Organiser un exercice de crise, étape par étape
Un exercice de crise se prépare d’abord comme un entraînement, pas comme une simple réunion. Commencez par fixer les objectifs et le scénario, puis répartissez les rôles avant d’inviter les participants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la liste des présents doivent être suivis séparément. La veille, testez les communications, imprimez les plans et préparez les enveloppes du scénario. Le jour même, installez le briefing, l’inscription et la technique avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Inviter les participants
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Enregistrer la liste des participants
- 5
Réserver des espaces
- 6
Définir le scénario et les objectifs
3 personnes
- 7
Répartir les rôles
2 personnes
- 8
Établir les règles d'entraînement
2 personnes
- 9
Préparer les consignes de sécurité
- 10
Tester les canaux de communication
2 personnes
- 11
Préparer les enveloppes du scénario
2 personnes
- 12
Imprimer les plans
- 13
Préparer les badges nominatifs
- 14
Réserver le catering
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Vérifier le matériel
2 personnes
- 17
Refroidir les boissons
2 personnes
- 18
Préparer la salle de répétition
3 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 21
Aménager la salle de briefing
2 personnes
- 22
Brancher la technique
2 personnes
- 23
Préparer le scénario
2 personnes
- 24
Installer les équipements de sécurité
2 personnes
- 25
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
- 26
Enregistrer les participants
2 personnes
- 27
Distribuer les badges nominaux
- 28
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
- 29
Expliquer les objectifs de l’entraînement
2 personnes
- 30
Donner la première injection du scénario
2 personnes
- 31
Enregistrer les signalements
2 personnes
- 32
Déployer les injections de scénario
3 personnes
- 33
Gérer les canaux de communication
2 personnes
- 34
Noter les temps
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Servir le dîner
3 personnes
- 37
Maintenir la salle de pause propre
- 38
Clore l’exercice
2 personnes
- 39
Recueillir les premières impressions
2 personnes
- 40
Animer le dîner et les échanges
2 personnes
Suivi
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Ranger les espaces
3 personnes
- 43
Rassembler les déchets
2 personnes
- 44
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 45
Nettoyer les espaces
2 personnes
- 46
Compter le matériel
2 personnes
- 47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 48
Archiver les données d'inscription
- 49
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 35
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portableqté 3
- Projecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Téléphone mobileqté 2
Bureau
- Chevalets de conférenceqté 3
- Papier pour chevaletqté 6
- Tableau blancqté 2
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Blocs-notesqté 35
- Stylos à billeqté 40
- Presse-papiersqté 10
- Chemisesqté 35
- Porte-nomsqté 35
- Étiquettesqté 2
- Enveloppesqté 30
- Papier pour imprimanteqté 2
- Agrafeusesqté 2
- Rouleaux de ruban adhésifqté 4
- Bloc-notesqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 10
- Lampes de pocheqté 6
- Pilesqté 24
- Ruban de balisageqté 2
- Pictogrammesqté 12
Catering
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
Vaisselle
- Tassesqté 40
- Verresqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Petits bolsqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Courses
- Courses
Conseils
- Définissez le scénario et les objectifs avant d’envoyer les invitations. Précisez ce que les participants doivent apprendre, quelles décisions seront observées et à quel moment l’exercice s’arrête.
- Attribuez les rôles assez tôt pour éviter les doublons le jour J. Prévoyez notamment les personnes chargées du briefing, des communications, de la sécurité, de l’inscription et du suivi du scénario.
- Testez tous les canaux de communication au plus tard la veille : talkies-walkies, téléphone mobile, mégaphone et solution de secours. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, ordinateur, projecteur et écran.
- Préparez le matériel du scénario en plusieurs enveloppes clairement identifiées et imprimez les plans avant l’installation. Gardez une copie de référence pour l’équipe organisatrice afin de ne pas divulguer les informations trop tôt.
- Installez d’abord la salle de briefing, puis la table d’inscription et les espaces de travail. Prévoyez les badges, porte-noms, blocs-notes et stylos en quantité suffisante, et placez les trousses de premiers secours, gilets, lampes et piles à un endroit connu de tous.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un exercice de crise ?
- Prévoyez au moins deux à trois semaines pour définir le scénario, répartir les rôles, réserver les espaces et gérer les inscriptions. Gardez les deux derniers jours pour les impressions, les tests techniques et la préparation des enveloppes.
- Quand faut-il envoyer les invitations à un exercice de crise ?
- Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant l’exercice. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant afin de finaliser la liste des participants, les badges et les besoins alimentaires.
- Comment tester les communications avant un exercice de crise ?
- Faites un test complet la veille avec chaque canal prévu, puis un second contrôle 30 minutes avant le briefing. Vérifiez la portée des talkies-walkies, le niveau des batteries et le fonctionnement du téléphone de secours.
- Que faut-il préparer le matin d’un exercice de crise ?
- Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil des participants. Installez les tables et les chaises, la table d’inscription, la salle de briefing, la projection, les consignes de sécurité et le café ou le thé avant l’ouverture des portes.
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