Cómo organizar un Día de la Sostenibilidad

Organiza el Día de la Sostenibilidad en este orden: primero fija la fecha, el programa y el espacio; después confirma talleres, inscripciones y voluntariado. La logística funciona mejor si decides antes cómo circularán las personas, los residuos y la comida. Reserva con tiempo mesas, sillas, equipos y materiales, y deja para el final la compra de productos frescos. Así evitas llegar al día del evento sin enchufes suficientes, señalización o datos sobre alergias.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
3
Reservar actividades y talleres
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar el evento en línea
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Comprobar los materiales del taller
2 personas
10
Determinar los flujos de residuos
2 personas
11
Calcular las cantidades de catering
2 personas
12
Inventariar los suministros
2 personas
13
Reservar mesas y sillas
14
Gestionar las neveras y los termos
15
Gestionar los cubos de basura y la señalización
16
Comprobar los puntos de corriente y los alargadores
2 personas
17
Recopilar presentaciones y preguntas del quiz
2 personas
18
Definir la ruta para la actividad al aire libre
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Imprimir la lista de participantes
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar los productos frescos
2 personas
23
Lavar frutas y verduras
2 personas
24
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
25
Preparar ensaladas y salsas
3 personas
26
Porcionar aperitivos
2 personas
27
Hacer tarjetas identificativas y acreditaciones
2 personas
28
Imprimir el programa y los mapas de ruta
29
Agrupar los materiales por taller
3 personas
30
Cargar teléfonos y powerbanks
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Recibir las entregas
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar los puestos de información
3 personas
35
Preparar las mesas del taller
4 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Colocar la señalización
2 personas
38
Instalar puntos de separación de residuos
2 personas
39
Probar el equipo de sonido
2 personas
40
Preparar las presentaciones
2 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Montar el buffet
3 personas
44
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
45
Instruir a los voluntarios
2 personas
46
Preparar la mesa de registro
2 personas
47
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

48
Recibir a los visitantes
4 personas
49
Registrar inscripciones
2 personas
50
Presentar el programa
51
Encargarse de la inauguración
2 personas
52
Dar una presentación sobre sostenibilidad
2 personas
53
Dirigir taller de compostaje
2 personas
54
Coordinar el taller de reutilización
2 personas
55
Acompañar la actividad infantil
3 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Servir aperitivos
2 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Controlar los flujos de residuos
2 personas
60
Limpiar las mesas del descanso
2 personas
61
Guiar actividad al aire libre
3 personas
62
Moderación del panel de debate
3 personas
63
Reponer el bufé
3 personas
64
Servir la cena
4 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Dirigir el quiz
2 personas
67
Entregar premios
2 personas
68
Gestionar el cierre
2 personas
69
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

70
Realizar la primera ronda de basura
2 personas
71
Desmontar el bufé
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Apagar el equipo
2 personas
74
Reunir los materiales del taller
3 personas
75
Recoger mesas y sillas
4 personas
76
Retirar la decoración
2 personas
77
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
78
Limpiar el lugar
4 personas
79
Devolver los materiales
2 personas
80
Comprobar los productos refrigerados
81
Repartir la comida sobrante
2 personas
82
Gestionar residuos y reciclaje
2 personas
83
Inspección final del recinto
2 personas
84
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 4
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de tallercant. 5
Taburetescant. 12
Mantelescant. 12
Carpas de fiestacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 130
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6
Cubetas para lavarcant. 3

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Pizarras de hojascant. 3
Hojas de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 30
Portátiles para tallerescant. 4
Cronómetroscant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparente reutilizablecant. 4

Decoración

Guirnaldas reutilizablescant. 8
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Decoración de mesacant. 12
Paneles informativoscant. 10
Flechas de señalizacióncant. 12
Soportescant. 10
Post-itscant. 10
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 3

Material deportivo

Guantes de trabajocant. 20
Pinzas para residuoscant. 10
Cuboscant. 8
Rodillerascant. 10
Macetascant. 30
Pala de jardíncant. 12
Regaderacant. 4
Contenedores de compostcant. 3
Tapetes de manualidadescant. 6
Delantalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 5
Pinzas para residuoscant. 6
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Incluye horarios concretos para talleres, presentaciones, quiz y actividad al aire libre, y define la duración de cada bloque para evitar solapamientos.
Pregunta por preferencias dietéticas durante la inscripción, no la semana del evento. Usa esa información al calcular el catering y etiqueta las opciones antes de preparar ensaladas, salsas y acompañamientos.
Dibuja los flujos de residuos junto con la disposición de la sala. Coloca cubos y carteles donde se generan los residuos, y asigna a una persona la revisión durante el evento.
Haz un inventario de materiales al menos 7 días antes. Comprueba especialmente los materiales de los talleres, los vasos y platos reutilizables, las cubetas para lavar, los termos y las neveras portátiles.
Prueba sonido, proyector y conexiones antes de que lleguen los participantes. Revisa cada punto de corriente, lleva cables alargadores y carga las baterías externas; para la actividad exterior, confirma también el pronóstico y la ruta el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Sostenibilidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá talleres, actividades exteriores y catering. Deja cerrados el programa, el espacio y las reservas durante las primeras 2 semanas; el inventario y la compra de frescos pueden hacerse en los últimos 2 días.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones?: Ábrelas cuando el programa y la ubicación estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el registro 3 o 4 días antes para imprimir la lista de participantes, asignar voluntarios y calcular las cantidades de comida.
¿Cómo calcular la bebida para un Día de la Sostenibilidad?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el clima. Reserva agua en jarras y termos, y añade capacidad de refrigeración para mantener las bebidas frescas sin depender de compras de última hora.
¿Qué se suele olvidar al organizar este evento?: Lo que más se retrasa son los enchufes, los cables, la señalización de residuos y los materiales de los talleres. Haz una comprobación completa 7 días antes y una prueba técnica 1 día antes; así todavía puedes alquilar o sustituir lo que falte.

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