Zo organiseer je een dansvoorstelling zonder last-minute stress

Begin met de datum, zaal en deelnemende dansgroepen; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Werk daarna het programma uit en leg repetities, techniek en catering vast. Verzamel muziekbestanden vroeg, test ze op de laptop en bewaar een reservekopie op een USB-stick. In de laatste week controleer je kostuums, bewegwijzering, programmabladen en de ontvangst. Een afgedrukt draaiboek zorgt dat vrijwilligers en technici tijdens de voorstelling dezelfde planning volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
3
Dansgroepen bevestigen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Repetitietijden vastleggen
2 personen
6
Geluidseisen inventariseren
2 personen
7
Technische apparatuur reserveren
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
13
Vrijwilligers inplannen
14
Draaiboek afdrukken
15
Bezoekersinformatie versturen
16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
17
Muziekbestanden controleren
2 personen
18
Reservekopie maken
19
Kostuums controleren
3 personen
20
Kostuums labelen
2 personen
21
Programma's afdrukken
22
Naambadges voorbereiden
23
Decoratie controleren
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Kostuums naar locatie brengen
2 personen
27
Techniek naar locatie brengen
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Zaal controleren
2 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Podiumvloer controleren
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
34
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
35
Muziek testen
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Kleedkamers inrichten
3 personen
38
Kostuums klaarleggen
3 personen
39
Catering klaarzetten
3 personen
40
Koffie en thee bereiden
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
43
Programma's klaarleggen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Dansers laten omkleden
2 personen
46
Laatste warming-up begeleiden
2 personen
47
Publiek ontvangen
4 personen
48
Kaarten controleren
2 personen
49
Voorstelling begeleiden
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Pauzehapjes serveren
3 personen
52
Publieksvragen opvangen
53
Kleedkamers bewaken
54
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
55
Tweede ontvangst verzorgen
3 personen
56
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
57
Slotapplaus begeleiden
2 personen
58
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Kostuums verzamelen
3 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Zaal opruimen
5 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Apparatuur terugbrengen
2 personen
68
Kostuums terugbrengen
2 personen
69
Hergebruikbare materialen reinigen
2 personen
70
Ongebruikte catering opbergen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Back-uplaptop
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
DI-box
Laptopstandaard
USB-sticksaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Audiokabels
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Werklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Programmabordenaantal 2
Stoffen achtergronddoekenaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Plakstripsaantal 2
Naambadgesaantal 40

Servies

Waterglazenaantal 150
Koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveertraysaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en leg de voorstellingsdatum minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel kleedkamers, stoelen, tafels en aansluitpunten voor geluid en verlichting beschikbaar zijn.
Maak het programma pas definitief nadat alle dansgroepen hun duur, bezetting en muziek hebben bevestigd. Plan per groep een repetitie- of soundcheckmoment en houd minstens 15 minuten buffer tussen onderdelen.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk 2 weken voor de voorstelling. Controleer elk bestand op de laptop, speel het af via de speakers en bewaar daarna een reservekopie op een tweede laptop of USB-stick.
Plan de ontvangst niet pas op de dag zelf: wijs minimaal 2 vrijwilligers aan voor de ontvangstbalie en bezoekersinformatie. Leg naambadges, richtingsborden, programmaborden en waterglazen vóór opening klaar.
Label kostuums en kledinghangers per dansgroep en controleer ze 3 tot 5 dagen vooraf. Test ook microfoons, mengpaneel, DI-box, kabels en LED-spots; leg gaffer tape, verlenghaspels en batterijen bij de techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, datum en dansgroepen. Leg techniek, catering en uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf vast, zodat er nog tijd is voor wijzigingen.
Hoe maak je een draaiboek voor een dansvoorstelling?: Zet per onderdeel de tijd, verantwoordelijke, muziek, technische cue en benodigde materialen in één overzicht. Druk het draaiboek 1 tot 2 dagen vooraf af en geef een exemplaar aan de organisatie, techniek en ontvangst.
Hoeveel tijd moet je reserveren voor een soundcheck?: Reken per dansgroep op 15 tot 20 minuten en plan daarnaast minimaal 30 minuten voor een volledige technische test. Controleer laptop, reservekopie, speakers, microfoons en verlichting vóór de bezoekers binnenkomen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een dansvoorstelling?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf, zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen wekelijks en stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.