Eine Tanzmesse Schritt für Schritt organisieren
Eine Tanzmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung: Erst müssen Ort, Aussteller und Tanzschulen feststehen, danach folgen Programm, Anmeldung und Logistik. Plane die Workshops und Vorführungen so, dass Bühne, Ton und Besucherwege zusammenpassen. Viele Engpässe entstehen erst kurz vor dem Termin – etwa bei Standnummern, Namensschildern, Catering oder Verlängerungskabeln. Mit einem festen Ablauf behältst du 62 Aufgaben und die benötigten Materialien im Blick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Saal bestätigen
- 2
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 3
Tanzschulen einladen
2 Personen
- 4
Lieferanten registrieren
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Online-Anmeldungen öffnen
- 7
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 8
Workshops festlegen
2 Personen
- 9
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Catering reservieren
- 12
Getränkelieferung bestellen
- 13
Werbung online stellen
2 Personen
- 14
Lageplan erstellen
- 15
Standnummern zuweisen
- 16
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 17
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Beschilderung entwerfen
- 20
Programm drucken
2 Personen
- 21
Bestand prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Materialien bereitstellen
3 Personen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Standwände aufstellen
4 Personen
- 27
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 28
Spiegel aufstellen
3 Personen
- 29
Tanzfläche absperren
2 Personen
- 30
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 31
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 32
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 34
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Standbetreiber zu den Ständen weisen
2 Personen
- 37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 38
Besucher empfangen
3 Personen
- 39
Programm verteilen
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Workshops betreuen
3 Personen
- 42
Vorführungen ankündigen
- 43
Musik während Vorführungen bedienen
- 44
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks auffüllen
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
- 49
Besucher beim Ende informieren
2 Personen
- 50
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
- 51
Anlage ausschalten
Nachbereitung
- 52
Materialien zusammenstellen
4 Personen
- 53
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 54
Spiegel und Standwände abbauen
4 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 57
Abfall trennen
3 Personen
- 58
Saal reinigen
4 Personen
- 59
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 60
Beschädigungen prüfen
2 Personen
- 61
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 62
Ungenutzte Vorräte lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 10
- KlappbänkeAnz. 4
- StandwändeAnz. 12
- BühnenblöckeAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- MusikkabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
- SpiegelAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Sportmaterial
- TanzmattenAnz. 20
- YogamattenAnz. 20
- StretchbänderAnz. 20
- HandtücherAnz. 30
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 24
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 6
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 10
- HandfegerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Organisation
- RegistrierungstischeAnz. 2
- NamensschilderAnz. 150
- BadgehalterAnz. 150
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- KassenAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 2
- ArmbänderAnz. 200
- MessepläneAnz. 200
- ProgrammhefteAnz. 200
- TicketscannerAnz. 2
- KabelbinderAnz. 100
- Gaffer TapeAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- PapierklebebandAnz. 8
- TackerAnz. 3
- KlammernAnz. 5
- MarkerAnz. 12
- StiftehalterAnz. 4
- TischnummernAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 12
- MesseständeAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
Tipps
- Bestätige Saal und Termin zuerst und kläre früh, wie viele Standflächen, Bühnenblöcke, Tische und Stühle tatsächlich Platz haben. Berücksichtige dabei auch Wege zwischen Ständen, Bühne und Catering.
- Sprich Aussteller und Tanzschulen an, bevor du das Programm veröffentlichst. Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Workshops, Vorführungen und die wichtigsten Zeitfenster festgelegt sind.
- Erstelle den Lageplan nach den Anmeldungen und weise jedem Stand eine Nummer zu. Informiere die Standbetreiber anschließend schriftlich, damit Aufbau, Anlieferung und Beschilderung nicht am Veranstaltungstag geklärt werden müssen.
- Prüfe Technik und Strom mindestens 7 Tage vorher: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Musik- und Verlängerungskabel sowie aufgeladene Batterien gehören zu den häufigsten Engpässen.
- Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle Catering und Getränke mit einer konkreten Personenzahl. Plane außerdem Namensschilder, gedruckte Programme, Gläser, Tassen und Besteck getrennt vom Aufbau ein, damit sie nicht zuletzt fehlen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tanzmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Saal, Aussteller und Tanzschulen sollten in den ersten 2 bis 3 Wochen bestätigt sein, damit Programm und Anmeldung darauf aufbauen können.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Tanzmesse öffnen?
- Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Workshops, Vorführungen und die wichtigsten Programmpunkte feststehen – meist 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldeliste für Catering und besondere Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab.
- Wie plant man Workshops und Vorführungen bei einer Tanzmesse?
- Lege zuerst Dauer, Raum und benötigte Materialien pro Programmpunkt fest. Plane zwischen zwei Programmpunkten mindestens 15 Minuten für Wechsel, Mikrofonprobe und Besucherbewegung ein.
- Wann soll die Technik für eine Tanzmesse geprüft werden?
- Führe eine vollständige Prüfung mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung durch und teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Kabel anschließend noch einmal beim Aufbau. Halte Ersatzbatterien und mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel bereit.
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