Ein Tanzfest Schritt für Schritt organisieren

Ein Tanzfest gelingt, wenn Musik, Raum und Verpflegung früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Uhrzeit und Location fest und prüfe, ob Genehmigungen nötig sind. Danach folgen Musikprogramm, Einladungen und Anmeldungen; daraus ergeben sich Cateringmengen, Raumaufteilung und Sitzplätze. In der letzten Woche bestätigst du Lieferungen, Technik und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Kühlung, Beschilderung und der Technikcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Cateringmengen festlegen
2 Personen
9
Musikanlage reservieren
10
Zusätzliche Beleuchtung reservieren
11
Letzte Einladungen verschicken
12
Anmeldungen aktualisieren
13
Ernährungswünsche bestätigen
14
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
15
Playlist endgültig festlegen
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Lieferungen bestätigen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Allergenkennzeichnungen erstellen
24
Materialien zusammenstellen
3 Personen
25
Standortschlüssel abholen
26
Raum und Ausstattung prüfen
2 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
30
Garderobe einrichten
2 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
32
Mikrofon testen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Buffettische einrichten
4 Personen
37
Getränke bereitstellen
3 Personen
38
Häppchen auf Platten anrichten
4 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Check-in-Tisch vorbereiten
2 Personen
42
Musikstart testen
2 Personen

Event

43
Gäste empfangen
3 Personen
44
Anmeldungen abhaken
2 Personen
45
Garderobe verwalten
2 Personen
46
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Musik organisieren
2 Personen
49
Tanzfläche freihalten
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
56
Verschüttete Flüssigkeiten beseitigen
2 Personen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Gäste verabschieden
3 Personen
59
Musik ausschalten
60
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Essensreste verpacken
3 Personen
62
Buffet abräumen
4 Personen
63
Abfall trennen
3 Personen
64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Tonanlage abbauen
3 Personen
69
Beleuchtung abbauen
3 Personen
70
Boden und Toiletten reinigen
4 Personen
71
Raum zum Schluss kontrollieren
2 Personen
72
Schlüssel zurückbringen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
75
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
76
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
BarhockerAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Laptop
DJ-Kopfhörer
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 8
USB-LadegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtspotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 6
DiscolampenAnz. 2
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
BuffettellerAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 12
Fotowand

Küche

KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierplattenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallzangenAnz. 8
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Raum nach dem Tanzbereich: Stelle Buffet, Barhocker und Biertische an den Rand und halte Wege zur Garderobe frei. Prüfe die Aufteilung spätestens eine Woche vorher mit der erwarteten Gästezahl.
Reserviere Musikanlage, Mischpult, Mikrofon und Lautsprecherständer nicht erst kurz vor dem Fest. Teste mindestens 2 Stunden vor Einlass Strom, Kabel, Laptop und Lautstärke; Verlängerungskabel sollten mit Kabelkanälen gesichert sein.
Lege die Playlist und das Musikprogramm spätestens 3 Tage vorher endgültig fest. Drucke das Drehbuch zusätzlich aus, damit der Ablauf auch ohne Laptop oder Internet weitergeht.
Berechne Catering und Getränke erst nach dem Anmeldeschluss. Plane pro Person etwa 2 bis 3 Getränke für die erste Stunde und stelle Wasser von Beginn an bereit; Ernährungswünsche und Allergene gehören sichtbar an die Speisen.
Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks mehrere Stunden vor Einlass vor. Hole den Standortschlüssel früh genug ab und prüfe am selben Tag die Wettervorhersage, besonders wenn Gäste draußen ankommen oder warten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzfest organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Genehmigungen. Musiktechnik und zusätzliches Licht solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin reservieren.
Wie viel Getränke braucht man für ein Tanzfest?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser für alle Gäste. Die genaue Menge legst du nach dem Anmeldeschluss fest, wenn die Teilnehmerzahl feststeht.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Tanzfest?: Verschicke die ersten Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze einen Anmeldeschluss rund 10 bis 14 Tage vor dem Fest. Danach kannst du Catering, Sitzplätze und Ernährungswünsche verbindlich planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzfests?: Plane mindestens 3 Stunden für Raumaufteilung, Tische, Garderobe, Beleuchtung und Technik ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.