Organiser une démonstration de danse sans perdre le fil

Une démonstration de danse repose sur une bonne coordination entre les groupes, la musique, l’accueil et la technique. Commencez par réserver le lieu, fixer la date et construire le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et le déroulé imprimé. Le jour venu, la priorité est de libérer la piste, vérifier le sol et tester la sonorisation avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Confirmer les groupes de danse
4
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Imprimer le déroulé
9
Envoyer les informations sur les artistes
10
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
11
Vérifier l’ordre musical
2 personnes
12
Tester la technique
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Vérifier les prévisions météo

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Inspecter le sol
2 personnes
21
Dégager la piste de danse
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Marquer la zone du podium
2 personnes
25
Installer le système de sonorisation
3 personnes
26
Installer l'éclairage
2 personnes
27
Tester la diffusion de musique
2 personnes
28
Tester le microphone
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Aménager la table d’information
2 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Installer la table traiteur
3 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Préparer le programme
35
Accueillir les groupes de danse
2 personnes
36
Inscrire les artistes
2 personnes
37
Vérifier la salle d’échauffement
2 personnes
38
Démarrer l’accueil du public
3 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
42
Annoncer l'ouverture
43
Accompagner les spectacles de danse
3 personnes
44
Gérer la musique
2 personnes
45
Gérer le micro
46
Accompagner les artistes
2 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Maintenir le buffet en ordre
51
Récupérer les verres utilisés
2 personnes
52
Répondre aux questions du public
53
Annoncer le programme de la pause
54
Annoncer le programme du soir
55
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
56
Annoncer la clôture
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
58
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
63
Démonter l’éclairage
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
66
Nettoyer la piste de danse
3 personnes
67
Vérifier les toilettes
2 personnes
68
Remettre le lieu propre
3 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Ranger le matériel au sec
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Sécuriser les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 140
Nappesqté 8
Portantsqté 3
Paravents de vestiaireqté 4
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofers
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Téléphone de secours pour la musique
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballons
Guirlandes de fanionsqté 6
Tentures de scèneqté 4
Plantesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Lingettes jetablesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez un ordre précis pour les groupes et gardez une version imprimée pour l’équipe d’accueil et la régie.
Demandez les fichiers musicaux plusieurs jours à l’avance et vérifiez leur ordre sur l’ordinateur portable. Gardez une clé USB et un téléphone de secours avec les morceaux.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et regroupez les besoins alimentaires avant de déterminer les quantités de catering. Les oublis se repèrent plus facilement avant les achats qu’au moment du service.
Réservez du temps le jour même pour inspecter le sol, dégager la piste et marquer la zone du podium. Une salle prête visuellement ne garantit pas un espace sûr pour danser.
Testez toute la chaîne audio avant l’ouverture : table de mixage, microphones sans fil, subwoofers, rallonges et multiprises. Fixez les câbles avec du ruban gaffer afin qu’ils ne traversent pas les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour installer une démonstration de danse ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, dégager la piste et monter la sonorisation. Ajoutez du temps si plusieurs groupes ou zones techniques sont prévus.
Quand faut-il confirmer les groupes de danse ?: Confirmez les groupes avant l’envoi des invitations, idéalement plusieurs semaines avant la date. Vous pourrez ainsi construire un programme réaliste et recueillir les fichiers musicaux dans le bon ordre.
Combien de boissons prévoir pour une démonstration de danse ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un catering. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et prévoyez une réserve séparée pour l’équipe et les intervenants.
Quand tester la sonorisation et la musique ?: Faites un premier test complet avant le jour de l’événement si le lieu est accessible, puis recommencez le jour même au moins 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez notamment l’ordre musical, les microphones et le téléphone de secours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.