Organiser une Journée de la Durabilité, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de réserver les ateliers ou de publier l’événement. Ensuite, structurez les inscriptions, les besoins alimentaires et les équipes bénévoles : ces informations déterminent le catering, les tables et le matériel. Le jour J, prévoyez des flux distincts pour l’accueil, les ateliers, le buffet et les déchets. Gardez enfin une solution pour la météo si une activité est prévue dehors.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Réserver les activités et ateliers
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier l’événement en ligne
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
10
Définir les flux de déchets
2 personnes
11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
12
Inventorier les fournitures
2 personnes
13
Réserver des tables et des chaises
14
Prévoir des glacières et des thermos
15
Prévoir les poubelles et la signalétique
16
Vérifier les prises électriques et les rallonges
2 personnes
17
Rassembler les présentations et les questions du quiz
2 personnes
18
Définir le parcours pour l’activité en plein air
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Imprimer la liste des participants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les produits frais
2 personnes
23
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
24
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
25
Préparer les salades et les dips
3 personnes
26
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
27
Créer des badges et des porte-noms
2 personnes
28
Imprimer le programme et les plans d’itinéraire
29
Réunir le matériel par atelier
3 personnes
30
Charger les téléphones et les batteries externes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Recevoir les livraisons
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager les stands d'information
3 personnes
35
Installer les tables d'atelier
4 personnes
36
Suspendre la décoration
2 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Installer les points de tri des déchets
2 personnes
39
Tester le matériel sonore
2 personnes
40
Préparer les présentations
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Monter le buffet
3 personnes
44
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Préparer la table d'inscription
2 personnes
47
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
50
Présenter le programme
51
Assurer l’ouverture
2 personnes
52
Présenter la durabilité
2 personnes
53
Animer l’atelier de compostage
2 personnes
54
Animer l’atelier de réutilisation
2 personnes
55
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
60
Nettoyer les tables de pause
2 personnes
61
Encadrer l’activité en extérieur
3 personnes
62
Animer le débat
3 personnes
63
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
64
Servir le dîner
4 personnes
65
Collecter la vaisselle
3 personnes
66
Animer le quiz
2 personnes
67
Remettre les prix
2 personnes
68
Assurer la clôture
2 personnes
69
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

70
Effectuer le premier tour des déchets
2 personnes
71
Désinstaller le buffet
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Éteindre l’équipement
2 personnes
74
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
75
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
76
Retirer la décoration
2 personnes
77
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
78
Nettoyer le lieu
4 personnes
79
Rapporter le matériel
2 personnes
80
Contrôler les produits réfrigérés
81
Distribuer les restes
2 personnes
82
Évacuer les déchets et le recyclage
2 personnes
83
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
84
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 4
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tables d'atelierqté 5
Tabouretsqté 12
Nappesqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 130
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Bacs à vaisselleqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chevaletsqté 3
Feuilles de paperboardqté 3
Marqueursqté 30
Ordinateurs portables pour les ateliersqté 4
Chronomètresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 16
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaire réutilisableqté 4

Décoration

Guirlandes réutilisablesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Badges nominatifsqté 120
Décoration de tableqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Flèches directionnellesqté 12
Supportsqté 10
Post-itqté 10
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3

Matériel de sport

Gants de travailqté 20
Pinces à déchetsqté 10
Seauxqté 8
Genouillèresqté 10
Pots de fleursqté 30
Pelles de jardinqté 12
Arrosoirqté 4
Bacs à compostqté 3
Tapis de bricolageqté 6
Tabliersqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 5
Pinces à déchetsqté 6
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, les horaires et l’agencement de la salle. Prévoyez une table d’inscription près de l’entrée, puis vérifiez que les ateliers disposent de tables, de chaises et de prises accessibles.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et imprimer une liste fiable des participants. Faites un dernier point sur les inscrits 3 à 5 jours avant l’événement afin d’ajuster les quantités.
Réservez les activités et répartissez les bénévoles avant de publier le programme définitif. Prévoyez au moins une personne pour l’accueil, une pour chaque atelier et une personne référente pour le buffet et les déchets.
Pour le catering, comptez les participants confirmés et ajoutez une petite marge plutôt que d’acheter au dernier moment. Les produits frais, les salades, les dips, le pain et les garnitures doivent être vérifiés puis préparés selon l’heure de service.
Testez 24 à 48 heures avant les microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, ordinateur, bouilloires et machines à café. Vérifiez aussi les rallonges, les batteries externes, les glacières et les thermos : les prises et le maintien au frais sont souvent oubliés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée de la Durabilité ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver les activités et les équipements, de diffuser les invitations et de traiter les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour la journée ?: Prévoyez une personne à l’accueil, une personne par atelier en fonctionnement simultané et au moins deux personnes pour le buffet et les déchets. Ajoutez une personne volante si le programme comprend une activité en plein air.
Quand calculer les quantités de nourriture ?: Faites un premier calcul dès que les inscriptions sont ouvertes, puis actualisez-le 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifiez à ce moment les besoins alimentaires, les produits frais et les quantités réellement disponibles.
Que prévoir si l’activité extérieure est annulée par la météo ?: Vérifiez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille. Préparez une version intérieure du parcours ou une activité de remplacement et communiquez la décision aux participants au plus tard le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.