Cómo organizar una fiesta de baile sin perder el control
Organizar una fiesta de baile empieza mucho antes de preparar la pista. Primero fija la fecha, reserva el lugar y comprueba los permisos; después cierra las inscripciones para calcular comida, bebida y necesidades dietéticas. La música, el sonido y la iluminación deben reservarse con margen, porque son de lo que más tarde se ocupa. En los últimos días, confirma las entregas, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y deja claro quién recoge las llaves y sigue el plan de trabajo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y hora
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar permisos
- 4
Preparar el programa musical
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 9
Reservar el equipo de música
- 10
Reservar iluminación adicional
- 11
Enviar las últimas invitaciones
- 12
Actualizar inscripciones
- 13
Confirmar los requisitos dietéticos
- 14
Distribuir el espacio
2 personas
- 15
Cerrar la playlist
2 personas
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Confirmar entregas
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
4 personas
- 23
Crear etiquetas de alérgenos
- 24
Reunir los materiales
3 personas
- 25
Recoger las llaves del recinto
- 26
Revisar el espacio y las instalaciones
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Preparar las sillas
3 personas
- 29
Despejar la pista de baile
3 personas
- 30
Montar el guardarropa
2 personas
- 31
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 32
Probar el micrófono
2 personas
- 33
Colgar la iluminación
3 personas
- 34
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Montar mesas de buffet
4 personas
- 37
Preparar las bebidas
3 personas
- 38
Poner los aperitivos en bandejas
4 personas
- 39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 40
Comprobar los baños
2 personas
- 41
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 42
Probar el inicio de la música
2 personas
Evento
- 43
Recibir a los invitados
3 personas
- 44
Marcar las inscripciones
2 personas
- 45
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 46
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 47
Dar el discurso de apertura
- 48
Proporcionar la música
2 personas
- 49
Mantener libre la pista de baile
2 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
3 personas
- 52
Reponer el bufé
3 personas
- 53
Servir café y té
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 56
Limpiar los derrames de líquidos
2 personas
- 57
Anunciar la última ronda
- 58
Despedir a los invitados
3 personas
- 59
Apagar la música
- 60
Terminar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 61
Empaquetar las sobras de comida
3 personas
- 62
Desmontar el bufé
4 personas
- 63
Clasificar residuos
3 personas
- 64
Recoger la vajilla
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 67
Retirar la decoración
3 personas
- 68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 69
Desmontar la iluminación
3 personas
- 70
Limpiar el suelo y los baños
4 personas
- 71
Hacer la revisión final del espacio
2 personas
- 72
Devolver las llaves
- 73
Inventariar materiales
2 personas
- 74
Devolver el equipo alquilado
2 personas
- 75
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
- 76
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Portátil
- Auriculares de DJ
- Soportes para altavocescant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
- Cargadores USBcant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Luces de discotecacant. 2
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Arcos de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 6
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Mantelescant. 12
- Platos de buffetcant. 12
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 12
- Photowall
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas para servircant. 8
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Sacacorchoscant. 3
- Abrebotellascant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de cocinacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Pinzas de basuracant. 8
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por el lugar y la capacidad: deja cerradas la fecha, la hora, los permisos y la recogida de llaves antes de enviar las invitaciones. Reserva también espacio para mesas, sillas, percheros y una zona despejada para bailar.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y calcula las cantidades a partir del número confirmado. Pregunta por alergias y dietas antes de comprar, y prepara etiquetas de alérgenos para que no tengas que resolverlo durante la fiesta.
- No dejes el equipo para el final: reserva con antelación los altavoces, la mesa de mezclas, el micrófono y la iluminación. Prueba el portátil, los cables, las regletas y los soportes antes de que lleguen los invitados.
- Prepara el programa musical por bloques y cierra la playlist antes del montaje. Reserva tiempo para probar el volumen, colocar los altavoces y proteger los cables con canaletas, especialmente si la gente circulará cerca de ellos.
- Haz la compra y el montaje en un orden fijo: primero bebidas y comida, después mesas y vajilla, y por último luces y decoración. Enfría las bebidas con tiempo, imprime el plan de trabajo y confirma cada entrega el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de baile?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y contratar sonido e iluminación. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes, para poder calcular la compra.
- ¿Cuánta bebida necesito para una fiesta de baile?
- Como orientación, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora siguiente. Añade agua durante toda la fiesta y compra según el número confirmado de asistentes, no según el máximo de invitaciones.
- ¿Cuándo debo cerrar la playlist y probar el equipo de música?
- Cierra la playlist entre 3 y 5 días antes y prueba el equipo como mínimo el día anterior. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófono, cargadores, regletas y cables; así todavía tendrás tiempo para sustituir lo que falle.
- ¿Qué debo preparar el día antes de la fiesta?
- Confirma las entregas, revisa la lista de la compra, enfría las bebidas y reúne los materiales el día anterior. También deja impresos el plan de trabajo y las etiquetas de alérgenos, y verifica el pronóstico del tiempo si parte del evento es al aire libre.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!