Zo organiseer je een crisisoefening zonder losse eindjes

Een crisisoefening organiseren begint niet met tafels klaarzetten, maar met een scherp scenario en meetbare doelen. Leg daarna vast wie observeert, wie deelnemers begeleidt en wie de veiligheid bewaakt. Regel ruimtes, communicatie en materialen ruim vóór de oefendag; vooral portofoons, techniek, scenario-enveloppen en plattegronden worden vaak te laat getest. Op de dag zelf werk je van registratie naar briefing, uitvoering en evaluatie, met één persoon die de tijd en afwijkingen bijhoudt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst vastleggen
5
Ruimtes reserveren
6
Scenario en doelen vastleggen
3 personen
7
Rollen verdelen
2 personen
8
Oefenregels opstellen
2 personen
9
Veiligheidsinstructie voorbereiden
10
Communicatiekanalen testen
2 personen
11
Scenario-enveloppen maken
2 personen
12
Plattegronden printen
13
Naamkaarten voorbereiden
14
Catering reserveren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Oefenruimte klaarzetten
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Briefingsruimte inrichten
2 personen
22
Techniek aansluiten
2 personen
23
Scenario klaarleggen
2 personen
24
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Naamkaarten uitdelen
28
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
29
Oefendoelen toelichten
2 personen
30
Eerste scenario-injectie geven
2 personen
31
Meldingen registreren
2 personen
32
Scenario-injecties uitvoeren
3 personen
33
Communicatiekanalen bedienen
2 personen
34
Tijdwaarnemingen noteren
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
37
Pauzeruimte schoonhouden
38
Oefening afsluiten
2 personen
39
Eerste indrukken verzamelen
2 personen
40
Diner en napraten begeleiden
2 personen

Nazorg

41
Servies afwassen
2 personen
42
Ruimtes opruimen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Ruimtes schoonmaken
2 personen
46
Materialen tellen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Registratiegegevens archiveren
49
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 3
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafon
Mobiele telefoonaantal 2

Kantoor

Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Whiteboardaantal 2
Whiteboardmarkersaantal 12
Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Klembordenaantal 10
Mapjesaantal 35
Naamkaarthoudersaantal 35
Etikettenaantal 2
Enveloppenaantal 30
Printerpapieraantal 2
Nietmachinesaantal 2
Plakbandrollenaantal 4
Schrijfblokkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Afzetlintaantal 2
Pictogrammenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg scenario, doelen en oefenregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Beschrijf ook wat deelnemers wel en niet mogen doen, zodat een echte noodsituatie niet wordt nagebootst zonder grenzen.
Verdeel rollen voordat je deelnemers uitnodigt en zet de namen in een apart draaiboek. Wijs naast de oefenleiding minstens één veiligheidsverantwoordelijke en één observator aan.
Test communicatie en techniek uiterlijk één werkdag vooraf op de echte locaties. Controleer portofoons, mobiele telefoon, laptop, projector, verlengkabels en stekkerdozen met opgeladen of beschikbare batterijen.
Richt registratie en briefing als twee aparte plekken in. Leg naamkaarten, deelnemerslijst, klemborden en scenario-enveloppen per groep klaar, zodat de start niet ophoudt bij de registratietafel.
Plan de evaluatie direct na de oefening en reserveer minimaal 30 minuten. Verzamel eerst feiten en observaties, daarna verbeterpunten; zo verdwijnen incidenten met veiligheid, communicatie of rolverdeling niet tussen algemene indrukken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een crisisoefening te organiseren?: Reken op minimaal twee weken voorbereiding voor een kleine oefening met één scenario en één locatie. Plan drie tot vier weken als je meerdere ruimtes, externe deelnemers of uitgebreide techniek gebruikt.
Hoeveel deelnemers heb je nodig voor een crisisoefening?: Met 8 tot 12 deelnemers kun je rollen, communicatie en besluitvorming al goed oefenen. Voeg per extra groep minstens één begeleider of observator toe, zodat niet alles door één oefenleider moet worden gevolgd.
Wanneer moet je een crisisoefening aankondigen?: Stuur de uitnodiging uiterlijk 10 werkdagen vooraf en vraag dieetwensen en aanmeldingen binnen vijf werkdagen op. Stuur de praktische briefing met tijd, ruimte en kleding uiterlijk 48 uur voor de oefening.
Wat moet je de dag voor een crisisoefening controleren?: Controleer alle scenario-enveloppen, plattegronden, naamkaarten, veiligheidsmiddelen en communicatiemiddelen één werkdag vooraf. Test ook de projector en laptop op de briefinglocatie en leg reservebatterijen, zaklampen en een EHBO-koffer klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.