bühnenboden, Licht und Einlass müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach die technischen Anforderungen und bestätige alle Mitwirkenden. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Musikdateien zu prüfen, Kostüme und Requisiten zu bündeln und der Crew klare Anweisungen zu schicken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Vorführungsprogramm festlegen
3 Personen
3
Tänzer und Crew bestätigen
2 Personen
4
Probenplan erstellen
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Reservierungen vornehmen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Programm online veröffentlichen
12
Karten und Armbänder bestellen
13
Cateringmengen berechnen
2 Personen
14
Technik und Ausstattung reservieren
2 Personen
15
Dekoration und Beschilderung herstellen
3 Personen
16
Musikdateien sammeln
2 Personen
17
Musikdateien prüfen
2 Personen
18
Kostüme anprobieren
4 Personen
19
Letzte Probe durchführen
12 Personen
20
Publikumsaufteilung prüfen
2 Personen
21
Crew-Anweisungen versenden
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kostüme und Requisiten sammeln
4 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Boden und Spielfläche prüfen
2 Personen
26
Bühnenboden verlegen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
29
Tontechnik anschließen
3 Personen
30
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Lichtmodi testen
2 Personen
33
Musik und Cues testen
3 Personen
34
Dekor und Requisiten aufbauen
4 Personen
35
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
36
Kostüme bereitlegen
3 Personen
37
Catering bereitstellen
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
40
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
41
Kartenkontrolle einrichten
2 Personen
42
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

43
Tänzer einchecken lassen
2 Personen
44
Umkleiden zuweisen
45
Technische Generalprobe durchführen
6 Personen
46
Kostüme und Make-up betreuen
4 Personen
47
Künstlermahlzeit servieren
3 Personen
48
Publikumsfoyer öffnen
3 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Karten kontrollieren
3 Personen
51
Programmhefte verteilen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Vorstellung ankündigen
55
Licht und Ton bedienen
3 Personen
56
Pausengetränke servieren
4 Personen
57
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
58
Künstler zur Finalrunde begleiten
2 Personen
59
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
60
Nachklang und Dankesmoment gestalten
2 Personen

Nachbereitung

61
Kostüme und Requisiten einpacken
4 Personen
62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
63
Lichttechnik abbauen
3 Personen
64
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Foyer reinigen
3 Personen
68
Saal reinigen
3 Personen
69
Umkleiden reinigen
2 Personen
70
Materialien prüfen
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
73
Kostüme waschen und verstauen
3 Personen
74
Dekoration abtransportieren
2 Personen
75
Foto- und Videomaterial sortieren
76
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 10
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
Klapptische für den EmpfangAnz. 3

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
TanzbodenplattenAnz. 12
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop für Musik
Ersatz-Audiokabel
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
TheaterscheinwerferAnz. 4
LichtstativAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 60
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
TablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KühlelementeAnz. 30
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 10

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
TischdeckenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
HinweispfeileAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
KleiderhüllenAnz. 30
SpiegelAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 180
EinlassbändchenAnz. 180
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
Kassen-Geldkasse
Armbänder für das TeamAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
Reinigungswagen
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsgelAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapiervorratAnz. 24

Catering

Einkäufe
WasserspenderAnz. 3
GetränkespenderAnz. 4
KühlplattenAnz. 6
Verschließbare VorratsbehälterAnz. 12
Etiketten für AllergeneAnz. 80
ServiettenhalterAnz. 12
Thermobecher für das TeamAnz. 30

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du die Dauer, die Reihenfolge der Auftritte und mögliche Pausen verlässlich angeben.
Sammle die technischen Anforderungen frühzeitig und prüfe sie spätestens bei der letzten Probe vor Ort. Besonders Tanzbodenplatten, Lautsprecher, Mischpult und Licht müssen zusammen funktionieren.
Plane die Musik doppelt: Speichere alle geprüften Dateien auf dem Laptop und nimm Ersatz-Audiokabel mit. Ungeprüfte Dateien oder fehlende Adapter sorgen kurz vor Beginn häufig für Verzögerungen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag. Berechne die Cateringmengen nach der bestätigten Gästezahl und stelle Teller, Gläser und Besteck für den Empfang bereit.
Öffne den Veranstaltungsort früh genug für einen vollständigen Rundgang. Prüfe Boden und Spielfläche, stelle die Publikumsaufteilung fest und gib der Crew vor dem Einlass konkrete Aufgaben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Technik, Einladungen und Reservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Vorstellung feststehen.
Wann sollte der Probenplan für eine Tanzvorstellung fertig sein?: Erstelle den Probenplan, sobald Tänzer und Crew bestätigt sind, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Die letzte Probe sollte innerhalb der letzten 7 Tage stattfinden.
Wie viel Zeit braucht der technische Aufbau?: Plane für Bühnenfläche, Tanzboden, Lautsprecher, Mischpult und Beleuchtung mindestens 3 Stunden Aufbauzeit ein. Für einen vollständigen Sound- und Lichtcheck solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten reservieren.
Wann verschickt man Einladungen für eine Tanzvorstellung?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Setze den Anmeldeschluss 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering und Publikumsaufteilung rechtzeitig angepasst werden können.

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