Comment organiser un concert country sans rien laisser au hasard

Un concert country se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, réserver les musiciens, puis verrouiller la scène et la sonorisation. La capacité d’accueil, le prix des billets et les autorisations doivent être réglés avant de lancer la promotion. Prévoyez aussi la billetterie, le catering, la sécurité et les informations de stationnement. Les dernières 48 heures servent surtout aux vérifications, au refroidissement des boissons et à la mise en place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager des musiciens
2 personnes
3
Réserver le prestataire son
4
Réserver la scène
5
Vérifier les autorisations
2 personnes
6
Vérifier l’assurance
7
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
8
Fixer le prix du billet
2 personnes
9
Configurer le système de billetterie
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
2 personnes
12
Accrocher les affiches
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Réserver le catering
2 personnes
16
Organiser le personnel de premiers secours
2 personnes
17
Organiser la sécurité
2 personnes
18
Publier les informations de stationnement
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Imprimer la liste de contacts
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
4 personnes
25
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Faire installer la scène
4 personnes
28
Installer le son
4 personnes
29
Installer l’éclairage
3 personnes
30
Vérifier les raccordements électriques
2 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer la piste de danse
4 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
37
Aménager le bar
3 personnes
38
Installer le buffet
4 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Installer la caisse
2 personnes
41
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
44
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes
47
Dernier tour de sécurité
3 personnes
48
Ouvrir les portes
4 personnes
49
Scanner les tickets
4 personnes
50
Accueillir les invités
3 personnes
51
Servir l'apéritif
4 personnes
52
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
53
Servir le buffet
5 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
59
Contrôler le flux de public
2 personnes
60
Accompagner les artistes
2 personnes
61
Annoncer la tête d'affiche
62
Accompagner la prestation
3 personnes
63
Annoncer le dernier tour
64
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes
65
Couper le son
2 personnes

Suivi

66
Clôturer la caisse
2 personnes
67
Ranger le service traiteur
4 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Remettre le mobilier en place
4 personnes
73
Faire démonter la scène
4 personnes
74
Retourner le matériel audio
3 personnes
75
Retourner les tentes
3 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
78
Finaliser les fournisseurs
2 personnes
79
Traiter les paiements
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Table de caisse
Portantsqté 2
Scène
Piste de danse
Chauffages de terrasseqté 4
Tentes de réceptionqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Décoration

Drapeaux de paysqté 20
Bancs en juteqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Chemins de tableqté 12
Fond de scène
Guirlandes lumineusesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Pieds d’éclairageqté 4
Projecteurs LED pour scèneqté 8
Pupitres de musiqueqté 4
Câbles de guitareqté 8
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs à glaçonsqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Éclairage de secoursqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et la capacité maximale : ces trois éléments déterminent le prix du billet, le dispositif de sécurité et la quantité de mobilier à prévoir.
Réservez les musiciens, la scène et le prestataire son avant de publier l’affiche. Demandez une confirmation écrite avec les horaires d’arrivée, le temps d’installation et les besoins techniques.
Lancez la billetterie dès que le tarif et la capacité sont fixés, puis contrôlez les inscriptions chaque semaine. Gardez une liste séparée des besoins alimentaires afin de la transmettre au catering à temps.
Prévoyez un responsable identifiable pour les premiers secours et un autre pour la sécurité. Imprimez le déroulé et la liste de contacts en plusieurs exemplaires, notamment pour la régie, l’accueil et le responsable du site.
La veille, vérifiez la météo, faites les courses et mettez les boissons au frais. Le jour du concert, installez d’abord la scène et le son, puis le buffet, les tables, les chaises et la décoration pour garder les circulations dégagées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert country ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour réserver les musiciens, la scène et la sonorisation, vérifier les autorisations et ouvrir la billetterie. Un délai plus court laisse peu de marge pour la promotion et les changements techniques.
Quand réserver les musiciens et la sonorisation pour un concert country ?: Réservez les musiciens et le prestataire son dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 semaines avant le concert. La scène et le matériel audio doivent être confirmés avant toute communication publique.
Combien de boissons prévoir pour un concert country ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajustez les quantités selon la durée du concert, la météo et la présence ou non d’un service de catering.
Quand vérifier la météo et préparer les boissons ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant l’événement, puis une dernière fois le matin même. Faites les courses et refroidissez les boissons la veille afin de ne pas bloquer l’installation le jour du concert.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.