Eine Krisenübung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Krisenübung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Übung Erkenntnisse liefert oder im organisatorischen Chaos endet. Beginne mit Szenario, Zielen und Rollen, bevor du Räume, Technik und Verpflegung buchst. Danach folgen Sicherheitsregeln, Kommunikationswege und die Unterlagen für die Teilnehmenden. Plane am Übungstag einen festen Aufbau- und Technikcheck ein: Funkgeräte, Megafon, Projektor, Lagepläne und Szenario-Umschläge müssen vor der Registrierung einsatzbereit sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmer einladen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Teilnehmerliste festlegen
- 5
Räume reservieren
- 6
Szenario und Ziele festlegen
3 Personen
- 7
Rollen verteilen
2 Personen
- 8
Übungsregeln aufstellen
2 Personen
- 9
Sicherheitsanweisung vorbereiten
- 10
Kommunikationskanäle testen
2 Personen
- 11
Szenario-Umschläge erstellen
2 Personen
- 12
Lagepläne drucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Catering reservieren
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Proberaum vorbereiten
3 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 21
Briefingraum einrichten
2 Personen
- 22
Technik anschließen
2 Personen
- 23
Szenario bereitlegen
2 Personen
- 24
Sicherheitsmittel anbringen
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Event
- 26
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 27
Namensschilder austeilen
- 28
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 29
Übungsziele erläutern
2 Personen
- 30
Erste Szenario-Info geben
2 Personen
- 31
Meldungen erfassen
2 Personen
- 32
Szenario-Injects durchführen
3 Personen
- 33
Kommunikationskanäle bedienen
2 Personen
- 34
Zeitmessungen notieren
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Abendessen servieren
3 Personen
- 37
Pausenraum sauber halten
- 38
Übung abschließen
2 Personen
- 39
Erste Eindrücke sammeln
2 Personen
- 40
Dinner und Austausch begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Räume aufräumen
3 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Geräte ausschalten
2 Personen
- 45
Räume reinigen
2 Personen
- 46
Materialien zählen
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 48
Registrierungsdaten archivieren
- 49
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 35
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 3
- Projektor
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- Megafon
- MobiltelefonAnz. 2
Büro
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-PapierAnz. 6
- WhiteboardAnz. 2
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 35
- KugelschreiberAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 10
- MappenAnz. 35
- NamensschildhalterAnz. 35
- EtikettenAnz. 2
- UmschlägeAnz. 30
- DruckerpapierAnz. 2
- TackerAnz. 2
- KlebebandrollenAnz. 4
- SchreibblöckeAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 10
- TaschenlampenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
- AbsperrbandAnz. 2
- PiktogrammeAnz. 12
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Geschirr
- TassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Szenario und Lernziele zuerst fest und verteile danach die Rollen. So weiß jede Person, welche Informationen sie erhält und welche Entscheidungen während der Übung erwartet werden.
- Schließe die Teilnehmerliste spätestens einige Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bereite Namensschilder, Mappen, Klemmbretter und Schreibmaterial passend zur endgültigen Zahl vor.
- Teste die Kommunikationskanäle vor Beginn mit allen vorgesehenen Geräten. Prüfe Funkgeräte, Mobiltelefon und Megafon und halte zusätzlich geladene Batterien sowie Taschenlampen bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein. Tische, Stühle, Registrierungstisch, Briefingraum, Projektor, Leinwand und Verlängerungskabel sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden kontrolliert werden.
- Gib die Sicherheitsanweisung vor dem ersten Szenario-Impuls aus. Erste-Hilfe-Koffer, Sicherheitswesten und gekennzeichnete Sicherheitsmittel gehören sichtbar an die vorgesehenen Stellen, nicht in eine verschlossene Kiste.
Häufige Fragen
- Wie lange braucht man, um eine Krisenübung zu organisieren?
- Plane mindestens zwei bis vier Wochen Vorlauf ein. In dieser Zeit legst du Szenario und Ziele fest, reservierst Räume, verteilst Rollen, lädst Teilnehmende ein und prüfst Sicherheits- sowie Kommunikationsregeln.
- Wann sollte man die Teilnehmerliste für eine Krisenübung schließen?
- Schließe die Liste idealerweise drei bis fünf Tage vor der Übung. Dann kannst du Namensschilder, Lagepläne, Mappen, Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Krisenübung?
- Rechne mit mindestens 60 Minuten für Möbel, Registrierungstisch, Briefingraum und Technik. Für einen vollständigen Test der Funkgeräte, des Projektors und der Kommunikationswege solltest du zusätzlich 30 Minuten einplanen.
- Was muss man bei einer Krisenübung am häufigsten prüfen?
- Prüfe vor allem die Szenario-Umschläge, Lagepläne, Sicherheitsanweisung und Kommunikationsmittel. Kontrolliere außerdem, ob Batterien vorhanden sind, der Projektor funktioniert und Erste-Hilfe-Koffer sowie Sicherheitswesten zugänglich liegen.
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