Zo organiseer je een dansbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de locatie en bepaal daarna hoeveel standhouders, dansscholen en bezoekers de zaal aankan. Leg workshops en demonstraties vroeg vast, want die bepalen het programma, de techniek en de indeling. Open vervolgens de online aanmeldingen en werk tegelijk aan promotie, catering en de plattegrond. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen, klaarzetten en controleren: van standnummers en naambadges tot microfoons, dansmatten en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal bevestigen
2
Standhouders benaderen
2 personen
3
Dansscholen uitnodigen
2 personen
4
Leveranciers registreren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldingen openen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Workshops vastleggen
2 personen
9
Demonstraties vastleggen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering reserveren
12
Dranklevering bestellen
13
Promotie online plaatsen
2 personen
14
Plattegrond maken
15
Standnummers toewijzen
16
Standhouders informeren
2 personen
17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Programma afdrukken
2 personen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Standwanden plaatsen
4 personen
27
Standnummers ophangen
2 personen
28
Spiegels plaatsen
3 personen
29
Dansvloer afzetten
2 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
31
Muziek en microfoon testen
2 personen
32
Licht en stroom controleren
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Koffie en thee bereiden
2 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Workshops begeleiden
3 personen
42
Demonstraties aankondigen
43
Muziek tijdens demonstraties bedienen
44
Standhouders ondersteunen
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes aanvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Bezoekers informeren bij afsluiting
2 personen
50
Standhouders laten afbouwen
3 personen
51
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

52
Materialen verzamelen
4 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Spiegels en standwanden afbreken
4 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Koelers leegmaken
2 personen
57
Afval sorteren
3 personen
58
Zaal schoonmaken
4 personen
59
Sanitair schoonmaken
2 personen
60
Beschadigingen controleren
2 personen
61
Geleende spullen retourneren
2 personen
62
Ongebruikte voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 10
Klapbankenaantal 4
Standwandenaantal 12
Podiumblokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Muziekkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 12
Spiegelsaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 20
Yogamattenaantal 20
Stretchbandenaantal 20
Handdoekenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Organisatie

Registratietafelsaantal 2
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 200
Beursplattegrondenaantal 200
Programmaboekjesaantal 200
Ticketscannersaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Scharenaantal 6
Papiertapeaantal 8
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 5
Markeerstiftenaantal 12
Pennenbakjesaantal 4
Tafelnummersaantal 30
Klembordenaantal 12
Beursdozenaantal 12
Opbergbakkenaantal 8

Tips

Leg de zaalindeling vast voordat je standhouders standnummers geeft. Houd ruimte vrij voor kledingrekken, spiegels, workshops met dans- of yogamatten en een veilige publieksroute met afzetpalen.
Plan workshops en demonstraties met een tijdschema dat ook op- en afbouw bevat. Reserveer per onderdeel extra tijd voor microfoons, muziek via laptop en het testen van luidsprekers en mengpaneel.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters uiterlijk een week voor het evenement door aan de cateraar. Bestel drank niet op gevoel: tel standhouders, medewerkers en bezoekers apart.
Maak na sluiting van de aanmeldingen een controlelijst met standhouders, dansscholen, leveranciers en workshops. Stuur de plattegrond, standnummers, bereikbaarheid en opbouwtijd uiterlijk vijf dagen vooraf.
Test op de opbouwdag alle techniek in de echte zaal: draadloze microfoons, muziekkabels, stekkerdozen, verlengkabels en oplaadbare batterijen. Leg reservebatterijen en kabels bij de techniek, niet ergens achter de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansbeurs organiseren?: Begin minimaal drie maanden vooraf met de locatie, standhouders en dansscholen. Leg workshops, demonstraties en catering uiterlijk vier tot zes weken van tevoren vast, zodat je programma en promotie op tijd klaar zijn.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansbeurs?: Reken per stand op de afgesproken standruimte plus looppaden en houd extra vloer vrij voor demonstraties en workshops. Maak de plattegrond zodra je het verwachte aantal deelnemers kent en controleer of tafels, kledingrekken en stoelen passen zonder doorgangen te blokkeren.
Wanneer open je de inschrijvingen voor een dansbeurs?: Open online aanmeldingen zodra locatie, datum en de eerste onderdelen van het programma bevestigd zijn, bij voorkeur zes tot acht weken vooraf. Plan een sluitingsdatum ongeveer één week voor de beurs om badges, catering en aantallen te kunnen afronden.
Wat moet je op de dag van een dansbeurs als eerste doen?: Open de locatie minimaal twee uur voor de ontvangst van bezoekers. Stel eerst tafels, stoelen, standwanden en bewegwijzering op, test daarna geluid en microfoons en leg pas vervolgens naambadges, programma's en materialen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.