Zo organiseer je een dansdemonstratie

Begin met de locatie, datum en volgorde van het programma. Bevestig daarna de dansgroepen en verzamel hun muziekbestanden, artiesteninformatie en technische wensen. Werk toe naar één draaiboek met tijden voor opbouw, soundcheck, optredens, pauzes en afbouw. Op de dag zelf draait veel om een vrije, veilige dansvloer, goed getest geluid en een aanspreekpunt dat wijzigingen direct kan doorvoeren.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Dansgroepen bevestigen
4
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Draaiboek afdrukken
9
Artiesteninformatie versturen
10
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
11
Muziekvolgorde controleren
2 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Weersverwachting controleren

Event

19
Locatie openen
2 personen
20
Vloer inspecteren
2 personen
21
Dansvloer vrijmaken
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Podiumzone markeren
2 personen
25
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
26
Verlichting opstellen
2 personen
27
Muziek afspelen testen
2 personen
28
Microfoon testen
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Infotafel inrichten
2 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Kleedruimte inrichten
2 personen
34
Programma klaarleggen
35
Dansgroepen ontvangen
2 personen
36
Artiesten aanmelden
2 personen
37
Opwarmruimte controleren
2 personen
38
Publieksontvangst starten
3 personen
39
Bezoekers registreren
3 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Welkomstdrank serveren
3 personen
42
Opening aankondigen
43
Dansoptredens begeleiden
3 personen
44
Muziek bedienen
2 personen
45
Microfoon bedienen
46
Artiesten begeleiden
2 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet netjes houden
51
Gebruikte glazen ophalen
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
53
Pauzeprogramma aankondigen
54
Avondprogramma aankondigen
55
Laatste optreden begeleiden
3 personen
56
Afsluiting aankondigen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
63
Verlichting afbreken
2 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Dansvloer schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren
2 personen
68
Locatie schoon opleveren
3 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Apparatuur droog opbergen
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
73
Foto- en videomateriaal veiligstellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 140
Tafelkledenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerschermenaantal 4
Krukkenaantal 12
Afzetpalenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofers
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Muziekback-uptelefoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Geheugensticksaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboog
Vlaggenlijnenaantal 6
Podiumdoekenaantal 4
Plantenaantal 8
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Taartvorkjesaantal 150
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Vuilnisbakkenaantal 8
Wegwerpdoekjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de dag zelf. Test laptop, muziekback-uptelefoon, mengpaneel, actieve speakers, microfoons en verlengkabels uiterlijk één week vooraf met de muziekvolgorde van de demonstratie.
Reserveer vóór de uitnodigingen uitgaan voldoende ruimte voor dansvloer, podiumzone, stoelen en tafels. Houd de vloer volledig vrij en markeer de podiumzone, zodat publiek en deelnemers elkaar tijdens wissels niet hinderen.
Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de demonstratie op. Gebruik dat aantal om catering en drank te bepalen; koel de dranken pas nadat de definitieve aantallen bekend zijn.
Stuur artiesteninformatie minimaal 1 week vooraf met aankomsttijd, kleedruimte, opbouwafspraken en contactpersoon. Zo komen dansgroepen niet tegelijk binnen met publiek of catering.
Open de locatie minstens 2 uur vóór aanvang. Inspecteer de vloer, bouw geluid en verlichting op, zet naamkaartjes en programmaborden klaar en loop daarna het volledige draaiboek één keer door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansdemonstratie organiseren?: Leg locatie, datum en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig dansgroepen en technische wensen uiterlijk 6 weken voor de demonstratie, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een dansdemonstratie?: Reken op minimaal 2 uur voor een kleine demonstratie met geluid, verlichting, stoelen en tafels. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige soundcheck en controle van de muziekvolgorde.
Wanneer moet je de muziek voor een dansdemonstratie verzamelen?: Vraag alle muziekbestanden uiterlijk 2 weken vooraf op. Controleer de volgorde en speel elk bestand tijdens de technische test; bewaar ook een kopie op een tweede telefoon of geheugenstick.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dansdemonstratie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop de definitieve hoeveelheid pas nadat de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf zijn gesloten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.