Crisisoefening organiseren: checklist en planning
Een crisisoefening vraagt meer voorbereiding dan alleen een scenario en een paar portofoons. Je moet deelnemers registreren, rollen verdelen, ruimtes inrichten en vooraf testen of communicatie en techniek werken. Ook veiligheidsmiddelen, scenario-enveloppen en plattegronden moeten op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en voorkom dat de oefening begint terwijl materialen of instructies nog ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemers uitnodigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst vastleggen
Ruimtes reserveren
Scenario en doelen vastleggen
3 personen
Rollen verdelen
2 personen
Oefenregels opstellen
2 personen
Veiligheidsinstructie voorbereiden
Communicatiekanalen testen
2 personen
Scenario-enveloppen maken
2 personen
Plattegronden printen
Naamkaarten voorbereiden
Catering reserveren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Oefenruimte klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Briefingsruimte inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Scenario klaarleggen
2 personen
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaarten uitdelen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Oefendoelen toelichten
2 personen
Eerste scenario-injectie geven
2 personen
Meldingen registreren
2 personen
Scenario-injecties uitvoeren
3 personen
Communicatiekanalen bedienen
2 personen
Tijdwaarnemingen noteren
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Pauzeruimte schoonhouden
Oefening afsluiten
2 personen
Eerste indrukken verzamelen
2 personen
Diner en napraten begeleiden
2 personen
Nazorg
Servies afwassen
2 personen
Ruimtes opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 35
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 3
- Projector
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafon
- Mobiele telefoonaantal 2
Kantoor
- Flip-overbordenaantal 3
- Flip-overpapieraantal 6
- Whiteboardaantal 2
- Whiteboardmarkersaantal 12
- Notitieblokkenaantal 35
- Balpennenaantal 40
- Klembordenaantal 10
- Mapjesaantal 35
- Naamkaarthoudersaantal 35
- Etikettenaantal 2
- Enveloppenaantal 30
- Printerpapieraantal 2
- Nietmachinesaantal 2
- Plakbandrollenaantal 4
- Schrijfblokkenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 10
- Zaklampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
- Afzetlintaantal 2
- Pictogrammenaantal 12
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Servies
- Mokkenaantal 40
- Glazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Schaaltjesaantal 8
- Serveerschalenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg het scenario, de oefendoelen en de oefenregels uiterlijk enkele dagen vooraf vast. Maak daarna de scenario-enveloppen en print de plattegronden, zodat de briefing niet afhankelijk is van een printer op de dag zelf.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst. Maak naamkaarten en mapjes pas nadat de lijst definitief is, zodat je op de registratietafel niemand hoeft te zoeken of handmatig toe te voegen.
- Test communicatie en techniek minimaal 1 dag vooraf: laptop, projector, verlengkabels, stekkerdozen en portofoons. Leg ook reservebatterijen klaar en controleer of elke ruimte bereikbaar is via het afgesproken communicatiekanaal.
- Richt de oefenlocatie in een vaste volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna registratie- en briefingsruimte, vervolgens techniek, scenario en veiligheidsmiddelen. Zo blijven materialen gescheiden en kan de briefing direct starten.
- Plan vóór de ontvangst van deelnemers een korte veiligheidscontrole. Controleer de EHBO-koffers, veiligheidshesjes en zaklampen en zet de veiligheidsinstructie zichtbaar klaar; deelnemers moeten weten waar ze zich melden en wat ze doen bij een echte calamiteit.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een crisisoefening organiseren?
- Begin minimaal 2 tot 3 weken vooraf met deelnemers, ruimtes, scenario en rollen. Reserveer catering en verzamel dieetwensen zodra de uitnodigingen uitgaan; de laatste 2 dagen gebruik je voor materiaalcontrole en techniektests.
- Welke materialen heb ik nodig voor een crisisoefening?
- Reken minimaal op registratie- en schrijfmateriaal, scenario-enveloppen, plattegronden, communicatieapparatuur en presentatietechniek. Voor veiligheid heb je onder meer EHBO-koffers, veiligheidshesjes, zaklampen en batterijen nodig.
- Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een crisisoefening?
- Plan minstens 2 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van registratie en briefing, het aansluiten van techniek en het klaarleggen van scenario’s. Houd extra tijd aan als meerdere ruimtes of portofoons getest moeten worden.
- Wanneer test je de portofoons en projector voor een crisisoefening?
- Test beide minimaal 1 dag vooraf en nogmaals bij het klaarzetten op de oefendag. Controleer bereik, batterijen, kabels, stekkerdozen en de presentatie voordat deelnemers arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!