Organiser un salon de la cybersécurité, étape par étape
Un salon de la cybersécurité se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les horaires, puis les exposants, les intervenants et les inscriptions. Le programme, l’agencement des stands et les besoins techniques doivent être verrouillés avant l’arrivée du public. Les oublis les plus fréquents concernent les badges, les présentations, le réseau et les consignes envoyées aux exposants. Ce plan rassemble les tâches et le matériel nécessaires pour passer de la préparation à l’installation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
3 personnes
- 4
Inviter les intervenants
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 8
Établir la liste des exposants
2 personnes
- 9
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 10
Établir le programme des interventions
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Commander le catering
2 personnes
- 14
Vérifier les informations du badge
2 personnes
- 15
Imprimer les badges et les bracelets
2 personnes
- 16
Envoyer les consignes aux exposants
- 17
Rassembler les présentations
2 personnes
- 18
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
- 19
Préparer les badges par stand
2 personnes
- 20
Imprimer les panneaux d’itinéraire et de sécurité
- 21
Tester le matériel technique
2 personnes
- 22
Récupérer les courses
2 personnes
- 23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 24
Vérifier la salle et les sorties de secours
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer les cloisons et les comptoirs
4 personnes
- 27
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
- 28
Mettre en place le réseau pour les démonstrations
3 personnes
- 29
Sécuriser le réseau de démonstration
2 personnes
- 30
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
- 31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 32
Tester les microphones
2 personnes
- 33
Préparer le matériel de stand par exposant
4 personnes
- 34
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
- 35
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 36
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 38
Ravitaillement du point café et thé
2 personnes
Événement
- 39
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 40
Accueillir les exposants
3 personnes
- 41
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 42
Distribuer les badges aux visiteurs
3 personnes
- 43
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
- 44
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
- 45
Animer les conférences
2 personnes
- 46
Veiller au respect du planning des présentations
- 47
Fournir une assistance technique
2 personnes
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 51
Vider les poubelles
2 personnes
- 52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 53
Encadrer les séances photo
- 54
Servir le buffet du soir
4 personnes
- 55
Assurer l’assistance technique pour la séance de questions
- 56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 57
Faire l’annonce de clôture
- 58
Faire le départ des exposants
3 personnes
Suivi
- 59
Mettre en sécurité le matériel de présentation
2 personnes
- 60
Démonter le matériel de stand
4 personnes
- 61
Éteindre le projecteur et le système audio
2 personnes
- 62
Mettre hors tension l’équipement réseau en toute sécurité
2 personnes
- 63
Nettoyer les tables utilisées
3 personnes
- 64
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
- 65
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
- 66
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
- 67
Vérifier les dommages sur le site
2 personnes
- 68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 69
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
- 70
Enregistrer les objets trouvés
- 71
Archiver la liste de présence
- 72
Envoyer un message de remerciement aux exposants
- 73
Stocker les fichiers d’enregistrement en lieu sûr
- 74
Trier et stocker le matériel restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables d'expositionqté 20
- Bureaux d’informationqté 10
- Chaisesqté 120
- Tabourets de barqté 20
- Fauteuils loungeqté 8
- Tables pliantesqté 6
- Panneaux de standqté 24
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 6
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portables pour l'inscriptionqté 4
- Imprimantes de badgesqté 2
- Lecteurs de codes-barresqté 4
- Microphones sans filqté 3
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Télécommande de présentationqté 2
- Webcamsqté 2
- Switches réseauqté 4
- Points d’accès sans filqté 4
- Câbles réseauqté 30
- Multiprisesqté 20
- Rallongesqté 20
- Clés USBqté 10
- Batteries externesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 8
- Lampes d'ambianceqté 10
Décoration
- Bannière de bienvenue
- Bannières roll-upqté 10
- Panneaux directionnelsqté 12
- Numéros de standqté 20
- Nappesqté 20
- Plantesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 8
- Thermomètresqté 2
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 4
Inscription
- Badges visiteursqté 400
- Badges des exposantsqté 80
- Porte-badgesqté 480
- Lanyardsqté 480
- Formulaires d’inscriptionqté 450
- Stylosqté 60
- Presse-papiersqté 10
- Braceletsqté 400
Présentation
- Flyers du programmeqté 450
- Blocs-notesqté 400
- Crayonsqté 400
- Enveloppesqté 100
- Dossiers de présentationqté 20
- Cartes de questionsqté 300
Sécurité
- Passe-câblesqté 20
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 6
- Lampes de pocheqté 6
Outils
- Boîtes à outilsqté 3
- Ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 300
- Serre-câblesqté 200
- Interrupteursqté 10
- Tournevisqté 6
Conseils
- Commencez par fixer la date, les horaires et la configuration de la salle avant de contacter les exposants. Prévoyez aussi le temps de montage, de test et de démontage, pas seulement les heures d’ouverture au public.
- Lancez les inscriptions dès que le lieu, le programme provisoire et les intervenants principaux sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de commander le catering sur une base fiable.
- Attribuez les emplacements après avoir établi la liste des exposants, puis envoyez à chacun son emplacement et ses consignes. Cette étape évite les changements de dernière minute pour les tables, les panneaux de stand et les branchements réseau.
- Rassemblez les présentations plusieurs jours avant le salon et testez-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus. Contrôlez les formats, les vidéos, le son et les polices : une présentation qui fonctionne chez l’intervenant peut échouer sur place.
- Préparez les badges, bracelets, panneaux d’itinéraire et informations de sécurité avant le jour J. Sur place, vérifiez la salle, les sorties de secours, les microphones, le réseau, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la cybersécurité ?
- Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, les exposants, les intervenants, les inscriptions et le catering. Ajoutez une marge si plusieurs stands ou interventions nécessitent du matériel réseau et audiovisuel.
- Quand faut-il envoyer les invitations au salon ?
- Envoyez une première invitation environ 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 10 à 14 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant le salon pour vérifier les badges, les bracelets et les besoins alimentaires.
- Quand tester le matériel et les présentations ?
- Rassemblez les présentations au moins 5 jours avant et effectuez un test complet 2 à 3 jours avant l’ouverture. Refaites un contrôle sur site le jour du montage avec les microphones, le projecteur, les haut-parleurs, le réseau et les ordinateurs d’inscription.
- Que faut-il vérifier avant l’ouverture d’un salon de la cybersécurité ?
- Prévoyez une vérification finale 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Contrôlez les stands, les badges, la signalétique, les sorties de secours, les branchements, les accès Wi-Fi et le fonctionnement du point d’inscription.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !