Eine Tanzvorführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tanzvorführung hängen Zeitplan, Technik und Bühnenfläche eng zusammen. Lege zuerst Termin, Programm und Veranstaltungsort fest und bestätige danach alle Tanzgruppen mit ihren Auftrittszeiten. Sammle Musikdateien frühzeitig, prüfe die Reihenfolge und plane einen vollständigen Techniktest ein. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem klare Zuständigkeiten für Einlass, Umkleide, Catering und den Umbau zwischen den Auftritten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Tanzgruppen bestätigen
- 4
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Drehbuch ausdrucken
- 9
Künstlerinformationen versenden
- 10
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 11
Musikreihenfolge prüfen
2 Personen
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
- 18
Wettervorhersage prüfen
Event
- 19
Location öffnen
2 Personen
- 20
Boden inspizieren
2 Personen
- 21
Tanzfläche freiräumen
4 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Bühnenbereich markieren
2 Personen
- 25
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 26
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
- 27
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 28
Mikrofon testen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Infotafel einrichten
2 Personen
- 31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 32
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 33
Umkleide einrichten
2 Personen
- 34
Programm bereitlegen
- 35
Tanzgruppen empfangen
2 Personen
- 36
Künstler anmelden
2 Personen
- 37
Aufwärmraum kontrollieren
2 Personen
- 38
Publikumsempfang starten
3 Personen
- 39
Besucher registrieren
3 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 42
Eröffnung ankündigen
- 43
Tanzauftritte begleiten
3 Personen
- 44
Musik bedienen
2 Personen
- 45
Mikrofon bedienen
- 46
Künstler betreuen
2 Personen
- 47
Getränke servieren
3 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Buffet ordentlich halten
- 51
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
- 52
Publikumsfragen beantworten
- 53
Pausenprogramm ankündigen
- 54
Abendprogramm ankündigen
- 55
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
- 56
Abschluss ankündigen
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
- 58
Fundsachen sammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 63
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 66
Tanzfläche reinigen
3 Personen
- 67
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 68
Ort sauber übergeben
3 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Ausrüstung trocken lagern
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 73
Foto- und Videomaterial sichern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 140
- TischdeckenAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 3
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Subwoofer
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- Musik-Backup-Handy
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- USB-SticksAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
- NotlampenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- Ballonbogen
- WimpelkettenAnz. 6
- BühnentücherAnz. 4
- PflanzenAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Geschirr
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- TortengabelnAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- MülleimerAnz. 8
- EinwegwischtücherAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest und fordere von jeder Tanzgruppe Musikdatei, Auftrittsdauer und technische Wünsche an. So bleibt Zeit, fehlende Angaben nachzufassen und das Drehbuch zu drucken.
- Prüfe die Musikreihenfolge nicht erst beim Aufbau. Spiele alle Dateien einmal vollständig ab, speichere eine Kopie auf einem USB-Stick und halte ein Backup-Handy mit derselben Reihenfolge bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. In dieser Zeit werden Tanzfläche und Boden kontrolliert, der Bühnenbereich markiert sowie Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Beleuchtung getestet.
- Kläre Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Vorführung. Lege die Cateringmengen erst danach fest; rechne Getränke für das erste Stunden mit 2 bis 3 Portionen pro Person.
- Bereite Umkleide, Garderobe und Zuschauerraum getrennt vor. Stelle Trennwände, Garderobenständer, Namensschilder und Programmschilder vor dem Einlass bereit und prüfe zusätzlich die Wettervorhersage, falls Gäste draußen warten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Tanzvorführung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, dem Termin und dem Programm. Bestätige Tanzgruppen und Technik spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Auftritt.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzvorführung?
- Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Tanzfläche, Bühnenmarkierung, Beschallung und Beleuchtung ein. Für einen ersten Techniktest mit Musik und Mikrofonen solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten reservieren.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Tanzvorführung?
- Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Kaufe erst nach Ablauf der Anmeldefrist ein, damit bestätigte Gästezahl und Ernährungswünsche berücksichtigt werden.
- Wann sollte man die Musik für eine Tanzvorführung prüfen?
- Sammle die Musikdateien spätestens 2 Wochen vorher und prüfe die komplette Reihenfolge mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Am Veranstaltungstag folgt ein kurzer Test mit der tatsächlich verwendeten Anlage.
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