Organiser une bourse de danse, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Confirmez la salle avant de contacter les exposants : vérifiez les horaires d’accès, les prises électriques, l’espace réservé aux ateliers et la possibilité d’installer les tables et les portants à vêtements.
• Construisez le programme avant de lancer les inscriptions. Prévoyez des créneaux distincts pour les démonstrations, les ateliers et les échanges avec les exposants afin d’éviter les chevauchements.
• Attribuez les numéros de stand après avoir recensé les besoins de chaque exposant. Réservez les emplacements les plus proches des prises pour la sonorisation, les machines à café ou les équipements nécessitant une rallonge.
• Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez le traiteur et la livraison des boissons au moins quelques jours avant l’événement. Prévoyez aussi les tasses, verres, assiettes et couverts, souvent oubliés dans la commande principale.
• Préparez la veille les badges, le programme imprimé, les panneaux de signalisation, les câbles audio, les multiprises et les piles rechargeables. Le matin même, gardez une heure ou deux pour ouvrir la salle, installer le mobilier et tester les microphones et les haut-parleurs.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une bourse de danse ?

Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. La salle, les exposants, les écoles de danse et les fournisseurs doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions en ligne.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une bourse de danse ?

Prévoyez au minimum 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, les panneaux de stand, la signalétique et les équipements audio. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et régler les derniers détails.

Quand attribuer les numéros de stand aux exposants ?

Attribuez-les après la clôture ou la première consolidation des inscriptions, environ 1 à 2 semaines avant l’événement. Vous pourrez ainsi tenir compte du mobilier, des prises électriques et de la place nécessaire à chaque exposant.

Combien de boissons prévoir pour une bourse de danse ?

Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajustez la commande selon la durée, la présence d’un service de restauration et la possibilité de remplir les bouteilles sur place.