Zo organiseer je een countryconcert zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en bezoekerscapaciteit; die bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Leg vervolgens muzikanten, podium en geluidsleverancier vast voordat je tickets verkoopt of promotie start. Regel vergunningen, verzekering, EHBO en beveiliging ruim vooraf en werk toe naar één draaiboek voor opbouw, optreden en afbouw. Denk ook aan parkeren, dieetwensen, koeling van dranken en een plan voor slecht weer, zeker als je partytenten of terrasverwarmers nodig hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Muzikanten contracteren
2 personen
3
Geluidsleverancier reserveren
4
Podium reserveren
5
Vergunningen controleren
2 personen
6
Verzekering controleren
7
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
8
Ticketprijs vaststellen
2 personen
9
Ticketsysteem instellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie online plaatsen
2 personen
12
Posters ophangen
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
2 personen
16
EHBO-bezetting regelen
2 personen
17
Beveiliging regelen
2 personen
18
Parkeerinformatie publiceren
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Contactlijst afdrukken
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
4 personen
25
Materialen sorteren
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Podium laten plaatsen
4 personen
28
Geluid installeren
4 personen
29
Licht installeren
3 personen
30
Stroomaansluitingen controleren
2 personen
31
Tenten opbouwen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Dansvloer plaatsen
4 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Wegwijzers plaatsen
2 personen
37
Bar inrichten
3 personen
38
Buffet inrichten
4 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen
40
Kassa inrichten
2 personen
41
Entreebalie inrichten
2 personen
42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Soundcheck uitvoeren
5 personen
44
Cateringteam instrueren
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
46
Toiletten controleren
2 personen
47
Laatste veiligheidsronde
3 personen
48
Deuren openen
4 personen
49
Tickets scannen
4 personen
50
Gasten verwelkomen
3 personen
51
Aperitief serveren
4 personen
52
Openingsact begeleiden
2 personen
53
Buffet serveren
5 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Hapjes bijvullen
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten bijvullen
2 personen
59
Publieksstroom controleren
2 personen
60
Artiesten begeleiden
2 personen
61
Hoofdact aankondigen
62
Optreden begeleiden
3 personen
63
Laatste ronde aankondigen
64
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
65
Geluid uitschakelen
2 personen

Nazorg

66
Kassa afsluiten
2 personen
67
Catering opruimen
4 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Meubilair terugplaatsen
4 personen
73
Podium laten afbreken
4 personen
74
Geluidsapparatuur retourneren
3 personen
75
Tenten retourneren
3 personen
76
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
78
Leveranciers afronden
2 personen
79
Betalingen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Kassatafel
Garderoberekkenaantal 2
Podium
Dansvloer
Terrasverwarmersaantal 4
Partytentenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Countryvlaggenaantal 20
Jutebanenaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Podiumachterdoek
Lichtslingersaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4
LED-podiaanschijnwerpersaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 4
Gitaarkabelsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerbladenaantal 10
IJsblokbakkenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Noodverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Contracteer de muzikanten pas nadat datum, podium en geluidsvoorziening op elkaar aansluiten. Plan minimaal één technische contactpersoon die tijdens de soundcheck bereikbaar is.
Bepaal de bezoekerscapaciteit vóór je de ticketprijs en het ticketsysteem instelt. Houd rekening met zitplaatsen, bier- en buffettafels, dansvloer, garderobe en vrije looproutes.
Publiceer parkeerinformatie tegelijk met de uitnodigingen en online promotie. Bezoekers zoeken die informatie vaak pas op de dag zelf; zet daarom ook een contactnummer in de bevestiging.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken pas nadat je de verwachte opkomst hebt gecontroleerd, zodat je niet te vroeg ruimte inneemt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en wijs vaste personen aan voor partytenten, terrasverwarmers en lichtslingers. Druk draaiboek en contactlijst op papier af; tijdens opbouw of een storing is een telefoon niet altijd beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een countryconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste 4 weken de datum, locatie, muzikanten, capaciteit, vergunningen en geluidsleverancier vast; daarna kun je tickets en promotie starten.
Wanneer moet ik muzikanten en geluidsapparatuur boeken voor een countryconcert?: Boek muzikanten, podium en geluidsleverancier idealiter 3 tot 6 maanden voor de concertdatum. Plan de technische afstemming uiterlijk 2 weken vooraf, inclusief luidsprekers, subwoofers, mengtafel en draadloze microfoons.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een countryconcert?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en temperatuur. Koop water ruim mee en koel een deel uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer regel je vergunningen, EHBO en beveiliging voor een countryconcert?: Controleer vergunningen en verzekering minimaal 8 tot 12 weken vooraf; lokale termijnen kunnen langer zijn. Leg EHBO-bezetting en beveiliging uiterlijk 4 weken voor het concert vast en neem hun telefoonnummers op in het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.