Zo organiseer je een Dag van de Duurzaamheid

Begin met een helder programma en werk daarna pas de locatie, activiteiten en catering uit. Voor een Dag van de Duurzaamheid moet je naast bezoekers ook rekening houden met workshops, buitenactiviteiten, afvalstromen en herbruikbaar servies. Leg vroeg vast wie vrijwilligers aanstuurt, welke materialen nodig zijn en waar stroompunten zitten. De meeste problemen ontstaan doordat aanmeldingen, dieetwensen, weersverwachtingen en workshopmaterialen pas vlak voor de dag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Activiteiten en workshops boeken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Evenement online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Workshopmaterialen controleren
2 personen
10
Afvalstromen bepalen
2 personen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Benodigdheden inventariseren
2 personen
13
Tafels en stoelen reserveren
14
Koelboxen en thermoskannen regelen
15
Afvalbakken en bewegwijzering regelen
16
Stroompunten en verlengkabels controleren
2 personen
17
Presentaties en quizvragen verzamelen
2 personen
18
Route voor buitenactiviteit bepalen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Versproducten controleren
2 personen
23
Groenten en fruit wassen
2 personen
24
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
25
Salades en dips voorbereiden
3 personen
26
Hapjes portioneren
2 personen
27
Naamkaartjes en badges maken
2 personen
28
Programma en routekaarten printen
29
Materialen per workshop bundelen
3 personen
30
Telefoons en powerbanks opladen
31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen aannemen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Infostands inrichten
3 personen
35
Workshoptafels inrichten
4 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Afvalscheidingspunten opstellen
2 personen
39
Geluidsapparatuur testen
2 personen
40
Presentaties klaarzetten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Buffet opbouwen
3 personen
44
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
46
Registratietafel klaarzetten
2 personen
47
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Aanmeldingen registreren
2 personen
50
Programma toelichten
51
Opening verzorgen
2 personen
52
Duurzaamheidspresentatie geven
2 personen
53
Workshop composteren begeleiden
2 personen
54
Workshop hergebruik begeleiden
2 personen
55
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Hapjes serveren
2 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afvalstromen controleren
2 personen
60
Pauzetafels schoonmaken
2 personen
61
Buitenactiviteit begeleiden
3 personen
62
Panelgesprek begeleiden
3 personen
63
Buffet aanvullen
3 personen
64
Diner serveren
4 personen
65
Servies inzamelen
3 personen
66
Quiz begeleiden
2 personen
67
Prijsjes uitreiken
2 personen
68
Afsluiting verzorgen
2 personen
69
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

70
Eerste afvalronde uitvoeren
2 personen
71
Buffet afruimen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
74
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
76
Versiering verwijderen
2 personen
77
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
78
Locatie schoonmaken
4 personen
79
Materialen terugbrengen
2 personen
80
Koelproducten controleren
81
Overgebleven eten verdelen
2 personen
82
Afval en recycling afvoeren
2 personen
83
Locatie eindinspecteren
2 personen
84
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 4
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Workshoptafelsaantal 5
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Flip-oversaantal 3
Flip-overvellenaantal 3
Stiftenaantal 30
Laptops voor workshopsaantal 4
Stopwatchesaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Herbruikbare vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Tafeldecoratieaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Wegwijspijlenaantal 12
Standaardsaantal 10
Post-itsaantal 10
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3

Sportmateriaal

Werkhandschoenenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 10
Emmersaantal 8
Kniebeschermersaantal 10
Plantpottenaantal 30
Tuinscheppenaantal 12
Gieteraantal 4
Compostbakkenaantal 3
Knutselmattenaantal 6
Schortenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 5
Afvalgrijpersaantal 6
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast. Reserveer daarna activiteiten, workshops, tafels, stoelen en eventuele partytenten, zodat je weet hoeveel ruimte en materiaal je werkelijk nodig hebt.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Bereken de catering daarna per onderdeel en controleer versproducten, brood, beleg, salades en dips op de laatste werkdag.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, workshops, catering, afval en opruimen. Maak de deelnemerslijst minstens één dag vooraf definitief en druk een exemplaar af voor de registratietafel.
Controleer workshopmaterialen, presentaties, quizvragen en buitenroutes minimaal drie dagen vooraf. Test beamer, projectiescherm, laptop, draadloze microfoons, luidsprekers en verlengkabels vóór de eerste deelnemer arriveert.
Maak afvalstromen zichtbaar bij de ingang, catering en workshops. Zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar, regel afwasteiltjes en controleer vóór opening waar koelboxen, thermoskannen en waterkannen staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Dag van de Duurzaamheid?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Boek workshops en activiteiten zo vroeg mogelijk; rond vrijwilligers, catering en materialen uiterlijk 2 weken vooraf af.
Wanneer moet je de catering voor een Dag van de Duurzaamheid regelen?: Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen vooraf en bereken daarna de hoeveelheden. Doe de boodschappen voor houdbare producten eerder en controleer versproducten op de dag vóór het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Dag van de Duurzaamheid?: Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie, één per actieve workshop en aparte bezetting voor catering en afval. Bij meerdere gelijktijdige activiteiten maak je per tijdsblok een rooster, zodat niemand langer dan 2 à 3 uur dezelfde post bezet.
Wat controleer je de dag vóór een Dag van de Duurzaamheid?: Controleer de deelnemerslijst, dieetwensen, workshopmaterialen, route, weersverwachting en stroompunten. Zet tafels, bewegwijzering, afvalbakken, servies en apparatuur klaar of leg per onderdeel vast waar ze op de dag staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.