Organiser un spectacle de danse, étape par étape

Un spectacle de danse se prépare d’abord comme une production, puis comme un événement public. Commencez par fixer la date et le lieu, avant de construire le programme et de confirmer les danseurs et l’équipe. Prévoyez ensuite les répétitions, les besoins techniques, les invitations et l’accueil du public. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les fichiers musicaux, les essais de costumes, la répartition des spectateurs et le contrôle du sol avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme du spectacle
3 personnes
3
Confirmer les danseurs et l'équipe
2 personnes
4
Établir le planning des répétitions
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier le programme en ligne
12
Commander les cartes d'entrée et les bracelets
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Réserver le matériel technique et l’équipement
2 personnes
15
Créer la décoration et la signalétique
3 personnes
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
18
Essayer les costumes
4 personnes
19
Effectuer la répétition finale
12 personnes
20
Vérifier la répartition du public
2 personnes
21
Envoyer les consignes à l’équipe
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler les costumes et les accessoires
4 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Inspecter le sol et l'aire de jeu
2 personnes
26
Poser le plancher de scène
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer des tables d'accueil
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
3 personnes
30
Installer l’éclairage
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
33
Tester la musique et les cues
3 personnes
34
Installer le décor et les accessoires
4 personnes
35
Aménager les vestiaires
3 personnes
36
Préparer les costumes
3 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les livrets de programme
2 personnes
40
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
41
Mettre en place le contrôle des billets
2 personnes
42
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

43
Enregistrer les danseurs
2 personnes
44
Attribuer les loges
45
Réaliser la répétition technique
6 personnes
46
S’occuper des costumes et du maquillage
4 personnes
47
Servir le repas des artistes
3 personnes
48
Ouvrir le foyer du public
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Contrôler les billets
3 personnes
51
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Annoncer le spectacle
55
Gérer la lumière et le son
3 personnes
56
Servir les boissons de pause
4 personnes
57
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
58
Accompagner les artistes jusqu'à la finale
2 personnes
59
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
60
Animer le débriefing et les remerciements
2 personnes

Suivi

61
Emballer les costumes et les accessoires
4 personnes
62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Démonter l’éclairage
3 personnes
64
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le foyer
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Laver et ranger les costumes
3 personnes
74
Évacuer la décoration
2 personnes
75
Classer les photos et vidéos
76
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 10
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Tables pliantes pour l’accueilqté 3

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Panneaux de piste de danseqté 12
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable pour la musique
Câbles audio de rechange
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de théâtreqté 4
Pied de projecteurqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Ampoules LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 3
plateauxqté 8
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 3
Caisses de rangementqté 20
Pains de glaceqté 30
Tire-bouchonsqté 4
Bouteilles isothermesqté 10

Décoration

Toiles de fondqté 3
Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Flèches de signalisationqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Housses à vêtementsqté 30
Miroirsqté 4
Portants à costumesqté 4
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 180
Brassards d’accèsqté 180
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 6
Caisse de caisse
Bracelets pour l'équipeqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 12
Stock de papier toiletteqté 24

Catering

Courses
Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Plaques de refroidissementqté 6
Bacs de stockage fermablesqté 12
Étiquettes pour allergènesqté 80
Porte-serviettesqté 12
Mugs isothermes pour l'équipeqté 30

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez la durée de chaque tableau, les transitions et l’ordre de passage. Gardez une marge d’au moins 15 minutes pour les changements de costumes ou les ajustements techniques.
Planifiez les répétitions à rebours du spectacle. Bloquez une répétition finale complète au plus tard la veille, avec les fichiers musicaux définitifs, les costumes, les accessoires et les indications de lumière.
Traitez la technique comme un dossier séparé : vérifiez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les câbles, les rallonges et les multiprises au moins 7 jours avant. Gardez du ruban gaffer et des câbles audio de rechange sur place.
Calculez l’accueil à partir du nombre d’inscrits confirmé, pas de l’estimation initiale. Préparez les cartes d’entrée et les bracelets plusieurs jours à l’avance, puis répartissez les chaises, les tables d’accueil et les zones du public avant l’arrivée des spectateurs.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour inspecter le sol et l’aire de jeu avant l’installation finale. Faites un dernier contrôle des costumes, de la musique, de la signalétique et des consignes de l’équipe avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un spectacle avec plusieurs danseurs, une billetterie et du matériel technique. Réservez le lieu et confirmez l’équipe dès la première semaine, puis verrouillez le programme au moins 4 semaines avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant afin de calculer les quantités de catering, les places et le matériel d’accueil.
Quand vérifier les fichiers musicaux du spectacle ?: Rassemblez les fichiers définitifs au moins 7 jours avant, puis vérifiez-les sur l’ordinateur et le système audio utilisés sur place. Faites un test complet pendant la répétition finale et conservez une copie de secours.
Que faut-il contrôler dans la salle le jour du spectacle ?: Inspectez le sol, l’aire de jeu, les câbles, les projecteurs et la circulation du public avant l’ouverture. Prévoyez idéalement 2 heures sur place pour installer, tester la technique et corriger un problème sans retarder le spectacle.

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