Organiser un spectacle de danse, étape par étape

Un spectacle de danse se construit d’abord autour de la date, de la salle et des groupes participants. Ensuite, verrouillez le programme, les répétitions et les besoins techniques avant d’envoyer les invitations. Les oublis les plus fréquents concernent les fichiers musicaux, les costumes étiquetés, l’accueil du public et les informations alimentaires. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux derniers contrôles le jour du spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Fixer la date du spectacle
2 personnes
3
Confirmer les groupes de danse
4
Établir le programme
2 personnes
5
Fixer les horaires de répétition
2 personnes
6
Recenser les exigences sonores
2 personnes
7
Réserver le matériel technique
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
13
Planifier les bénévoles
14
Imprimer le déroulé
15
Envoyer les informations aux visiteurs
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
18
Créer une copie de sauvegarde
19
Vérifier les costumes
3 personnes
20
Étiqueter les costumes
2 personnes
21
Imprimer les programmes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Vérifier la décoration
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Acheminer les costumes sur le site
2 personnes
27
Acheminer le matériel technique sur le lieu
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier la salle
2 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
33
Raccorder le matériel audio
3 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Tester la musique
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Aménager les vestiaires
3 personnes
38
Préparer les costumes
3 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
43
Préparer les programmes
44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Faire se changer les danseurs
2 personnes
46
Encadrer le dernier échauffement
2 personnes
47
Accueillir le public
4 personnes
48
Contrôler les billets
2 personnes
49
Animer le spectacle
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir les en-cas de pause
3 personnes
52
Répondre aux questions du public
53
Surveiller les vestiaires
54
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
55
Assurer un second accueil
3 personnes
56
Animer la représentation du soir
4 personnes
57
Coordonner les applaudissements finaux
2 personnes
58
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

59
Rassembler les costumes
3 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Ranger la salle
5 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Rapporter les costumes
2 personnes
69
Nettoyer les matériaux réutilisables
2 personnes
70
Ranger la restauration non utilisée
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Accueil
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Support pour ordinateur portable
Clés USBqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Câbles audio
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Panneaux du programmeqté 2
Toiles de fond en tissuqté 2
Serre-câblesqté 100
Bandes adhésivesqté 2
Badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Gobelets à caféqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et fixez la date avant de confirmer les groupes : gardez au moins 8 à 12 semaines pour organiser les répétitions, les invitations et la technique.
Établissez le programme avant de réserver définitivement le matériel sonore. Demandez à chaque groupe la durée de sa musique, les entrées, les sorties et les éventuels besoins en microphones.
Rassemblez les fichiers musicaux au moins 10 jours avant le spectacle, vérifiez chaque piste sur l’ordinateur prévu et conservez une copie sur deux clés USB distinctes.
Contrôlez les costumes une semaine avant : vérifiez les tailles, étiquetez chaque tenue et prévoyez les portants ainsi que les cintres pour éviter les changements désordonnés en coulisses.
Préparez l’accueil du public 48 heures avant : imprimez le déroulé et les programmes, installez les panneaux directionnels et confirmez le planning des bénévoles, du catering et des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les groupes, planifier les répétitions, envoyer les invitations et régler les besoins techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires.
Quand vérifier les fichiers musicaux d’un spectacle de danse ?: Rassemblez-les au moins 10 jours avant, puis faites une seconde vérification 48 heures avant. Testez les fichiers sur l’ordinateur principal et sur l’ordinateur de secours, avec une copie sur deux clés USB.
Que faut-il préparer la veille d’un spectacle de danse ?: La veille, vérifiez les costumes, les programmes imprimés, les badges, la décoration, les courses et les câbles. Contrôlez aussi les horaires de répétition et installez les panneaux d’accueil avant l’arrivée des participants.

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