Eine Tanzvorstellung strukturiert organisieren

Bei einer Tanzvorstellung greifen Programm, Teilnehmer, Technik und Zuschauerorganisation ineinander. Lege zuerst Datum und Ort fest und bestätige danach die Tanzgruppen, damit du Programm, Einladungen und Kartenverkauf planen kannst. Sammle Musikdateien und technische Anforderungen frühzeitig; ein fehlendes Kabel oder eine ungetestete Datei sorgt kurz vor Beginn für unnötigen Stress. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Einlass, Umkleiden, Bühne, Licht und Catering.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Tanzgruppen bestätigen
2 Personen
3
Vorführungsprogramm erstellen
2 Personen
4
Teilnehmerdaten sammeln
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Kartenverkauf nachverfolgen
2 Personen
9
Programmhefte gestalten
10
Programmhefte drucken
11
Reservierungen bestätigen
12
Catering bestellen
2 Personen
13
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
14
Musikdateien sammeln
2 Personen
15
Musikdateien testen
2 Personen
16
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
17
Kleidung und Requisiten kontrollieren
3 Personen
18
Lichtplan erstellen
2 Personen
19
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
20
Mitarbeiterbriefing erstellen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Laderaum freimachen
2 Personen
26
Materialien ausladen
4 Personen
27
Tanzfläche reinigen
2 Personen
28
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
29
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
30
Empfangstheke einrichten
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Garderobe einrichten
2 Personen
33
Tonanlage aufstellen
3 Personen
34
Mikrofone anschließen
2 Personen
35
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
36
Technik testen
3 Personen
37
Musikreihenfolge bereitstellen
38
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
39
Kostüme bereitlegen
3 Personen
40
Requisiten bereitstellen
2 Personen
41
Catering bereitstellen
3 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
44
Eingang und Weg überprüfen
2 Personen
45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Künstler registrieren
2 Personen
47
Publikum empfangen
4 Personen
48
Karten kontrollieren
2 Personen
49
Programme ausgeben
2 Personen
50
Garderobe besetzen
2 Personen
51
Eröffnungsrede halten
52
Erste Tanzgruppe begleiten
3 Personen
53
Pausensnacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Zweiten Tanzblock begleiten
3 Personen
56
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
57
Abendcatering servieren
4 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
60
Dritten Tanzblock begleiten
3 Personen
61
Schlusswort halten
62
Publikum verabschieden
3 Personen
63
Garderobe abwickeln
2 Personen
64
Künstler betreuen
2 Personen
65
Reste sicher verstauen
2 Personen
66
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
73
Umkleiden reinigen
2 Personen
74
Tanzfläche reinigen
2 Personen
75
Technik abbauen
3 Personen
76
Materialien einladen
4 Personen
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
80
Kostüme und Requisiten zurückbringen
2 Personen
81
Ausgaben und Belege bearbeiten
82
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 110
KlappischeAnz. 8
Empfangstresen
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
Laptop
USB-BackupAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichtfilterAnz. 12

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 2
DekostoffAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 130
EintrittskartenAnz. 120
RegistrierungsformulareAnz. 40
StifteAnz. 20
KlebezettelAnz. 6

Kleidung

KleiderhüllenAnz. 40
KleiderbügelAnz. 80
SpiegelAnz. 4
KleiderbürstenAnz. 4

Sonstiges

RequisitenkistenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 10
SackkarrenAnz. 2
SicherheitsscherenAnz. 4

Tipps

Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Bestätigung aller Tanzgruppen. Plane erst danach das Vorführungsprogramm, weil Auftrittsdauer, Pausen und benötigte Umkleideplätze davon abhängen.
Setze einen festen Termin für Teilnehmerdaten und Ernährungswünsche, zum Beispiel 4 Wochen vor der Vorstellung. So kannst du Einladungen, Reservierungen, Catering und Programmhefte mit belastbaren Angaben vorbereiten.
Sammle Musikdateien spätestens 14 Tage vor der Aufführung und teste jede Datei einmal mit Laptop, Mischpult und aktiven Lautsprechern. Speichere zusätzlich ein USB-Backup; genau diese Reserve wird häufig zu spät eingeplant.
Kontrolliere Tanzfläche, Licht und Zuschaueraufteilung spätestens am Vortag vor Ort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Gaffer Tape, Mikrofone und Lichtfilter, statt technische Probleme erst beim Soundcheck zu entdecken.
Erstelle für den Aufführungstag einen Ablauf mit Uhrzeiten: Location öffnen, Getränke kühlen, Material zusammenstellen, Mitarbeiter briefen und Einlass besetzen. Rechne für Aufbau und Kontrolle mindestens 2 Stunden vor dem ersten Auftritt ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Tanzgruppen. Technik, Programm, Einladungen und Catering sollten spätestens 2 bis 4 Wochen vor der Vorstellung verbindlich sein.
Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzaufführung vorliegen?: Fordere alle Musikdateien spätestens 14 Tage vor der Aufführung an. Teste sie innerhalb der folgenden 3 Tage mit der tatsächlichen Technik und bewahre eine Kopie auf einem USB-Stick auf.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzvorstellung?: Plane mindestens 2 Stunden für Bestuhlung, Empfang, Umkleiden, Tanzfläche, Licht, Ton und Beschilderung ein. Für einen ersten Techniktest sollten zusätzlich 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.
Wann sollte man das Catering für eine Tanzvorstellung bestellen?: Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche erfasst sind. Getränke solltest du am Veranstaltungstag frühzeitig kühlen, damit sie zum Einlass bereitstehen.

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