Zo organiseer je een dansfeest zonder losse eindjes

Begin met de datum, de locatie en het aantal gasten; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Regel vervolgens vergunningen, muziek, apparatuur en verlichting voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een actuele gastenlijst, verzamel dieetwensen en vertaal het aantal aanmeldingen naar eten, drinken, servies en meubilair. Plan de opbouw in een draaiboek, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren, klaar te zetten en bij te sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
9
Muziekapparatuur reserveren
10
Extra verlichting reserveren
11
Laatste uitnodigingen versturen
12
Aanmeldingen bijwerken
13
Dieetwensen bevestigen
14
Indeling van de ruimte maken
2 personen
15
Playlist definitief maken
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Leveringen bevestigen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Allergenenlabels maken
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Ruimte en voorzieningen controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen klaarzetten
3 personen
29
Dansvloer vrijmaken
3 personen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Microfoon testen
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Buffettafels inrichten
4 personen
37
Dranken klaarzetten
3 personen
38
Hapjes op schalen leggen
4 personen
39
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
42
Muziekstart testen
2 personen

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
45
Garderobe beheren
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Muziek verzorgen
2 personen
49
Dansvloer vrijhouden
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
56
Gemorste vloeistoffen opruimen
2 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Gasten uitzwaaien
3 personen
59
Muziek uitschakelen
60
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

61
Etensresten verpakken
3 personen
62
Buffet afruimen
4 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
69
Verlichting afbreken
3 personen
70
Vloer en toiletten schoonmaken
4 personen
71
Ruimte eindcontroleren
2 personen
72
Sleutels terugbrengen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
75
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Barkrukkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonaantal 2
Laptop
DJ-hoofdtelefoon
Speakerstatievenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
USB-opladersaantal 4

Verlichting

LED-lichtspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Discolampenaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Papieren slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Buffetbordjesaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 12
Fotowand

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerplateausaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 8
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer muziekapparatuur en extra verlichting zodra de locatie vaststaat. Controleer vooraf of actieve speakers, speakerstatieven, verlenghaspels en kabelgoten passen bij de ruimte en of er genoeg stroompunten zijn.
Stuur de uitnodiging eerst met een duidelijke aanmeldtermijn en plan daarna een tweede ronde voor mensen die nog niet hebben gereageerd. Bevestig dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het feest, zodat allergenenlabels en hapjes tegelijk kunnen worden voorbereid.
Maak de ruimte-indeling vóór je boodschappen doet. Zet buffettafels niet in de looproute, houd de dansvloer vrij en plaats garderoberekken, kledinghangers en klapstoelen waar gasten ze direct kunnen vinden.
Test laptop, mengpaneel, draadloze microfoon en DJ-hoofdtelefoon vóór de gasten komen. Leg de playlist definitief vast en reserveer minimaal 30 minuten voor een volledige geluids- en lichttest, inclusief discolampen en LED-lichtspots.
Koel dranken en bereid hapjes niet pas bij aanvang. Zet waterglazen, wijnglazen, borden en bestek vooraf klaar, maak het draaiboek afgedrukt beschikbaar en controleer op de dag zelf eerst leveringen, weersverwachting en locatiesleutels.

Veelgestelde vragen

Waar begin je met het organiseren van een dansfeest?: Begin met datum, tijd, locatie en een voorlopige gastenlijst. Leg daarna muziek, apparatuur, verlichting en vergunningen vast; pas vervolgens stuur je de uitnodigingen, zodat je geen feest plant zonder passende ruimte of geluidsvoorziening.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dansfeest te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een dansfeest met gereserveerde locatie, catering en muziekapparatuur. Plan de laatste 7 dagen voor bevestigingen, boodschappen, dieetwensen, een definitieve playlist en het draaiboek.
Wanneer regel je de muziek en geluidsapparatuur voor een dansfeest?: Regel apparatuur zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Test alle onderdelen uiterlijk op de dag zelf 30 minuten vóór de gasten arriveren en controleer kabels, stroompunten en speakerstatieven.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een dansfeest?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Plan daarnaast meerdere kleine hapjes per gast en houd aparte opties klaar voor de verzamelde dieetwensen en allergieën.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.