Eine Tanzvorstellung Schritt für Schritt organisieren
Beginne bei der Tanzvorstellung mit Datum und Saal, bevor du Einladungen oder Technik planst. Danach bestätigst du die Tanzgruppen, stellst das Programm zusammen und legst die Probenzeiten fest. Parallel klärst du Beschallung, Musikdateien, Kostüme, Catering und Helfer. In der letzten Woche geht es vor allem um Ausdrucke, Beschilderung, Sicherungskopien und einen klaren Ablauf für Bühne, Umkleiden und Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 2
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
- 3
Tanzgruppen bestätigen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Probenzeiten festlegen
2 Personen
- 6
Anforderungen an die Beschallung erfassen
2 Personen
- 7
Technische Geräte reservieren
- 8
Einladungen gestalten
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Catering reservieren
- 13
Freiwillige einplanen
- 14
Drehbuch ausdrucken
- 15
Besucherinformationen versenden
- 16
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 17
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 18
Sicherungskopie erstellen
- 19
Kostüme prüfen
3 Personen
- 20
Kostüme beschriften
2 Personen
- 21
Programme ausdrucken
- 22
Namensschilder vorbereiten
- 23
Dekoration überprüfen
2 Personen
- 24
Einkaufsliste prüfen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Kostüme zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 27
Technik zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Saal kontrollieren
2 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Tische aufstellen
3 Personen
- 32
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 33
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 34
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
- 35
Musik testen
2 Personen
- 36
Mikrofone testen
2 Personen
- 37
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
- 38
Kostüme bereitlegen
3 Personen
- 39
Catering bereitstellen
3 Personen
- 40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 41
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 42
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 43
Programme bereitlegen
- 44
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 45
Tänzer zum Umziehen schicken
2 Personen
- 46
Letztes Aufwärmen begleiten
2 Personen
- 47
Publikum empfangen
4 Personen
- 48
Karten kontrollieren
2 Personen
- 49
Aufführung begleiten
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 52
Publikumsfragen entgegennehmen
- 53
Umkleidekabinen bewachen
- 54
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
- 55
Zweite Begrüßung betreuen
3 Personen
- 56
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
- 57
Schlussapplaus begleiten
2 Personen
- 58
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Kostüme einsammeln
3 Personen
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Raum aufräumen
5 Personen
- 64
Saal reinigen
3 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 67
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
- 68
Kostüme zurückbringen
2 Personen
- 69
Wiederverwendbare Materialien reinigen
2 Personen
- 70
Übriges Catering verstauen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 8
- UmkleideracksAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 40
- Empfangstresen
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Ersatzlaptop
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- DI-Box
- Laptopständer
- USB-SticksAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Audiokabel
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- ArbeitslampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- ProgrammschilderAnz. 2
- StoffhintergründeAnz. 2
- KabelbinderAnz. 100
- KlebestreifenAnz. 2
- NamensschilderAnz. 40
Geschirr
- WassergläserAnz. 150
- KaffeebecherAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
Reinigung
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Saal und Veranstaltungstermin zuerst, idealerweise mehrere Monate im Voraus. Ohne bestätigte Raumgröße lassen sich Bestuhlung, Umkleideracks, Empfangstresen und Technik nur schwer sinnvoll planen.
- Sammle die Anforderungen der Gruppen, bevor du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone oder eine DI-Box reservierst. Prüfe jede Musikdatei mindestens 7 Tage vorher und speichere sie zusätzlich auf einem zweiten Laptop oder USB-Stick.
- Plane Proben nicht nur für die Tänzerinnen und Tänzer, sondern auch für Einlass, Moderation und Technik. Eine kurze technische Probe am Veranstaltungstag zeigt, ob Kabel, Mikrofonständer und Laptopanschlüsse funktionieren.
- Schließe Anmeldungen, Ernährungswünsche und Catering spätestens 7 Tage vor der Vorstellung ab. So kannst du Mengen anpassen und Wassergläser, Tische sowie die Ausgabe am Empfang vorbereiten.
- Drucke Drehbuch, Programme, Wegweiser, Namensschilder und Besucherinformationen in der letzten Woche aus. Am Tag selbst brauchst du außerdem Gaffer Tape, Kabelbinder, Verlängerungskabel, Batterien und Arbeitslampen griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?
- Starte mit Saal und Termin mindestens 3 bis 6 Monate vorher. Tanzgruppen, Programm und Probenzeiten sollten spätestens 8 Wochen vor der Vorstellung feststehen.
- Wann sollte man die Musik für eine Tanzvorstellung prüfen?
- Sammle die Musikdateien spätestens 3 Wochen vorher und prüfe sie mindestens 7 Tage vor dem Auftritt. Erstelle danach eine Sicherungskopie auf einem zweiten Gerät und einem USB-Stick.
- Wie viele Proben braucht eine Tanzvorstellung?
- Plane mindestens eine gemeinsame Ablaufprobe und eine technische Probe ein. Die technische Probe sollte innerhalb der letzten 7 Tage stattfinden, inklusive Mikrofonen, Beschallung, Licht und Ein- sowie Ausgängen.
- Wann muss das Catering für eine Tanzvorstellung bestellt werden?
- Reserviere das Catering etwa 4 bis 6 Wochen vorher und schließe die endgültige Anzahl spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab. Ernährungswünsche solltest du gleichzeitig mit den Anmeldungen erfassen.
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